Kompetensi Pustakawan dalam Paradigma Baru Perpustakaan Pendidikan

Perpustakaan merupakan bagian dari kehidupan masyarakat yang merefleksikan perubahan yang terjadi di masyarakat. Di akhir abad ke 20, di saat teknologi elektronik mulai memasuki babak baru di paradaban manusia, maka perobahanpun mulai terjadi. Angka dan huruf digital mulai muncul di mobil, tape, termometer, dan lain-lain. Sekolah-sekolah dan perguruan tinggi mulai terbiasa menggunakan keyboard dari pada mesin tik untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan guru atau dosen. Komputer lebih sering dimanfaatkan dari pada sebelumnya. Bahkan masyarakat sudah mulai terbiasa berinteraksi dengan peralatan elektronis bahkan dengan teknologi komunikasi, seperti iPod, handphone, dan internet.

Bila pemanfaatan teknologi informasi telah menjadi bagian dari kehidupan manusia, baik secara pribadi maupun kelompok, maka pada organisasi atau lembaga tempat mereka bekerjapun telah dipengaruhi oleh teknologi ini. Perilaku masyarakat yang serba ingin cepat juga berdampak pada pola mereka dalam mencari dan memanfaatkan informasi. Salah satunya adalah mereka membutuhkan informasi yang up to date, akurat, dan terpercaya yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.

Peran perpustakaan dalam masyarakat terus berkembang. Cara mayarakat berinterkasi dengan perpustakaan dan layanannya juga berkembang. Pustakawan harus mengikuti perkembangan teknologi dan memahami perilaku pemakai. Perobahan tersebut seharusnya mampu meningkatkan peran perpustakaan. Perpustakaan yang bertugas mengelola dan menyediakan informasi kepada pemakainya sepantasnya juga berkembang. Madden, Ford, dan Miller (2007) melakukan penelitian terhadap penggunaan sumber informasi oleh siswa dalam pelajaran Bahasa Inggris menunjukkan kecendrungan bahwa siswa akan termotivasi mengubah perilaku pencarian informasinya (information-seeking behaviour) apabila sumber-sumber informasi yang tersedia tidak lagi mampu menjawab kebutuhannya. Hasil penelitian yang dilakukan  oleh Haycock (2001) membuktikan bahwa kolaborasi antara guru, pustakawan dengan teknologi yang disediakan oleh perpustakaan mampu meningkatkan kemampuan siswa, bahkan pada siswa yang berlatar belakang ekonomi lemah sekalipun.

Dari hasil penelitian di atas dapat diartikan bahwa perobahan perilaku masyarakat akibat perkembangan teknologi informasi harus disikapi dengan cepat oleh perpustakaan dengan mengadopsi teknologi informasi dan komunikasi untuk memperkuat fungsi perpustakaan sebagai pusat belajar. Dalam buku pedoman penyelenggaran perpustakaan sekolah yang diterbitkan oleh IFLA/Unesco bekerjasama dengan Perpustakaan Nasional R.I. (2008) menyatakan perpustakaan sekolah menyediakan informasi dan ide yang merupakan fondasi agar berfungsi secara baik di dalam masyarakat masa kini yang berbasis informasi dan pengetahuan. Perpustakaan sekolah merupakan sarana bagi para murid agar terampil belajar sepanjang hayat dan mampu mengembangkan daya pikir agar mereka dapat hidup sebagai warga negara yang bertanggung jawab.

Thomas Frey, Direktur DaVinci Institute yang juga dikenal sebagai “Senior Futurist,” menulis makalah dengan judul “The Future of Libraries” (dapat diakses pada: www.davinciinstitute.com/ page.php?ID=120)  memberikan rekomendasi apa yang perlu dilakukan perpustakaan untuk menghadapi perobahan tersebut.

1. Evaluasi pengalaman yang dihadapi perpustakaan.  Mulailah dengan menguji pandangan, ide, dan apa yang dipikirkan pemakai, kemudian temukanlah masalah dan pemecahannya.
2. Perkembangan teknologi informasi baru.  Hampir setiap hari produk teknologi diperkenalkan dan terkadang pemakai sulit untuk memutuskan mana yang sesuai untuk mereka. Karena belum ada satupun lembaga yang mengurus masalah ini, maka peran ini merupakan peluang yang bagus untuk dilakukan oleh perpustakaan. Perpustakaan tidak hanya bertindak sebagai penyedian sumber-sumber informasi, tetapi juga mampu menjadi ahli untuk teknologi baru, seperti ciptakan bagian layanan informasi teknologi baru, rekrut staf yang ahli dengan teknologi agar pemakai dapat berkomunikasi dengan perpustakaan seputar teknologi, dan kembangkan pendidikan pemakai untuk teknologi baru.
3. Himpun dan lestarikan “memories” dari pemakai perpustakaan.  Mulailah dengan mengabadikan foto-foto dari pemakai perpustakaan, kemudian himpun karya-karya lain yang berkaitan dengan pemakai. Jangan biarkan semua hilang.
4. Ciptakan ruang kreativitas. Karena perkembangan perpustakaan masih misteri untuk 20 tahun yang akan datang, maka perpustakaan perlu menyediakan ruang kreativitas untuk pemakai dan pustakawan. Ruang kreativitas tersebut antara:

• Ruang Blogger
• Studio Seni
• Studio Rekaman
• Studio Video
• Ruang Imajinasi
• Ruang Teater-Drama

(sepenggal tulisan yang belum usai)

Manajemen Perpustakaan Sekolah

A. Pengertian Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno, yaitu ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen menurut  Stoner (1986) adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Manajemen melaksanakan kegiatan yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dilakukan melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya (Nickels, McHugh dan McHugh, 1997).

Namun, tidak semua pakar manajemen setuju dengan pendapat tersebut. Peter Drucker – salah seorang pakar manajemen – mengatakan bahwa dia tidak merasa nyaman dengan kata menejer karena mengandung makna atasan dan bawahan atau perintah. Lebih lanjut diakatakan bahwa menejer dan bawahan adalah rekan kerja. Dengan kata lain, menejer lebih sebagai pimpinan tim dan fasilitator daripada seseorang yang secara tradisional memberikan perintah dan melakukan pengawasan.

Manajemen selalu menyangkut orang karena definisi manajemen sendiri adalah pencapaian tujuan melalui orang lain. Namun definisi klasik yang dikemukan oleh Mary Parker Follet di atas agaknya perlu diubah sedkit. Indrajit & Djokopranoto (2006) mengusulkan perobahan tersebut menjadi “management is how to get things done with other people.” Orang lain atau karyawan tidak lagi dianggap dan diperlakukan sebagai “alat” atau “bawahan,” tetapi sudah menjadi mitra kerja.

Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.

B. Manajemen Perpustakaan Sekolah

Menurut Undang-undang No. 43 tahun 2007, perpustakaan sekolah merupakan salah satu jenis dari perpustakaan khusus. Ciri-ciri perpustakaan khusus, antara lain adalah diperuntukkan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah, atau organisasi lain.

Perpustakaan sekolah menurut Standar Nasional Indonesia adalah perpustakaan yang berada pada satuan pendidikan formal di lingkungan pendidikan dasar dan menengah yang merupakan bagian integral dari kegiatan sekolah yang bersangkutan, dan merupakan pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan. Definisi yang sama juga diungkapkan oleh Sulistyo-Basuki (1991) bahwa perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang tergabung pada sebuah sekolah , dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan, dengan tujuan utama membantu sekolah untuk mencapai tujuan khusus sekolah dan tujuan pendidikan pada umumnya. Perpustakaan sekolah merupakan sarana bagi para murid agar terampil belajar sepanjang hayat dan mampu mengembangkan daya pikir agar mereka dapat hidup sebagai warga negara yang bertanggung jawab (IFLA, 2006).

Misi dari perpustakaan sekolah adalah menyediakan informasi dan ide yang merupakan fondasi agar berfungsi secara baik di dalam masyarakat masa kini yang berbasis informasi dan pengetahuan. Menurut Standar Nasional Indonesia, misi perpustakaan sekolah yaitu:

a)      menyediakan informasi dan ide yang merupakan fondasi agar berfungsi secara baik di dalam masyarakat masa kini yang berbasis informasi dan pengetahuan;

b)      merupakan sarana bagi murid agar terampil belajar sepanjang hayat dan mampu mengembangkan daya pikir agar mereka dapat hidup sebagai warga negara yang bertanggung jawab.

Dalam kaitannya dengan perpustakaan sekolah, manajemen perpustakaan sekolah pada dasarnya adalah proses mengoptimalkan kontribusi manusia, material, anggaran untuk mencapai tujuan perpustakaan. Karena perpustakaan sekolah sebagai sub sistem dari sebuah organisasi, dalam hal ini yaitu sekolah, tentunya tujuan perpustakaan sekolah harus terlebih dahulu didefinisikan secara jelas. Perpustakaan sekolah menurut Standar Nasional Indonesia bertujuan menyediakan pusat sumber belajar sehingga dapat membantu pengembangan dan peningkatan minat baca, literasi informasi, bakat serta kemampuan peserta didik. Pendefinisian secara operasional dari manajemen dapat dilakukan dalam bentuk program yang akan dilaksanakan beserta sasaran yang konkret dan operasional. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, maka kegiatan manajemen. perpustakaan sekolah dapat dilaksanakan atau. direalisasikan (Widiasa, 2007).

Untuk mencapai tujuan tersebut maka penyelenggara perpustakaan sekolah perlu memahmi prinsip dan fungsi manajemen dengan baik, sehingga visi, misi, dan tujuan yang ditetpkan oleh sekolah dapat tercapai dengan baik. Berikut ini akan dijelaskan fungsi manajemen yang dapat diterapkan pada perpustakaan sekolah.

1. Perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses analitis yang berhubungan dengan penilaian terhadap masa depan untuk menentukan tujuan yang hendak dicapai, dan mengembangkan berbagai alternatif untuk mencapai tujuan yang dimaksud (Stueart & Moran, 1987). Perencanaan dimaksudkan untuk mengantisipasi perubahan lingkungan yang terjadi pada saat itu dan perubahan yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.

Perpustakaan yang baik, perlu direncanakan dengan baik pula. Keberhasilan program kerja yang dibuat oleh perpustakaan, tergantung pada seberapa baik perpustakaan “menduga” perubahan yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Untuk itu diperlukan strategi yang melibatkan berbagai pihak dalam membuat perencanaan atau dalam konsep manajemen dikenal dengan istilah perencanaan strategis.

Perencanaan stategis adalah proses analisis, perumusan dan evaluasi beberapa strategi. Tujuan utamanya adalah agar suatu orgaisasi dapat melihat secara objektif berbagai kondisi internal dan eksternalnya, sehingga diperoleh suatu keputusan yang mendasar (Rangkuti, 1999). Dimana sebuah organisasi akan dibawa kemana di tahun-tahun mendatang dan bagaimana cara untuk sampai ke tujuan tersebut (McNamara, 1999). Perencanaan strategis terdiri dari beberapa bagian, yaitu pernyataan visi, misi, tujuan, dan sasaran. Untuk perpustakaan sekolah, visi, misi, tujuan, dan sasarannya harus sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan sasaran lembaga induknya, yaitu sekolah.

King (1982) menyatakan bahwa bila para pustakawan ingin memanfaatkan perencanaan strategis, yang pertama harus dipahami adalah lingkungan mereka bekerja dan dimana perpustakaan tersebut berada. Kekuatan terbesar dari perencanaan strategis adalah terletak pada proses dimana administrator perpustakaan dapat menganalisa lingkungannya dan menghubungkan hasilnya dengan tujuan, sasaran, dan rencana masa depan organisasi.

Perencanaan strategis menurut (Prytherch, 1998) melalui beberapa tahapan, yaitu:

• Menetapkan pernyataan misi
• Menetapkan tujuan-tujuan
• Memeriksa lingkungan eksternal
• Memeriksan lingkungan internal
• Melakukan analisis SWOT
• Mendiskusikan beberapa pilihan strategis
• Memilih strategi (berdasarkan visi, misi, tujuan, dan faktor lingkungan internal dan eksternal)
• Mengimplementasikan

SWOT merupakan singkatan dan Strengths (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman). Kekuatan dan kelemahan merupakan bagian internal dari organisasi tersebut, sedangkan peluang dan ancaman adalah faktor eksternal dari organisasi tersebut. Analisis SWOT ditujukan untuk mengidentifikasi berbagai faktor untuk merumuskan strategi organisasi. Anaisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman.

a. Lingkungan Internal Perpustakaan

Menurut pendapat Parker (1983) dalam (Pertamasari, 2003) ada beberapa elemen dasar dari lingkungan internal yang dapat mempengaruhi perencanaan pengembangan perpustakaan, yaitu kondisi esensial perpustakaan, struktur organisasi, elemen infrastruktur, teknis operasioan, dan layanan pengguna. Elemen-elemen tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:

1)      Struktur organisasi

Bagan organisasi yang menjelaskan penempatan staf, pembagian bidang, pekerjaan, hubungan struktur administratif, serta struktur pelaporan tugas.

2)      Staf

Orang-orang yang bekerja di dalam organisasi. Jumlah dan tipe staf yang saat ini bekerja, cara merekrut, kualifikasi, kemampuan dan kualitas kerjanya, deskripsi pekerjaan, pendidikan, pelatihan, fasilitas, dan gaji.

3)      Koleksi dan akses

Bagaimana keadaan koleksi, jumlah seluruh koleksi, jumlah dalam jenis tertentu, cara mengakses koleksi

4)      Jenis layanan

Ragam jasa atau layanan yang disediakan perpustakaan

5)      Gedung

Fisik gedung, desain gedung, dan perlengkapannya

6)      Anggaran

Situasi keuangan, jumlah anggaran yang disediakan, sumber anggaran, macam penggunan anggaran, teknik penganggaran

7)      Pelayanan teknis

Pelayanan yang diberikan secara tidak langsung, seperti pengadaan, pengolahan, dan penyelesaian fisik koleksi, penyusuan koleksi di rak, dll.

b. Lingkungan Eksternal Perpustakaan

Beberapa faktor eksternal yang mempengaruhi pengembangan perpustakaan, antara lain:

1)      Geografi dan Iklim

Letk geografis dan iklim suatu daerah dapat mempengaruhi pengembangan suatu perpustakaan

2)      Sejarah dan Politik

Perpustakaan merefleksikan keadaan sosial dan politik suatu masyarakat yang memilikinya. Isu politik perlu dicermati apakah memberi peluang untuk mengembangkan perpustakaan atau tidak.

3)      Sosial dan Budaya

Budaya masyarakat dalam berkomunikasi sangat mempengaruhi berkembangnya suatu perpustakaan

4)      Ekonomi

Perlu diketahui beberapa indikator ekonomi yang ada pada saat itu, seperti besaran rata-rata pendapatan nasional, daya beli masyarakat, dll.

5)      Transportasi dan Telekomunikasi

Fasilitas transportasi dan telekomunikasi apa saja yang tersedia di lokasi perpustakaan

Setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap keberlangsungan organisasi, tahap selanjutnya adalah menyusun matriks SWOT berbentuk tabel ISFA (Internal Strategic Factors Analysis) dan ESFA (External Strategic Factors Analysis) yang dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi organisasi, sehingga dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki organisasi tersebut. Matriks tersebut membentuk empat set kemungkinan alternatif strategi, yaitu:

1)      Strategi SO

Memnafaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluangh sebesar-besarnya

2)      Strategi ST

Menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman

3)      Strategi WO

Memanfaatkan peluang yang ada dengan meminimalkan kelemahan

6)      Strategi WT

Meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman

 

Berikut ini adalah matriks SWOT yang dapat menggambarkan kondisi perpustakaan dan strategi yang digunakan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan.

ISFA ESFA	Tentukan 5 – 10 faktor-faktor kekuatan internal	Tentukan 5 – 10 faktor-faktor kelemahan internal
Tentukan 5 – 10 faktor-faktor peluang eksternal	Strategi SO Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang	Strategi WO Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang
Tentukan 5 – 10 faktor-faktor ancaman eksternal	Strategi ST Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman	Strategi WT Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman

 

2. Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasin termasuk fungsi pengisian staf yang sesuai untuk setiap tugas atau kedudukan. Pengisian staf atau karyawan perlu membedakan beberapa jenis karyawan yang bekerja di perpustakaan, yang masing-masing mempunyai tugas khas dan karakteristik sendiri-sendiri.

Beberapa ahli manajemen memandang bahwa unsur organisasi sangat penting. Dari unsur-unsur vang ada, maka tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik. Adapun unsur organisasi adalah sebagai berikut.

a.       Manusia artinya organisasi baru ada jika ada unsur manusia, jika ada manusia yang bekerja sama, ada yang memimpin dan ada yang dipimpin

b.      Sasaran, artinya organisasi baru ada jika ada tujuan yang dicapai secara bersama-sama.

c.       Tempat kedudukan artinya organisasi baru ada jika, ada tempat dan kedudukannya secara tetap ataupun secara sementara.

d.      Pekerjaan, artinya organisasi baru ada jika ada pekerjaan yang akan dikerjakan serta, adanya pembagian kerja secara jelas, apa dikerjakan siapa atau siapa. mengerjakan apa.

e.      Teknik, artinya organisasi baru ada jika terdapat unsur-unsur teknis.

f.        Struktur, artinya organisasi baru ada, jika ada hubungan antara manusia yang satu dengan yang lain sehingga tercipta organisasi.

g.       Lingkungan, artinya organisasi baru ada jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi misalnya sistem kerjasama sosial.

Apabila suatu organisasi hanya terdiri atas dua orang dan tujuan yang akan dicapai juga hanya sederhana, maka belum diperlukan struktur organisasi. Jika kelompok orang yang bekerjasama jumlah besar, dan tujuan yang akan dicapai luas, maka struktur organisasi yang tersusun rapi mutlak perlu. Struktur organisasi ialah suatu kerangka yang menunjukkan semua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi tersebut, serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota, organisasi yang melakukan tiap-tiap tugas kerja tersebut.

Struktur organisasi diperlukan untuk memberi wadah tujuan, misi, tugas pokok dan fungsi. Jika fungsi yang diselenggarakan berlangsung secara terus menerus, maka harus dilembagakan agar memungkinkan berlakunya fungsionalisasi yang menjadi landasan peningkatan efisiensi dan efektivitas organisasi. Fungsionalisasi menentukan orang-orang yang harus bekerjasama, serta pemrakarsa kerja sama tersebut. Secara fungsional seseorang bertanggung jawab atas suatu bidang dalam organisasi, dan memerlukan kerja sama dengan pemegang tanggung jawab bidang lain. Berikut ini diperlihatkan struktur organisasi sekolah.

Komite Sekolah

Perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar, kedudukannya sejajar dengan sumber belajar lainnya. Perpustakaan sekolah adalah unit kerja yang melakukan kegiatan/fungsi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan pendayagunaan materi perpustakaan untuk mendukung pembelajaran. Kegiatan dan fungsi tersebut dalam bidang perpustakaan dikelompokkan  menjadi dua, yaitu layanan teknis yaitu kegiatan pengadaan dan pengolahan materi perpustakaan; dan layanan pembaca yaitu kegiatan yang memberikan layanan kepada pengguna perpustakaan.

Untuk melaksanakan fungsi tersebut, perpustakaan sekolah dipimpin oleh kepala perpustakaan sekolah yang ditunjuk/ditetapkan berdasarkan surat tugas/surat keputusan kepala sekolah. Namun pengangkatan kepala perpustakaan harus mengikuti Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2008 yang menyatakan:

“Setiap sekolah/madrasah untuk semua jenis dan jenjang yang mempunyai jumlah tenaga perpustakaan sekolah/madrasah lebih dari satu orang, mempunyai lebih dari enam rombongan belajar (rombel), serta memiliki koleksi minimal 1000 (seribu) judul materi perpustakaan dapat mengangkat kepala perpustakaan sekolah/madrasah.”

 

Kepala perpustakaan bertanggung jawab kepada kepala sekolah. Kualifikasi kepala perpustakaan menurut SNI Perpustakaan Sekolah adalah tenaga perpustakaan sekolah atau tenaga kependidikan dengan pendidikan minimal diploma dua di bidang ilmu perpustakaan dan informasi atau diploma dua bidang lain yang sudah memperoleh sertifikat pendidikan di bidang ilmu perpustakan dan informasi dari lembaga pendidikan yang terakreditasi. Tetapi, kualifikasi yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2008 lebih tinggi dari SNI tersebut, terutama yang berasal dari jalur pendidik, dimana kepala perpustakaan sekolah/madrasah harus memenuhi syarat:

a.       Berkualifikasi serendah-rendahnya diploma empat (D4) atau sarjana (S1);

b.      Memiliki sertifikat kompetensi pengelolaan perpustakaan sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah;

c.       Masa kerja minimal 3 (tiga) tahun.

Tidak hanya kualifikasi pendidikan yang disyaratkan dalam peraturan trersebut, kompetensi yang harus dipenuhi oleh seorang kepala perpustakaan sekolah adalah Kompetensi Manajerial, Kompetensi Pengelolaan Informasi, Kompetensi Kependidikan, Kompetensi Kepribadian, Kompetensi Sosial, dan Kompetensi Pengembangan Profesi.

Untuk tenaga pelaksana pada perpustakaan sekolah, setiap perpustakaan sekolah/madrasah memiliki sekurang-kurangnya satu tenaga perpustakaan sekolah/madrasah yang berkualifikasi SMA atau yang sederajat dan bersertifikat kompetensi pengelolaan perpustakaan sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah. SNI perpustakaan sekolah juga menetapkan kualifikasi yang sama, dimana tenaga perpustakaan sekolah dengan pendidikan minimal pendidikan menengah serta memperoleh pelatihan kepustakawan dari lembaga pendidikan dan pelatihan yang terakreditasi. Tenaga perpustakaan sekolah termasuk tenaga teknis.

Berdasarkan penjelasan tersebut di atas, maka struktur organisasi perpustakaan sekolah, seperti yang ditetapkan dalam SNI Perpustakaan Sekolah adalah sbb:

 

Dari gambaran tersebut, jelaslah bahwa struktur organisasi perpustakaan sekolah berdasarkan fungsi, dimana setiap sub bagian merupakan fungsi dari masing-masing tugas di perpustakaan sekolah.

3. Penggerakkan

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, penggerakkan merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi penggerakkan justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa penggerakkan merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Tugas penggerakan adalah tugas mengerakkan seluruh manusia yang bekerja dalam perpustakaan sekolah agar masing-masing bekerja sesuai dengan tugas dan tanggungjawab yang telah ditetapkan dengan semangat dan kemampuan maksimal. Dengan kata lain, pergerakkan merupakan proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.

Dari pengertian di atas, penggerakkan tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa yakin akan mampu mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis. Kegiatan dalam fungsi pergerakkan antara lain:

• Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
• Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
• Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

 

4. Pengawasan

Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Pengawasan adalah pengamatan dan pengukuran untuk menentukan berhasil atau tidaknya pelaksanaan menurut perencanaan yang sudah ditetapkan. Proses ini dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia kepustakawanan yang dihadapi.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa :

“Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

 

Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu : (a) penetapan standar pelaksanaan; (b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan; (c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata; (d) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan (e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen. Dalam perspektif persekolahan, agar tujuan pendidikan di sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisien, maka proses manajemen pendidikan memiliki peranan yang amat vital. Karena bagaimana pun sekolah merupakan suatu sistem yang di dalamnya melibatkan berbagai komponen dan sejumlah kegiatan yang perlu dikelola secara baik dan tertib. Sekolah tanpa didukung proses manajemen yang baik, boleh jadi hanya akan menghasilkan kesemrawutan lajunya organisasi, yang pada gilirannya tujuan pendidikan pun tidak akan pernah tercapai secara semestinya.

Dengan demikian, setiap kegiatan pendidikan di sekolah harus memiliki perencanaan yang jelas dan realisitis, pengorganisasian yang efektif dan efisien, pengerahan dan pemotivasian seluruh personil sekolah untuk selalu dapat meningkatkan kualitas kinerjanya, dan pengawasan secara berkelanjutan.

 

 

Bibliografi

Badan Standardisasi Nasional. (2008). Standar Nasional Indonesia: Perpustakaan Sekolah. Jakarta: BSN.

IFLA. (2006). Pedoman perpustakaan sekolah. Roma: Unesco.

Indrajit, R. E., & Djokopranoto, R. (2006). Manajemen perguruan tinggi modern. Yogyakarta: Andi.

Kementerian Pendidikan Nasional. (2008). Peraturan Meteri Pendidikan Nasional No. 25 Tahun 2008.

King, W. R. (1982). Strategic planning for public service institution: what can be learned from business? New York: Haworth press.

McNamara, D. (1999). Basic description of strategic planning. Minessota: The MAPN.

Pertamasari, R. B. (2003). Aplikasi analisis SWOT terhadap pengembangan perpustakaan khusus: studi kasus pada Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Depok: Program Pascasarjana FIPB UI.

Prytherch, R. (Penyunt.). (1998). Gower handbook of library and information management. Vermont: Gower.

Rangkuti, F. (1999). Analisis SWOT teknik membedah kasus bisnis: reorientasi konsep perencanaan strategis untuk menghadapi abad 21. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Republik Indonesia. (t.thn.). Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007.

Stueart, R. D., & Moran, B. B. (1987). Library management. (Third, Penyunt.) Litleton: Libraries Unlimited.

Widiasa, I. K. (2007). Manajemen perpustakaan sekolah. Jurnal Perpustakaan Sekolah , 1 (1), 1-14.

 

 

---

* Disampaikan pada

Menggagas Jaringan Kerjasama Perpustakaan di Sumatera Barat

Pendahuluan

Pendidikan adalah unsur penting dalam pembangunan. Sedemikian pentingnya, UNDP memasukkan unsur kualitas pendidikan dalam perhitungan Human Development Index. Menurut Human Development Report tahun 2005 yang dikeluarkan oleh UNDP pada tahun 2007, Indonesia menempati peringkat ke-107 pada kualitas sumber daya manusia. Nilai human development index Indonesia adalah 0,728 yang merupakan agregat dari indeks pendidikan (education index) sebesar 0,80, indeks harapan hidup (life expentancy index) sebesar 0,69 dan indeks produk domestik bruto (gross domestic product index) sebesar 0,58. Dengan nilai tersebut, maka Indonesia menempati kategori middle human development index.

Namun selama enam dekade sejak Indonesia merdeka, kualitas pendidikan Indonesia disinyalir hanya berjalan ditempat. Meskipun dalam konstitusi dasar terdapat kewajiban untuk menganggarkan sebesar 20 persen dana untuk pendidikan, namun realisasinya tidaklah demikian. Anggaran pendidikan pada tahun 2005 hanya sebesar 8-9 persen. Anggaran dalam APBN banyak digunakan untuk membayar utang.

Kondisi tersebut semakin memprihatinkan dengan tidak meratanya tingkat pendidikan di Indonesia yang banyak disebabkan oleh perbedaan kualitas pendidikan di setiap daerah. Kenyataan menunjukkan bahwa hampir semua sekolah yang memiliki reputasi baik, memiliki perpustakaan yang baik pula. Akses terhadap sumber pengetahuan lebih banyak dimiliki oleh institusi pendidikan di daerah daerah tertentu, terutama di pulau Jawa. Tantangan adalah, bagaimana meratakan akses ilmu pengetahuan ke institusi lain yang memiliki keterbatasan akses.

Sangat disadari bahwa perpustakaan merupakan salah satu komponen penting dalam menunjang terselenggaranya pendidikan yang berkualitas. Untuk mencapai hal itu, perpustakaan perlu menjalin kerjasama dan berbagai informasi antara satu dengan yang lainnya untuk memperluas jangkauan akses pengguna. Selain itu, kerjasama pertukaran data dapat mengurangi waktu dan biaya untuk mencari bahan pustaka di perpustakaan yang tersebar secara geografis. Kerjasama pertukaran data dapat merintis interlibrary loan yang pada akhirnya dapat meningkatkan penetrasi dan kualitas ilmu pengetahuan dan budaya di masyarakat.

Akan tetapi, menghubungkan perpustakaan di Indonesia, bahkan di Sumatera Barat bukan merupakan hal yang mudah. Setiap perpustakaan biasanya mengimplementasikan sendiri sistem informasi menurut kebutuhan masing-masing. Hal ini menjadikan setiap sistem perpustakaan yang ada berbeda-beda dan sulit untuk disatukan. Selain itu, kepemilikan data serta keamanan data yang dipertukarkan menjadi penghalang perpustakaan untuk menyediakan datanya agar bisa diakses oleh yang lain. Paling tidak ada empat hal yang menjadi penyebab sulitnya mewujudkan pertukaran data perpustakaan di Indonesia.

1. Penggunaan platform perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda-beda di setiap perpustakaan.
2. Arsitektur dan bentuk penyimpanan data yang berbeda-beda
3. Kultur kepemilikan data yang kuat dan posessive
4. Kekhawatiran akan masalah keamanan data

Selain itu, kondisi perpustakaan sekolah pada umumnya masih sangat memprihatinkan. Minimnya koleksi, kurangnya Sumber Daya Manusia yang handal, terbatasnya anggaran dan penentu kebijakan merupakan  kendala untuk meningkatkan mutu layanan perpustakaan. Salah satu upaya untuk mengatasi kendala tersebut ialah dengan membangun kerjasama antar perpustakaan. Hal ini sangat diperlukan dalam rangka untuk pengembangan layanan perpustakaan. Perpustakaan sebagai pusat informasi dan dokumentasi tidak hanya mampu mengadakan dan menyediakan informasi tetapi yang terpenting ialah bagaimana informasi yang  tersedia dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pengguna.

Pentingnya Jaringan Kerjasama antarPerpustakaan

Jaringan perpustakaan (library networking) adalah kumpulan perpustakaan yang melayani sejumlah badan, instansi atau lembaga atau melayani berbagai instansi yang berada di bawah wilayah hukum tertentu (yurisdiksi) dan memberikan sejumlah jasa sesuai dengan rencana terpadu untuk mencapai tujuan bersama. Berarti jaringan perpustakaan merupakan suatu sistem hubungan antar perpustakaan, yang diatur dan disusun menurut berbagai bentuk persetujuan, yang memungkinkan komunikasi dan pengiriman secara terus menerus informasi bibliografis maupun informasi-informasi lainnya, baik berupa bahan dokumentasi maupun ilmiah. Selain itu, jaringan perpustakaan juga menyangkut  pertukaran keahlian, menurut jenis dan tingkat yang telah disepakati. Jaringan ini biasanya berbentuk organisasi formal, terdiri atas dua perpustakaan atau lebih, dengan tujuan yang sama. Untuk mencapai tujuan tersebut, disyaratkan untuk menggunakan teknologi telekomunikasi dan komputer atau TI.

Kerjasama perpustakaan dalam bentuk jaringan ini penting agar semua informasi yang tersedia dapat dimanfaatkan bersama secara maksimal bagi pemakai. Manfaat jaringan tersebut antara lain: menyediakan akses yang cepat dan mudah meskipun melalui jarak jauh; menyediakan akses pada informasi yang tak terbatas dari berbagai jenis sumber; menyediakan informasi yang lebih mutakhir yang dapat digunakan secara fleksibel bagi pemakai sesuai kebutuhannya; serta memudahkan format ulang dan kombinasi data dari berbagai sumber.

Pengertian kerjasama perpustakaan sekolah artinya kerjasama yang melibatkan 2 perpustakaan sekolah atau lebih. Kerjasama ini diperlukan karena tidak satu pun perpustakaan sekolah dapat berdiri sendiri dalam arti koleksinya mampu memenuhi kebutuhan informasi pemakainya. Perpustakaan sebesar Library of Congress pun dengan butir koleksi sebesar 95 000 000 pun masih mengandalkan pada kerjasama antarperpustakaan untuk memenuhi informasi pemakainya. Dengan demikian bagi perpustakaan sekolah yang lebih kecil koleksinya, kerjasama antarperpustakaan sekolah merupakan syarat mutlak untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakainya.

Kerjasama perpustakaan sekolah dilakukan berdasarkan konsep bahwa kekuatan dan efektivitas kelompok perpustakaan sekolah akan lebih besar dibandingkan dengan kekuatan dan efektivitas perpustakaan sekolah masing-masing. Prinsip ini dikenal dengan sinergi artinya gabungan beberapa kekuatan akan lebih besar daripada kekuatan masing-masing. Misalnya ada 4 pustakawan (A,B,C dan D), masing-masing hanya kuat memanggul beras seberat 50 kilogram jadi jumlahnya 200 kg. Namun bila A, B, C dan D bersama-sama mengangkat beras, maka jumlah beras yang dipanggulnya lebih dari 200 kg katakanlah 220 kg. Demikian pula dengan konsep kerjasama perpustakaan sekolah dapat dirumuskan sebagai berikut: K (P1 + P2 + … + Pn> K P1 + KP2 + … +K Pn dengan pengertian bahwa K adalah kekuatan dan efektivitas, P1 + P2 + … + Pn adalah masing-masing kekuatan dan efektivitas masing- masing perpustakaan sekolah. Bila kekuatan dan efektivitas kelompok lebih besar daripada kekuatan dan efektivitas masing-masing
perpustakaan sekolah maka kerjasama perlu dilakukan. Bilamana efektivitas dan kekuatan gabungan perpustakaan sekolah sama dengan kekuatan dan efektivitas masing-masing perpustakaan sekolah, maka kerjasama perpustakaan sekolah perlu ditanyakan. Situasi itu dirumuskan sebagai berikut: K (P1 + P2 + … + Pn) = K P1 + KP2 + … +K Pn. Dalam hal kekuatan dan efektivitas gabungan perpustakaan sekolah
lebih kecil daripada kekuatan dan efektivitas masing-masing perpustakaan sekolah, maka kerjasama tidak perlu dilakukan. Situasi tersebut dirumuskan sebagai
K (P1 + P2 + … + Pn) < K P1 + KP2 + … +K Pn 2.

Jaringan adalah kerjasama antara perpustakaan dengan badan lain di luar perpustakaan untuk menyediakan data dan informasi bagi pemakai  dengan tidak memandang asal data dan informasi tersebut. Jaringan ini dapat bersifat formal maupun informal. Jaringan informasi informal terdapat pada berbagai jaringan dokumentasi dan informasi di Indonesia, yang bekerja sama tanpa ada pernyataan tertulis di antara peserta.

Gagasan Jaringan Kerjasama Perpustakaan Sekolah

Berdasarkan pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa jaringan perpustakaan diisyaratkan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Tetapi, apakah mungkin membentuk jaringan kerjasama perpustakaan tanpa memerlukan perangkat tenologi informasi? Kenyataannya hanya beberapa perpustakaan sekolah saja yang baru memulai memanfaatkan teknologi informasi untuk kegiatan perpustakaannya. Bahkan, berdasarkan data dari Dinas Pendidikan Sumatera Barat tahun 2004/2005 seperti terlihat pada tabel di bawah ini, dari 4.819 sekolah (SD, SMP, SMA, dan SMK) yang berada di Sumatera Barat, hanya 1.352 sekolah yang memiliki perpustakaan.

TABE 1 : JUMLAH PERPUSTAKAAN SEKOLAH

SEKOLAH	JUMLAH SEKOLAH	SEKOLAH YANG MEMILIKI PUSTAKA
		JUMLAH(UNIT GEDUNG)	%
SD	3.969	757	19,07
SMP	483	365	75,57
SMA	213	152	70,70
SMK	154	78	51,31

Sumber: Profil Pendidikan Sumbar 2004/2005

Pertanyaan selanjutnya, sudah perlukah jaringan kerjasama tersebut? Jawabannya bisa sangat beragam. Tergantung dari sudut pandang dan kepentingan pada saat itu. Bila sepakat bahwa keberadaan perpustakaan sangat membantu peningkatan mutu pendidikan, maka jaringan kerjasama tersebut sangat diperlukan. Sebaliknya, bila mutu pendidikan dapat ditingkatkan tanpa perpustakaan, maka jaringan kerjasama tidak akan ada manfaatnya.

Bila mutu pendidikan diukur dari keberhasilan siswa dalam Ujian Nasional (UN), maka mutu pendidikan di Sumatera Barat tertinggal dari provinsi lain. Berdasarkan data Balitbang Depdiknas, peringkat lulus Ujian Nasional SMP/MTs, SMA/MA dan SMK Sumatera Barat belum juga mampu berada di peringkat sepuluh besar. Pada table 2 dapat kita lihat posisi Sumatera Barat untuk tingkat nasional dan pada Tabel 3 posisi Sumatera Barat untuk Wilayah Sumatera.

TABEL 2 :  POSISI SUMATERA BARAT DI TINGKAT NASIONAL

PADA UJIAN NASIONAL (UN)

TAHUN PELAJARAN	PERINGKAT LULUS PESERTA UN (UJIAN PERTAMA)
	SMP/MTs/SMP TERBUKA	SMA/MA/SMK
2002/2003	27	28
2003/2004	17	17
2004/2005	16	13

Sumber: Balitbang Depdiknas

TABEL 3 : POSISI SUMATERA BARAT DI WILAYAH SUMATERA

PADA UN TH. 2004/2005

PROPINSI	PERINGKAT	SMP/MTs/SMP TERBUKA
		PESERTA(ORANG)	TIDAK LULUS(ORANG)	%
SUMATERA UTARA	1	226.114	16.787	7,42
SUMATERA SELATAN	2	101.770	9.486	9,32
RIAU	3	68.553	11.476	16,74
SUMATERA BARAT	4	72.263	12.815	17,73
LAMPUNG	5	111.499	21.019	18,85
		SMA/MA
SUMATERA SELATAN	1	49.189	5.659	11,50
SUMATERA UTARA	2	106.879	18.725	17,52
RIAU	3	32.396	6.514	20,11
SUMATERA BARAT	4	38.604	7.937	20,56
KEPULAUAN RIAU	5	5.551	1.344	24,21
		SMK
BANGKA BELITUNG	1	94.503	8.001	8,47
SUMATERA UTARA	2	56.988	11.737	20,60
SUMATERA SELATAN	3	15.207	3.354	22,08
SUMATERA BARAT	4	15.542	3.759	24,19
LAMPUNG	5	19.687	5.043	25,62

Sumber: Balitbang Depdiknas

Beberapa sekolah sudah mulai berinisiatif membentuk jaringan kerjasama. Pada tahun 2006, sebanyak 75 orang pekerja Informasi sekolah membentuk Asosiasi Pekerja Informasi Sekolah Indonesia (APISI) di Hotel Sahira, Bogor pada Sabtu. Pertemuan sehari pengelola perpustakaan sekolah, umumnya berasal dari perpustakaan sekolah swasta di Indonesia.

Di Sumatera Barat, gagasan untuk melakukan kerjasama sejenis belum pernah terealisasi. Masalah utama adalah ketidakpahaman pengguna perpustakaan terhadap manfaat dari kerjasama tersebut. Selain itu, kurang berperan aktifnya Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) untuk mendorong terbentuknya jaringan kerjasama antarperpustakaan sekolah.

Jaringan kerjasama tidak selalu memerlukan teknologi informasi, seperti internet. Secara sederhana, masing-masing perpustakaan menghimpun koleksi unik yang mungkin tidak dimiliki oleh perpustakaan lainnya. Misalkan saja setiap perpustakaan dapat menghimpun setiap karya ilmiah yang ditulis oleh guru-guru sekolah tersebut ke dalam bentuk media digital (compact disc), maka koleksi tersebut dapat ditukarkan dengan koleksi perpustakaan lainnya.

Tetapi dengan semakin banyaknya pengetahuan yang tersebar dalam file-file flat tersebut, ditambah lagi tersedianya berbagai macam format dokumen elektronik, masalah kembali muncul yaitu sulitnya pengorganisasian, membuat pertanyaan, membuat dokumen ebook, kecepatan pencarian ulang, dan mengatur pengetahuan dalam file-file flat yang berbeda format dalam jumlah banyak ke dalam satu wadah yang sederhana.

Ide untuk mengumpulkan ilmu pengetahuan dari sumber-sumber yang berbeda ke dalam satu wadah adalah aplikasi database manajemen pengetahuan dalam bentuk “relational database” yang dapat digunakan untuk belajar di rumah, di sekolah dan di perusahaan. Keuntungan menyimpan pengetahuan dalam suatu database adalah:

• Hemat uang:

Satu keping DVD mampu menyimpan kumpulan soal setara dengan 555 kg kertas sehingga menghemat kertas dan tinta untuk mencetak.

• Hemat waktu:

Guru-guru dapat menggunakan waktunya lebih produktif dengan meringkas mata pelajaran. Ringkasan mata pelajaran bisa digunakan ulang untuk tahun ajaran berikutnya sehingga tidak perlu membuat ulang dari awal kecuali melakukan revisi, yang bisa dilakukan dengan cepat dan mudah karena pengetahuan disimpan dalam satu tempat yaitu database.

• Belajar Cepat:

Mempelajari ilmu pengetahuan langsung dari pertanyaan-pertanyaan dan pembahasannya adalah salah satu teknik belajar cepat yang dapat diterapkan dan dapat meningkatkan keingintahuan peserta didik. Kembangkan keingintahuan dan dapatkan pengetahuan dengan cepat.

• Perpustakaan:
  Kumpulan pengetahuan disimpan di laboratorium komputer sekolah yang bisa diakses oleh siswa untuk bahan belajar. Jika telah tersedia kumpulan pengetahuan dalam bentuk database, maka sekolah telah mempunyai perpustakaan elektronik yang jauh lebih menyenangkan bagi murid untuk belajar.
• Kerjasama dan Kecepatan:

Jika sekolah-sekolah dapat saling bertukar database, maka perpustakaan elektronik akan tumbuh besar dan lengkap dalam waktu yang cepat.

Skenario yang pernah digagas oleh BOCSoft eQuestion adalah  menghimpun pengetahuan yang menjadi kekuatan di masing-masing sekolah. Jika terdapat 100 sekolah yang masing-masing memiliki kumpulan database pengetahuan dan saling bertukar database, maka dalam tempo singkat mereka telah membangun perpustakaan elektronik yang besar.

Fleksibilitas yang ada dalam “relational database” memungkinkan  menggabungkan isi dari satu database dengan database lainnya. Hal ini tidak mungkin dilakukan pada format elektronik seperti .txt, .pdf atau format dokumen lainnya, apalagi menggunakan kertas seperti pada buku.

Untuk kepentingan yang jauh lebih besar, mudah-mudahan institusi pendidikan tidak hanya bisa berkompetisi tetapi juga bisa berkolaborasi untuk saling berbagi sehingga mereka yang mempunyai keunggulan SDM dalam bidang ilmu tertentu dapat menularkannya kepada SDM sekolah-sekolah yang lain.

Bayangkan dampaknya bila kumpulan-kumpulan pengetahuan tersebut ditempatkan dalam suatu situs internet dan bisa diakses oleh masyarakat luas. Akan tersedia kumpulan pengetahuan yang besar, lebih menyenangkan untuk belajar dan lebih murah didapat. Ini akan membantu sekali untuk percepatan belajar dan mengajar.

Kesimpulan

Tujuan dari jaringan kerjasama antarperpustakaan sekolah adalah untuk meningkatkan mutu pendidikan tersebut. Namun, usaha ke arah tersebut masih belum optimal dilakukan, baik oleh Perpustakaan Daerah yang bertindak sebagai pembina perpustakaan, Pemerintah Daerah, maupun oleh Ikatan Pustakawan Indonesia. Padahal sangat disadari bahwa hampir semua perpustakaan memiliki masalah yang sama, yaitu keterbatasan, koleksi, anggaran dan SDM. Menoptimalkan jaringan kerjasama merupakan salah satu solusi untuk mengatasi keterbatasan tersebut. Kalau ada niat, sesuatu yang dianggap tak mungkin, bisa saja terwujudkan.

Daftar Bacaan

Aji, Rizal Fathoni dan Wahyu C. Wibowo (2006). Arsitektur Pertukaran Data Perpustakaan di Indonesia. Jakarta: Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia.

Ari, Kunthi (2008). Peningkatan Layanan Perpustakaan Sekolah melalui Jaringan Kerjasama. http://media.diknas.go.id/media/document/4846.pdf. diunduh pada tanggal 24 oktober 2008; pukul 01.25

http://www.pnri.go.id/official_v2005.4/activities/news/index.asp?box=detail&id=200682995728

Muttaqien, Ariep (2006). Membangun Perpustakaan Berbasis Konsep Knowledge Management : Transformasi Menuju Research College dan Perguruan Tinggi Berkualitas Internasional. Jakarta: Fakultas Teknik Universitas Indonesia.

Rusmana, Agus (2005). Pengembangan Perpustakaan Sebagai Pendukung Pembangunan Masyarakat Berkualitas dan Produktif. Disampaikan dalam Seminar Nasional “Pengembangan Perpustakaan Untuk Meningkatkan Kualitas dan Produktifitas Sumber Daya Manusia” Bandung, 30 Agustus 2005

Sulistyo-Basuki (1996). Kerjasama dan Jaringan Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud.

Sulistyo-Basuki (2008).  Konsorsium, kolaborasi, kerjasama atau jaringan perpustakaan sekolah? http://groups.yahoo.com/group/indonesianschoollibrarian/message/5

Teknologi Informasi dalam Sistem Jaringan Perpustakaan Perguruan Tinggi. http://be-a-webmaster.blogspot.com/ diunduh pada tanggal 24 oktober 2008; pukul 01.15

Fahmi, Ismail dkk. Kiat Sederhana Menuju Jaringan Perpustakaan.  http://www.google. co.id/

---

[*] Disampaikan pada Rapat Koordinasi Perpustakaan seSumatera Barat, tanggal 28 Oktober 2008 di Perpustakaan Daerah Sumatera Barat

EFEKTIFITAS PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NO. 4 TAHUN 1990 TENTANG SERAH SIMPAN KARYA CETAK DAN KARYA REKAM DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH SUMATERA BARAT

Latar Belakang

Peradaban manusia dibangun berdasarkan informasi yang berasal dari hasil pikir manusia sebelumnya, sehingga setiap generasi dapat mengembangkannya dan membangun sebuah peradaban baru, demikian seterusnya. Oleh karenanya setiap individu mempunyai tanggung jawab untuk berbagi hasil pikirnya demi kemajuan dan kebaikan masyarakatnya, bangsanya dan negaranya.

Di sisi lain, keanekaragaman suku bangsa Indonesia juga akan menghasilkan karya budaya bangsa yang beranekaragam pula baik bentuk maupun jenisnya, seperti tarian, nyanyian, karya seni rupa dan lain sebagainya yang secara keseluruhan merupakan potensi nasional yang perlu dilindungi dan dilestarikan sebagai sumber dari kekayaan intelektual Indonesia.

Sangat disadari bahwa ilmu pengetahuan berkembang dari waktu ke waktu. Perkembangan tersebut dapat dilihat dari semakin banyaknya literatur yang diterbitkan, baik oleh penerbit swasta maupun pemerintah. Penerbitan ini lebih ditujukan untuk memperkaya informasi masyarakat. Bahkan, hasil karya seni telah banyak direkam dalam berbagai media sebagai alat untuk menginformasikan hasil karya tersebut.

Karya-karya manusia tersebut tentu perlu dikelola dengan baik agar jejak rekam karya anak bangsa tersebut dapat terus ditemukan oleh generasi selanjutnya. Kalau tidak, dikuatirkan rekaman peristiwa yang telah dihasilkan oleh berbagai lembaga tersebut akan sulit ditemukan kembali, sehingga terjadinya kehilangan informasi.

Mengingat betapa pentingnya mengelola karya cetak dan karya rekam tersebut maka Pemerintah Republik Indonesia memandang perlu menyusun suatu perangkat hukum yang mengatur tata cara penyerahan karya cetak dan karya rekam tersebut kepada lembaga yang ditunjuk dan berkompeten untuk mengelola karya tersebut. Pada tahun 1990, Pemerintah Republik Indonesia menerbitkan Undang-undang No. 4 tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam dan Peraturan Pemerintah Nomor 70 Tahun 1990, Tentang Peraturan Pelaksana Undang-undang Nomor 4 Tahun 1990.

Dalam Undang-undang tersebut dijelaskan bahwa setiap penerbit yang ada di wilayah Negara Republik Indonesia wajib menyerahkan 2 (dua) buah cetakan dari setiap judul karya cetak yang dihasilkan kepada Perpustakaan Nasional (Perpusnas) dan sebuah kepada kepada Perpustakaan Daerah (Perpusda) di ibukota Provinsi yang bersangkutan selambat-lambatnya 3 bulan diterbitkan. Dengan demikian setiap penerbit ”diharuskan” menyerahkan karya-karyanya ke lembaga yang telah ditunjuk tersebut. Bahkan Undang-undang tersebut juga mengatur tentang sanksi yang dikenakan kepada setiap penerbit yang tidak menyerahkan karyanya.

Kenyataanya menurut Dra Hj. B. Rohimah dari Direktorat Deposit Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional R.I. bahwa masih banyak penerbit yang belum menyerahkan karyanya ke Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Daerah. Bila demikian, apa yang menjadi kendala pelaksanaan UU No. 4 tahun 1990 tersebut?

Manfaat UU No, 4 tahun 1990 bagi Penerbit

Secara umum manfaat yang diperoleh oleh negara terhadap pelaksanaan Undang-undang tersebut adalah terhimpun dan terdatanya karya-karya yang diterbitkan oleh setiap penerbit. Di sisi penerbit dengan diserahkannya karya-karya yang mereka hasilkan ke Perpustakaan Nasional dan perpustakaan daerah maka secara tidak langsung mereka telah melakukan promosi gratis.

Perpustakaan Nasional secara berkala menerbitkan Bibliografi Nasional Indonesia (BNI) yang memuat karya-karya yang telah dipublikasikan di seluruh Indonesia. Bibliografi tersebut disebarkan ke seluruh perpustakaan daerah dan pusat-pusat informasi lain di Indonesia. Di setiap perpustakaan daerah, bibliografi ini kemudian dipajang di ruang referensi dan rak pajangan lainnya yang mudah dijangkau oleh pemakainya. Dapat dibayangkan apabila satu perpustakaan daerah setiap harinya melayani rata-rata 500 orang, dan 1% diantaranya menggunakan bibliografi untuk memenuhi kebutuhan informasinya, maka ada 5 orang setiap harinya yang melihat dan menemukan karya-karya yang terdapat dalam bibliografi tersebut.

Selain itu, Direktorat Deposit Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional R.I. secara berkala menerbitkan Daftar Bahan Pustaka Deposit yang tedapat di perpustakaan. Bahkan data tersebut sudah dapat diakses melalui internet. Dengan demikian, pemakai mengetahui koleksi terbaru apa saja yang telah diterbitkan.

Koleksi deposit tersebut disimpan dan dipajang bukan untuk dipinjam dibawa pulang oleh pemakai perpustakaan. Pemakai hanya diperkenankan melihat dan membaca koleksi tersebut di ruang baca khusus deposit. Data peminjaman yang dibaca di tempat tersebut dicatat sehingga dapat diketahui buku atau rekaman apa saja yang paling banyak dipinjam oleh pemakai. Data tersebut digunakan oleh perpustakaan sebagai informasi pengadaan. Bagi pemakai sendiri, apabila mereka tertarik dengan koleksi tersebut, mereka dapat membelinya di toko buku.

Implementasi UU No, 4 tahun 1990 di Sumatera Barat

Dalam pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam pada Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, dilakukan dalam 3 (tiga) kegiatan, diantaranya pengumpulan karya cetak dan karya rekam sebagai koleksi deposit, pengelolaan karya cetak dan karya rekam sebagai koleksi deposit serta pendayagunaan karya cetak dan karya rekam sebagai koleksi deposit.

1. Pengumpulan Karya Cetak dan Karya Rekam sebagai Koleksi Deposit Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.

Ada 4 (empat)  tata cara dalam pengumpulan karya cetak dan karya rekam sebagai koleksi deposit Badan Perpustakaan provinsi Sumatera Barat, sebagai berikut:

1. Pengidentifikasian para sasaran wajib serah simpan karya cetak dan karya rekam yang ada di wilayah provinsi Sumatera Barat.
2. Penyusunan daftar nama orang, persekutuan atau badan usaha yang menghasilkan karya cetak dan karya rekam di provinsi Sumatera Barat yang merupakan sasaran wajib serah karya rekam di Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, serta alamat dari para wajib serah karya rekam tersebut yang dapat dihubungi.
3. Pengiriman surat pemberitahuan tentang kewajiban serah simpan karya cetak dan karya rekam kepada para wajib serah karya cetak dan rekam dengan melampirkan Undang-undang No.4 Tahun 1990 dan Peraturan Pemerintah No.70 Tahun 1991 serta menjelaskan mengenai isi dari undang-undang dan peraturan pemerintah tersebut agar para wajib serah simpan karya cetak dan karya rekam sadar akan kewajibannya untuk menyerahkan karya cetak dan karya rekam yang dihasilkannya kepada Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Selain itu, juga dimuat mengenai ketentuan-ketentuan bahwa terhadap pengusaha rekaman suara yang menerima surat pemberitahuan tersebut agar bersedia menyerahkan hasil karya rekamnya pada Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dalam Pasal 8 ayat (2) Undang-undang No.4 Tahun 1990 bahwa penyerahan hasil karya cetak dan karya rekam tersebut selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari sejak disebar luaskan atau dipasarkan.
4. Pembentukan tim hunting atau pelacak karya cetak dan karya rekam. Tim hunting atau pelacak karya cetak dan karya rekam dibentuk melalui rapat kerja yang dipimpin oleh Kepala Bidang Deposi Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Tujuan dibentuknya tim hunting ini adalah untuk menindaklanjuti surat pemberitahuan kewajiban serah simpan karya cetak dan karya rekam, serta mendapatkan karya-karya rekam yang dihasilkan oleh pengusaha rekaman tersebut sebagai kewajiban serah simpannya. Kegiatan pelacakan ini dilakukan pada setiap jenis karya cetak dan karya rekam yang telah beredar dipasaran serta melakukan kunjungan langsung ke sasaran wajib serah karya cetak dan karya rekam yang berada di provinsi Sumatra Barat. Pelacakan langsung ke sasaran ini dilakukan dengan pendekatan dan penjelasan mengenai kewajiban serah simpan karya cetak dan karya rekam pada bidang deposi Badan Perpustakaan Provinsi Sumatra Barat. Setelah dilakukan kegiatan pelacakan maka tim pelacak karya rekam membuatkan berita acara kegiatan yang akan dilaporkan pada Kepala Bidang Deposit. Dari hasil pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam pada bidang deposit Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat telah diterima beberapa hasil karya rekam dari beberapa pengusaha rekaman yang berada di wilayah provinsi Sumatra Barat, daftar karya rekam tersebut adalah:

No	Nama sasaran wajib serah karya rekam	Tahun berdiri	Jumlah karya rekaman suara yang sudah diserahkan
1.	Carolin record	1992	_
2.	Edo record	1999	_
3.	Gita Virma record	1994	11
4.	Kreatif record	1995	_
5.	Marta Linda record	2001	_
6.	Minang record	1995	31
7.	P.H Entertainment	2000	_
8.	Pitunang record	1993	11
9.	Sinar Padang record	1992	32
10.	Tanama record	1982	43
J u m l a h			128

Sumber: Syandra, Roni. (2006). Efektifitas Undang-undang No.4 Tahun 1990 Tetang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam terhadap Pelaksanaan Serah Simpan Karya cetak dan karya rekam di Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Padang: UBH.

1. Pengelolaan Karya cetak dan karya rekam Sebagai Koleksi Deposit Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat.

Terhadap karya cetak dan karya rekam yang diterima oleh bidang deposit Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat dilakukan proses inventaris, yaitu dengan membuat deskripsi bibliografis tiap karya cetak dan karya rekam yang diterima dan dibuatkan nomor panggil yang digunakan untuk mengetahui berapa judul yang telah diterima untuk setiap jenis karya cetak dan karya rekam pada tahun tertentu serta sebagai pedoman penyimpanan agar memudahkan penemuan kembali karya rekam tersebut untuk pendayagunaannya.

Setelah itu, karya cetak dan karya rekam disimpan di lemari dengan bahan kaca atau lemari kaca. Penggunaan lemari kaca juga dapat mempermudah untuk menemukan karya cetak dan karya rekam yang akan didayagunakan. Apabila pemakai perpustakaan ingin menggunakan koleksi tersebut, mereka terlebih dahulu mengisi buku tamu pada bidang deposit perpustakaan dengan mencantumkan nama, pekerjaan, status pendidikan, alamat serta tandatangan.

Permasalahan Pelaksanaan Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat.

Dari hasil penelitian penulis pada bidang deposit Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat dan  pada dua Perusahaan rekaman yang berdomisili di kota Padang, ada beberapa temuan permasalahan dalam pelaksanaan Undang-undang No.4 Tahun 1990 di propinsi Sumatera Barat khususnya dalam pelaksanaan serah simpan karya rekam suara, diantaranya:

1. Permasalahan pada para wajib serah simpan karya rekam

Dimana masih kurangnya kesadaran para wajib serah simpan karya rekam suara untuk mengantarkan langsung atau mengirimkan hasil karya rekam suaranya pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat. Sehingga penyerahan karya rekam suara perlu dijemput langsung oleh tim hunting Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat, dengan mendatangi para wajib serah simpan karya suara. Jika tim hunting tidak menjemput langsung hasil karya rekaman tersebut, maka pelaksanaan serah simpan karya rekam tidak dapat terlaksana.

2. Permasalahan Pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat.

Permasalahan pertama adalah terbatasnya biaya operasional tim hunting, sehingga pelaksanaan hunting hanya dilakukan sekali dalam setahun saja. Permasalahan kedua yaitu secara administratif, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah tidak secara berkelanjutan menyurati penerbit supaya menyerahkan karya-karya yang telah diterbitkannya ke perpustakaan.

1. Permasalahan dalam Penerapan Sanksi

Khususnya dalam penerapan sanksi terhadap para wajib serah simpan karya rekaman suara di Propinsi Sumatera Barat, tidak berjalan sebagaimana mestinya. Karena selama ini tim pemantau dan pengawas pelaksanaan serah simpan karya rekaman suara Sumatera Barat tidak menjalankan tugasnya, sebagai tim yang ditunjuk dalam penerapan sanksi kepada para wajib serah simpan karya rekam suara yang tidak memenuhi kewajibannya tersebut.

Menanggapi persoalan tersebut, Ketua Ikapi Arselan Harahap melihat bahwa sebenarnya persoalan utama terletak pada sifat UU yang tidak tegas. Keberadaan UU No. 4/1990 dinilai terlalu lemah dan tidak mempunyai sanksi tegas. Lebih lanjut dikatakan bahwa akan lebih baik bila dilengkapi dengan sanksi hukum pidana. Lemahnya posisi UU No. 4/1990 dikemukakan pula oleh Letkol Pol Agus Nugroho dari Mabes Polri. Meski dalam pasal 6 disebutkan para pelanggar bisa didenda Rp 5 juta atau kurungan enam bulan penjara, tapi pada kenyataannya tidak dilaksanakan. Menurutnya bahwa dalam pasal-pasal itu tidak pernah disebutkan batas waktu penyerahan karya cetak dan rekaman. Hal senada juga dikemukakan Pustakawan Soekarman Kertosedono. Dikatakan bahwa keberadaan UU No. 4/1990 ternyata tidak bisa berjalan efektif meski sudah sering dilakukan sosialisasi. Lebih lanjut dikatakan bahwa UU itu sifatnya hanya imbauan saja.

Simpulan

Lemahnya penerapan sanksi bagi penerbit yang tidak menyerahkan karya cetak dan karya rekamnya ke perpustakaan dan ketidaktahuan penerbit mengakibatkan pelaksanaan Undang-Undang No. 4 tahun 1990 tidak berjalan sebagaimana diamantkan. Walaupun banyak manfaat yang diperoleh oleh penerbit dengan menyerahkan karyanya ke perpustakaan, namun belum mampu menggugah penerbit untuk mematuhi undang-undang tersebut.

---

* Disampaikan dalam Seminar Sosialisasi Undang-Undang No. 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam bertempat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat pada tanggal 29 Juli 2009.

Munaqasyah Jurusan IIP Fakultas Adab – IAIN Imam Bonjol Padang

Penguji dan Peserta Munaqasyah IIP

Evaluasi Kinerja Perpustakaan

Latar Belakang

Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama pula. Dalam mencapai tujuannya tak jarang sebuah organisasi mengalami krisis, baik yang berasal dari dalam organisasi tersebut, maupun oleh perobahan yang muncul tiba-tiba di luar jangkauannya. Tercapai atau tidaknya tujuan tersebut dapat dilihat dari apa saja yang telah dilakukannya.

Untuk menghadapi segala kemungkinan tersebut, suatu organisasi perlu mengetahui sejauh mana kinerja organisasinya dan bagaimana meningkatkan kinerjanya atau mencoba melihat apakah organisasinya lebih baik dari organisasi sejenis lainnya, maka organisasi tersebut melakukan patokan nilai. Istilah ini merupakan terjemahan bebas dari Benchmark yang telah lama digunakan oleh kalangan bisnis dan industri. Perangkat ini ditujukan sebagai usaha untuk bertahan dari krisis dengan cara meningkatkan kualitias (Camp, 1989). Secara sederhana istilah benchmark diartikan sebagai target atau standar yang akan diukur. Foot (1998) dalam Henczel (2002) mendefenisikan benchmark sebgai suatu proses untuk membandingkan diri sendiri dengan orang lain – mengukur proses dan kinerja layanan yang telah diberikan secara sistematis dibandingkan dengan layanan yang diberikan orang lain yang ditujukan untuk memperoleh hasil yang terbaik.

Benchmark dianggap cocok untuk diaplikasikan pada sektor publik sehingga dapat dijadikan sebagai alat manajemen yang penting dalam total quality management (TQM). Kecendrungan penggunaan alat manajemen ini terlihat dari banyaknya organisasi yang memanfaatkannya sebagai alat untuk mengukur kinerja organisasi (Favret, 2000). Walaupun demikian, tidak semua pakar setuju bahwa alat manajemen ini cocok untuk semua jenis organisasi, seperti perpustakaan. Brockman (1992) dalam Wilson dan Town (2006) mengatakan bahwa penggunaan alat ini merupakan “Just another management fad.“

Terlepas dari pro dan kontra pemanfaatan alat ini untuk perpustakaan, benchmark dalam mengukur kualitas perpustakaan telah digunakan semenjak tahun 1990. Wilson dan Town (2006) mencoba melakukan investigasi selama empat tahun terhadap tiga perpustakaan perguruan tinggi untuk mengetahui apakah dengan menerapkan pola benchmark mampu meningkatkan kualitas layanan perpustakaan. Mereka berkesimpulan apabila alat ini digunakan secara tepat maka mampu meningkatkan kualitas perpustakaan, sebaliknya akan menjadi sia-sia apabila tidak digunakan secara tepat.

Benchmark dapat dibagi ke dalam dua kelompok, yaitu internal dan eksternal. Internal benchmark adalah suatu perbandingan dari suatu kegiatan yang sama dalam organisasi, sedangkan eksternal merupakan proses membandingkan diri sendiri dengan kompetitor. Istilah membandingkan bermakna ukuran. Ukuran bisa dihitung secara kuantitaf maupun kualitatif. Dengan kata lain benchmark adalah mengukur kinerja suatu organisasi secara konsisten dan berkelanjutan.

Proses Benchmark

Untuk mengimplementasikan benchmark dengan sukses, maka harus disusun metode pengukuran yang terstruktur dengan baik. Proses benchmark biasanya didokumentasikan secara berurutan langkah demi langkah. Berikut ini Wilson dan Pitman (2000) akan menjelaskan metode yang perlu diikuti dalam menentukan benchmark dengan cara (1) kenali kebutuhan untuk perobahan, tentukan sikap dan linkup kebutuhan; (2) identifikasi apa yang akan menjadi benchmark (subjek) dan bagaimana proses akan dilakukan (pendekatan) dengan cara menentukan jasa dan proses strategik apa yang dibutuhkan oleh organisasi, seberapa puas pemakai dengan jasa yang diberikan; (3) bentuk team dan latih staf dengan cara menidentifikasi staf mana yang akan terlibat dan jasa apa yang akan diberikan; (4) lakukan analisis untuk menentukan ukuran kinerja yang akan dibuat dengan kinerja saat ini; (5) tetapkan siapa dan organisasi mana yang akan dijadikan model; (6) analisa hasil dengan cara membandingkan kinerja yang diperoleh dengan yang ditetapkan dan identifikasi perbendaannya; (7) kembagkan rencana kerja (action plans); (8) implementasi dan monitor’ dan (9) Benchmark lagi jika diperlukan.

Mengukur Kinerja Perpustakaan

Pentingnya mengukur kinerja telah lama dikenal oleh pustakawan. Kajian pertama yang pernah dilakukan oleh pustakawan secara sistematis sekitar tahun 1960an di Inggris, walaupun lebih ditujukan untuk perpustakaan umum dan perpustakaan perguruan tinggi. Namun, kajian tersebut dianggap sebagai kajian ilmiah pertama yang memberikan dasar sistematis dalam proses pengambilan keputusan (Brophy and Wynne, 1997)

Kenapa data tentang apa yang dilakukan oleh perpustakaan begitu penting dikumpulkan? Bukankah dengan mengukur kinerja akan menunjukkan buruk atau bagusnya kinerja pengelola perpustakaan itu sendiri? Ada dua tujuan utama kenapa perpustakaan mengumpulkan data tentang kegiatan yang telah dilakukannya: (a) untuk menggambarkan organisasi, dan (b) untuk melakukan evaluasi apakah organisasi telah berhasil memenuhi misi yang ditetapkannya. Kegunaan yang paling penting adalah untuk membantu manejer perpustakaan dalam mengambil keputusan lebih efektif dan efisien.

The IFLA Guidelines (1996) menyatakan bahwa pengukuruan kinerja maksudnya adalah sekumpulan data statistik dan data lainnya untuk menggambarkan kinerja perpustakaan dan menganalisis data tersebut untuk mengevaluasi kinerja. Dalam konteks ini, kinerja dipahami sebagai derajat pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, khususnya untuk mengetahui kebutuhan pemakai. Indikator kinerja adalah pernyataan kuantifikasi yang digunakan untuk mengevaluasi dan membandingkan kinerja suatu perpustakaan dalam mencapai tujuannya. Indikator ini sangat efisien digunakan untuk mengukur jasa atau layanan perpustakaan yang diterima oleh pemakai. Indikator tersebut harus mudah digunakan, terpercaya, valid dan dapat dijadikan alat dalam pengambilan keputusan.

Lebih lanjut dijelaskan bahwa indikator kinerja harus (a) tepat (valid) terhadap apa yang ingin diukur, digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tertentu dan hasil yang diperoleh harus mampu menjawab pertanyaan tersebut; (b) Terpercaya (akurat), tidak ambiguitas, tetapi bila yang diukur adalah sikap dan pandangan, maka hasilnya tidak bisa numerik; (c) Reproducible—hal yang sama harus diukur dan cara yang sama pula. Cara yang sama dapat dilakukan untuk mengukur kinerja perpustakaan yang lain pada waktu yang berbeda dan antara perpustakaan yang sejenis; (d) Bermanfaat (informatif) dalam pengambilan keputusan, mampu menginterpretasikan qualitas, kegagalan dan cara untuk meningkatkannya—harus mengacu kepada tujuan perpustakaan; dan (c)  Praktis (user friendly), mudah digunakan.

Jacoby ( 2005) mengatakan bahwa tak jarang suatu organisasi melakukan kesalahan dalam mengukur kinerjanya. Dalam banyak kasus, sering terjadi usaha untuk menutupi pencapaian kinerja yang sebenarnya. Akibatnya akar permasalahan yang dihadapi oleh perpustakaan tidak pernah muncul, sehingga strategi pengembangan perpustakaan dari tahun ke tahun tidak pernah fokus, bahkan jauh dari harapan pemakainya.

Pengelola perpustakaan sering menggadang-gadangkan jumlah koleksi yang dimilikinya. Bahkan jumlah ketersediaan koleksi sering dijadikan tolok ukur dalam menilai bagus atau tidaknya suatu perpustakaan. Padahal koleksi yang banyak belum tentu sesuai lagi dengan kebutuhan pemakai yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Ironisnya, tekadang pustakawan sendiri tidak tahu jumlah koleksi yang dimilikinya.

”Ketidakberanian” atau ketidaktahuan atau ketidakmauan dalam mengukur kinerja perpustakaan menyebabkan tidak berkembangnya perpustakaan. Penyebabnya beragam, mulai dari ”kesibukkan” dalam melakukan pekerjaan teknis, sampai dengan ketakutan akan rendahnya kinerja yang diperoleh. Padahal dengan mengetahui kinerja tersebut, pengelola perpustakaan akan memperoleh gambaran faktor-faktor penyebab ketidak tercapaian tujuan yang hendak dicapai. Untuk itu, Jacoby (2009) memberikan langkah-langkah dalam mengevaluasi kinerja organisasi yang juga dapat diterpakan pada perpustakaan.

1. Defeniskan dengan jelas setiap ukuran yang digunakan agar setiap orang dalam organisasi tersebut dapat mengerti apa yang sedang diukur
2. Buat standar ukuran
3. Tetapkan baseline dari setiap ukuran tersebut
4. Tetapkan standar mutu perpustakaan berdasarkan standar penyelenggaraan perpustakaan yang baku
5. Buatlah target yang hendak dicapai
6. Diskusikan hasil secara berkala

Menetapkan ukuran

Perpustakaan yang telah dikelola dengan baik, biasanya memiliki program jangka panjang, menengah dan pendek. Rencana jangka panjang adalah “mimpi” yang tergambar dari visi perpustakaan, sedangkan jangka menengah dan pendek adalah usaha pencapaian yang dilakukan secara sistematis dan terencana yang tertuang dalam program kerja pada periode tertentu (biasanya 1 – 3 tahun).

Setiap satuan program kerja harus mengacu kepada misi perpustakaan. Program kerja yang dibuat tersebut harus dinyatakan dengan jelas dan terukur.  Untuk mengukur pencapaian maka diperlukan ukuran awal (baseline). Ukuran awal ini ditetapkan pada waktu program kerja dibuat. Misalkan, diperoleh hasil evaluasi bahwa rata-rata waktu yang dibutuhkan dalam melayani pemakai dalam meminjam koleki perpustakaan selama 15 menit. Bila rata-rata jumlah pemakai yang meminjam koleksi dalam satu hari sebanyak 25 orang sedangkan jam buka perpustakaan hanya selama 6 jam dalam satu hari maka jumlah pemakai yang terlayani adalah 24 orang, sehingga ada satu orang pemakai yang ”tidak” terlayani. Berdasarkan data tersebut maka ukuran awalnya dari rata-rata waktu peminjaman adalah 15 menit. Pertanyaannya adalah apa yang harus dilakukan oleh perpustakaan untuk mempercepat waktu peminjaman sehingga rata-rata waktu peminjaman meningkat menjadi 10 menit agar mampu  melayani semua pemakai  dalam satu hari. Ukuran waktu rata-rata 10 menit adalah tujuan yang hendak dicapai perpustakaan pada periode itu. Pengukuran dapat dilakukan pada tengah tahun (mid-term) atau pada akhir tahun. Berikut ini akan ditampilkan contoh program kerja berbasis kinerja.

TUJUAN	Meningkatkan kepuasan pemakai
SASARAN	Merancang layanan prima untuk memenuhi kebutuhan pemakai dalam memperoleh informasi untuk tujuan pendidikan dan penelitian
STRATEGI KUNCI	Meningkatkan akses ke sumber-sumber informasi tercetak, eketronik, dan format lainnya dengan cepat, akurat dari mana saja dan kapan
AKTIVITAS	Menyiapkan dokumen cetak terpilih untuk dimigrasikan ke dalam bentuk digital atau elektronik Menyiapkan sumber daya internet Meningkatkan kemampuan pemakai dalam mengakses informasi elektronis Meningkatkan keakuratan informasi yang terdapat pada katalog
INDIKATOR KINERJA	Tersedianya bahan pustak digital sebanyak 200 judul Meningkatnya jumlah pemanfaatan koleksi sebesar 10% Meningkatnya jumlah kunjungan ke perpustakaan secara remote sebesar 10% dari total pemakai

Standar ukuran

Banyak standar ukuran yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan. Beberapa organisasi seperti EAL (1995), CRANFIELD, MIEL2 (1997), Van House (1990), IFLA (1996) dan ISO 11620 (1998) memberikan ukuran-ukuran yang jelas terhadap indikator yang digunakan.

IFLA (1996) dalam panduannya Measuring quality: international guidelines for performance measurement in academic libraries memberikan standar ukuran yang berorientasi pada pemakai dan keefektifan layanan yang diberikan, terutama pada perpustakaan perguruan tinggi. Tedapat 16 indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan seperti berikut ini.

• kepuasan pemakai (termasuk jasa yang digunakan secara remote);
• umum (jam buka perpustakaan dibandingkan  dengan permintaan);
• penyediaan dan temu kembali dokument (expert checklists, pemanfaatan koleksi,
• Penggunaan koleksi berdasarkan subjek, dokumen yang tidak digunakan);
• pertanyaan dan layanan referensi (rerata pertanyaan yang terjawab);
• penelusuran informasi (penelusuran bahan pustaka yang diketahui, penelusuran subjek);
• pengadaan dan pengolahan dokumen (pengadaan, pengolahan);
• peminjaman dan pengembalian dokumen (waktu); dan
• ketersediaan (proporsi dokumen yang tersedia segera sesuai dengan permintaan).

International Standards Organisation (1998) menerbitkan ISO/DIS 11620 Information and documentation—Library performance indicators yang mendata indicator-indikator yang dapat digunakan oleh berbagai jenis perpustakaan. Sebanyak 29 indikator ditujukan untuk perpustakaan tradisional dengan cakupan sebagai berikut:

• kepuasan pemakai;
• umum (pemanfaatan/anggaran);
• penyediaan dokuments (ketersediaan/penggunaan);
• penemuan kembali dokumen (kecepatan temu balik);
• peminjaman dokumen;
• pertanyaan dan layanan referensi (rerata pertanyaan yang terjawab dengan benar);
• penelusuran informasi (berhasil atau tidaknya penelusuran leat catalog);
• fasilitas (ketersediaan/penggunaan);
• pengadaan dan pengolahan; dan
• pengatalogan (biaya per judul).

Selain indikator tersebut di atas, perpustakaan dapat membuat indikator tambahan sesuai dengan kebutuhan masing-masing perpustakaan. Namun yang pasti bahwa indikator tersebut dapat diukur berkali-kali dengan cara yang sama.

Alat untuk mengukur kepuasan pemakai

Banyak pakar menentukan karakter kualitas organisasi perpustakaan. Misalnya konsep Servqual yang dipelopori oleh Parasuraman yang membagi menjadi lima karakteristik kualitas. Empat universitas terkemuka di Australia yang bergabung di University 21 juga memiliki karakteristik kualitas yang agak berbeda, demikian pula yang dikembangkan oleh ARL yang memodifikasi apa yang telah dilakukan oleh Parasuraman menjadi Library Quality (LibQUAL)

Secara ringkas karakteristik kualitas dan para pelopornya dapat dilihat pada gambar di bawah:

Karakteristik Kualitas Perpustakaan
Parasuraman	University 21	libQUAL
Tangible (Bukti Langsung)	Fasilitas/Kelengkapan	Perpustakaan sebagai tempat
Reliability (Keandalan)	Kualitas Layanan	Keandalan
Responsiveness (daya tanggap)	Kualitas Layanan	Pengaruh Layanan
Assurance (Jaminan)	Komunikasi	Akses Informasi
Emphaty (Empati)	Manusia	Kelengkapan Koleksi

Sumber: Surtiawan (2006)

Simpulan

Benchmark adalah jati diri perpustakaan. Untuk mengungkapakan jati diri tersebut, perpustakaan perlu melakukan evaluasi dengan cara mengukur hasil pencapaian (kinerja) yang telah dilakukan. Dengan mengetahui kinerja yang diperoleh maka perpustakaan akan mampu merencanakan pengembangan perpustakaan dengan lebih baik sehingga dapat memenuhi kebutuhan pemakai yang semakin hari semakin berkembang.

Daftar Bacaan

Brophy, Peter and Wynne, Peter M. Management Information Systems and Performance Measurement for the Electronic Library: eLib Supporting Study (MIEL2). Final Report. Lancashire: Centre for Research in Library & Information Management, 1997

Favret, Leo. Benchmarking, annual library plans and best value: the implications for public libraries. Library Management. Bradford: 2000. Vol. 21, Edisi 7; pg. 340

IFLA. Measuring quality: international guidelines for performance measurement in academic libraries, Munich, Saur, 1996.

Jacoby, David. Measuring sourcing performance: What’s the mystery?. Purchasing; Jun 2, 2005; 134, 10; ABI/INFORM Global pg. 60

Jain, Priti. Strategic human resource development in public libraries in Botswana. . Library Management. Bradford: 2005. Vol. 26, Edisi 6/7; pg. 336, 15 pgs

Surtiawan, Dwi. Kepuasan Pemakai dan Peningkatan Kualitas Berbasis Pemakai: Pendekatan Manajemen Pemasaran sebagai Paradigma Baru Perpustakaan. 2006.

Wilson, Frankie dan Town, J. Stephen. Benchmarking and library quality maturity.  Performance Measurement and Metrics. Vol. 7 No. 2, 2006 pp. 75-82

Strategi Membangun Otomasi Perpustakaan untuk Mendukung Kualitas Pendidikan di Era Teknologi Informasi*

Selepas pandang

“… hari gini masih manual..? apa kata dunia…?” anekdot lepas yang diadopsi dari iklan layanan mayarakat di televisi untuk menggambarkan potret perpustakaan saat ini. Istilah manual  pada perpustakaan mengacu kepada aktivitas perpustakaan yang dilakukan hanya mengandalkan tenaga manusia, sedangkan istilah otomasi perpustakaan menyatakan bahwa pekerjaan-pekerjaan repetitif sudah digantikan oleh alat atau yang lebih dikenal dengan teknologi ingormasi, seperti komputer. Istilah ini mulai populer di Indonesia sekitar era 1990-an.

Sejauh ini, perpustakaan masih dianggap institusi yang penting dalam dunia pendidikan. Para pelajar, mahasiswa, guru, dosen, bahkan masyarakat umum memanfaatkan perpustakaan untuk menambah pengetahuannya, atau bahkan sekedar melepaskan beban pikiran dengan bacaan-bacaan ringan yang disediakan perpustakaan. Bahkan perpustakaan dapat dijadikan tolok ukur kemajuan suatu bangsa. Bila negara tersebut dikategorikan maju, maka perpustakaanya pasti maju juga dan begitu sebaliknya.

Ironis memang, ketika terjadi keterpurukkan dunia pendidikan di suatu daerah, jarang sekali perpustakaan yang disalahkan. Kalau memang perpustakaan merupakan suatu institusi yang dianggap penting, seharusnya perpustakaan bertanggung jawab penuh terhadap kemerosotan pendidikan. Sorotan para pengambilan kebijakan hanya tertumpah kepada rendahnya minat baca siswa, mahasiswa, guru, dosen, dan masyarakat, termasuk para pengambil kebijakan tersebut. Padahal minat baca tidak dapat dihubung-hubungkan dengan rendahnya kunjungan pemakai untuk memanfaatkan perpustakaan, karena minat ukurannya adalah kualitatif, sedangkan kunjungan dapat dianalisis secara kuantitatif.

Sekali lagi, tidak ada seorangpun dari pengambil kebijakan yang menyangkal bahwa perpustakaan itu tidak penting. Namun, yang perlu dipertanyakan adalah kenapa perpustakaan tidak pernah maju-maju. Ada apa dengan perpustakaan? Tulisan ini tidak bermaksud menguraikan tentang kebijakan pendidikan, tetapi lebih pada pendekatan apa yang harus dilakukan oleh pengelola perpustakaan dalam meningkatkan kualitas pendidikan di era teknologi informasi yang telah merambah berbagai sendi kehidupan masyarakat.

Kolaborasi antara perpustakaan dan teknologi informasi dalam pendidikan

Perpustakaan merupakan bagian dari kehidupan masyarakat yang merefleksikan perubahan yang terjadi di masyarakat. Di akhir abad ke 20, di saat teknologi elektronik mulai memasuki babak baru di paradaban manusia, maka perobahanpun mulai terjadi. Angka dan huruf digital mulai muncul di mobil, tape, termometer, dan lain-lain. Sekolah-sekolah dan perguruan tinggi mulai terbiasa menggunakan keyboard dari pada mesin tik untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan guru atau dosen. Komputer lebih sering dimanfaatkan dari pada sebelumnya. Bahkan masyarakat sudah mulai terbiasa berinteraksi dengan peralatan elektronis bahkan dengan teknologi komunikasi, seperti iPod, handphone, dan internet.

Bila pemanfaatan teknologi informasi telah menjadi bagian dari kehidupan manusia, baik secara pribadi maupun kelompok, maka pada organisasi atau lembaga tempat mereka bekerjapun telah dipengaruhi oleh teknologi ini. Perilaku masyarakat yang serba ingin cepat juga berdampak pada pola mereka dalam mencari dan memanfaatkan informasi. Salah satunya adalah mereka membutuhkan informasi yang up to date, akurat, dan terpercaya yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.

Perpustakaan yang bertugas mengelola dan menyediakan informasi kepada pemakainya sepantasnya juga berkembang. Madden, Ford, dan Miller (2007) melakukan penelitian terhadap penggunaan sumber informasi oleh siswa dalam pelajaran Bahasa Inggris menunjukkan kecendrungan bahwa siswa akan termotivasi mengubah perilaku pencarian informasinya (information-seeking behaviour) apabila sumber-sumber informasi yang tersedia tidak lagi mampu menjawab kebutuhannya. Hasil penelitian yang dilakukan  oleh Haycock (2001) membuktikan bahwa kolaborasi antara guru, pustakawan dengan teknologi yang disediakan oleh perpustakaan mampu meningkatkan kemampuan siswa, bahkan pada siswa yang berlatar belakang ekonomi lemah sekalipun.

Dari hasil penelitian di atas dapat diartikan bahwa perobahan perilaku masyarakat akibat perkembangan teknologi informasi harus disikapi dengan cepat oleh perpustakaan dengan mengadopsi teknologi informasi dan komunikasi untuk memperkuat fungsi perpustakaan sebagai pusat belajar. Dalam buku pedoman penyelenggaran perpustakaan sekolah yang diterbitkan oleh IFLA/Unesco bekerjasam dengan Perpustakaan Nasional R.I. (2008) menyatakan Perpustakaan sekolah menyediakan informasi dan ide yang merupakan fondasi agar berfungsi secara baik di dalam masyarakat masa kini yang berbasis informasi dan pengetahuan. Perpustakaan sekolah merupakan sarana bagi para murid agar terampil belajar sepanjang hayat dan mampu mengembangkan daya pikir agar mereka dapat hidup sebagai warga negara yang bertanggung jawab.

Saat ini informasi dan pengetahuan telah banyak disebarkan melalui teknologi informasi. Belajar sepanjang hayat akan sangat berarti apabila informasi dan pengetahuan yang ada di perpustakaan telah dikelola sedemikian rupa sehingga dapat dipercepat penyebarannya dengan menggunakan teknologi informasi.

Memulai otomasi perpustakaan untuk menuju perpustakaan digital

Banyak cara dilakukan oleh perpustakaan untuk membangun otomasi perpustakaan. Mulai dari membeli, merancang sendiri, mengadopsi perangkat lunak khusus perpustakaan, sampai dengan memanfaatkan open source sortware – library managemen system (OSS – LMS). Beberapa perpustakaan ada yang berhasil melakukan otomasi perpustakaan, namun banyak juga yang berguguran.

Banyak faktor yang menyebabkan gagalnya penerapan otomasi perpustakaan. Secara umum ada tiga faktor penyebab kegagalan implementasi otomasi perpustakaan. Pertama, perangkat lunak yang digunakan tidak bisa dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.  Pengelola perpustakaan sering ikut-ikutan menggunakan perangkat lunak perpustakaan yang digunakan oleh perpustakaan lain tanpa memperhitungkan perbedaan karakteristik dengan perpustakaan tersebut. Bila perangkat lunak tersebut dirancang sendiri, maka perpustakaan harus memahami manajemen perpustakaan dengan baik, sehingga pengembang perangkat lunak mampu memahami kebutuhan perpustakaan dengan baik.

Kalau setiap perpustakaan membeli atau mengembangkan sendiri perangkat lunak untuk otomasi perpustakaannya, maka dapat dihitung berapa jumlah uang yang dihambur-hamburkan untuk membuat perangkat lunak sejenis. Sebenarnya, pihak-pihak terkait sudah mencoba membuat perangkat lunak khusus perpustakaan untuk dimanfaatkan bersama. Namun, pengembangannya sering terhenti di tengah jalan, sehingga perpustakaan yang menggunakan software tersebut juga berhenti mengaplikasikan perangkat lunak tersebut.

Saat ini sedang marak-maraknya penggunaan OSS, termasuk pada perpustakaan. Tercatat beberapa perangkat lunak gratis yang dapat diunduh dengan mudah melalui internet, seperti Senayan, OtomigenX, OpenBiblio, Koha, dll. Dari sekian banyak OSS yang beredar, Senayan merupakan perangkat lunak yang banyak mendapat perhatian dari pemerhati perpustakaan. Perangkat lunak ini dikembangkan oleh Departemen Pendidikan Nasional yang secara berkala diupdate oleh pengembang berdasarkan masukan dari para pengguna Senayan di seluruh Indonesia. Perangkat lunak ini dikembangkan berbasis web, sehingga peralihan dari otomasi ke perpustakaan digital dapat dilakukan dengan serentak.

Karena prinsip dasar OSS adalah dikembangkan untuk umum, maka belum tentu perangkat lunak tersebut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Agar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, sebaiknya beberapa perpustakaan sejenis berkolaborasi untuk mendasain ulang perangkat lunak tersebut sehingga sesuai dengan kebutuhan perpustakaan dengan biaya relatif lebih murah.

Kedua, terbatasnya pengetahuan staf terhadap dalam menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras. Penguasaan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi merupakan harga mutlak untuk dipahami oleh pustakawan. Teknologi adalah alat untuk mencapai tujuan. Apabila tujuannya adalah untuk menyediakan akses ke informasi agar dapat ditemukan secara efektif dan efisien, maka cara memanfaatkan teknologi tersebut juga harus diketahui oleh pemakai. Pengetahuan terhadap sumber-sumber informasi menjadi bagian dari pekerjaan rutin pustakawan, dan pemakai harus mengetahui bagaimana memanfaatkan sumber-sumber informasi tersebut. Setiap pustakawan harus mampu memahami rencana strategis yang dikembangkan oleh perpustakaan. Selanjutnya, pustakawan harus mampu memahami perilaku pemakainya. Dengan kata lain, selain pustakawan mampu memanfaatkan teknologi informasi dan komuikasi tersebut, pustakawan juga harus mampu melatih pemakai untuk memanfaatkan jasa perpustakaan dengan media tersebut.

Urs (2002) dalam Aqili dan Moghaddam (2007) dengan rinci menggambarkan bidang, tugas dan syarat keahlian dan pengetahuan yang mutlak dimiliki oleh pustakawan di era teknologi informasi dan komunikasi. Menurutnya, pustakawan harus memiliki pengetahuan dalam bidang kajian pemakai informasi, sumber-sumber informasi, penambahan nilai informasi, teknologi informasi, dan manajemen. Kompetensi inilah yang mutlak dimiliki oleh pustakawan di era teknologi informasi.

Menyikapi padangan Urs di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan memang harus dikelola oleh orang yang memiliki pengetahuan terhadap ilmu informasi dan perpustakaan, bukan oleh mereka yang “dipaksa atau terpaksa” bekerja di perpustakaan. Pustakawan menurut Undang-undang Perpustakaan No. 43 Tahun 2007 seperti tertuang pada Pasal 1 adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Selanjutnya pada Pasal 29 ayat 3 menyebutkan:

“Pustakawan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memenuhi kualifikasi sesuai dengan standar nasional perpustakaan.”

Secara nyata terlihat bahwa pengambil kebijakan sudah seharusnya mulai “mempekerjakan” mereka yang memiliki kualifikasi sebagaimana diamanatkan oleh undang-undang tersebut. Di sisi lain, amanat tersebut merupakan peluang dan sekaligus tantangan bagi lulusan jurusan atau program studi ilmu informasi dan perpustakaan. Sulistyo-Basuki (2007) mengatakan bahwa lebih dari tujuh ribu sekolah di Indonesia membutuhkan pofesi pustakawan.

Ketiga, perangkat teknologi informasi membutuhkan perawatan, bahkan pada perangkat tertentu perlu diperbaharui karena tidak lagi didukung dengan suku cadang di pasaran. Seringkali perpustakaan lalai dalam memasukkan aspek perawatan peralatan teknologi informasi dan komunikasi pada perencanaan tahunnya. Secara umum, biaya yang harus dialokasikan untuk perawatan peralatan tersebut lebih kurang sebesar 10% dari investasi.

Simpulan

Penggunaan teknologi informasi bukan dimaksudkan untuk menggantikan pekerjaan pustakawan, melainkan untuk mempercepat proses pekerjaan sehingga pustakawan dapat melakukan pekerjaan lain yang lebih berorientasi pada pemberian jasa informasi kepada perpustakaan. Informasi tersebut akan sangat bermakna bagi pemakai apabila informasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhan mereka dan dapat mereka akses dari mana saja, kapan saja, dan melalui saluran apa saja.

Perpustakaan sebaiknya membiasakan diri telebih dahulu dengan otomasi perpustakaan sebelum menuju ke perpustakaan digital. Otomasi perpustakaan lebih pada percepatan in house activities, sedangkan perpustakaan digital pada nilai kolaborasinya. Ketika segala aspek perpustakaan telah siap, dan penggunaan teknologi informasi telah berkembang penggunaannya di lembaga induk, maka era digital di perpustakaan menjadi kepatutan.

Daftar Pustaka

Aqili, Seyed Vahid dan Alireza Isfandyari Moghaddam. (2008). Bridging the Digital Devide: The Role of Librarians and Information Professionals in Third Millennium. The Electronic Library; 20, 2, pg 226-237.

Haycock, Ken. (2001). Staff and Resources, Plus Best Practice, Affect Student Performance. Teacher Librarian; Dec; 29, 2; Academic Research Library. pg. 28

IFLA/UNESCO. Pedoman Perpustakaan Sekolah. http://www.ifla.org/VII/s11/pubs/school-guidelines.htm (diakses pada tanggal 26 April 2008)

Lance, Keith Curry. (2001). Proof of the power: Quality library media programs affect academic achievemen. MultiMedia Schools; Sep 2001; 8, 4; Academic Research Library. pg. 14

Madden, Andrew D.; Ford, Nigel J. and Miller, David. (2007). Information resources used by children at an English Secondary school: Perceived and actual levels of usefulness. Journal of Documentation. Vol. 63 No. 3, pp. 340-358

Sannwald, William W. (2007). Designing Libraries for Customers. Library Administration & Management; Summer; 21, 3; Academic Research Library. pg. 131

Saunders, Laverna M. (1999). The human element in the virtual library. Library Trends; Spring 1999; 47, 4; Academic Research Library. pg. 771

---

* Disampaikan pada Seminar Nasional Kebijakan Pengembangan Pendidikan Menghadapi Era Globalisasi dalam rangka Dies Natalis Universitas Lancang Kuning XXVII pada hari Jum’at 05 Juni 2009

Membangun Otomasi Perpustakaan Berbasis Open Source Software (OSS)

Istilah otomasi perpustakaan mulai populer di Indonesia sekitar 1990-an. Walaupun saat ini paradigma tersebut mulai bergeser kearah perpustakaan elektronik (e-library) atau perpustakaan digital, tetapi konsep ini masih tetap “nyaring” didengungkan oleh pemula paham teknologi informasi. Beberapa perpustakaan perguruan tinggi telah lebih dahulu memanfaatkan tenologi ini. Bahkan telah dimulai semenjak tahun 1990-an. Selain dari kecukupan dana untuk membangun otomasi perpustakaan, perhatian pemerintah (Departemen Pendidikan) terhadap pengembangan otomasi perpustakaan juga relatif lebih besar. “Keberuntungan” ini memang lebih banyak diterima oleh perpustakaan perguruan tinggi, terutama perguruan tinggi negeri. Tercatat beberapa kali perpustakaan perguruan tinggi negeri memperoleh bantuan software otomasi untuk meningkatkan layanan perpustakaan. Hampir sama halnya dengan perguruan tinggi, Perpustakaan Nasional juga beberapa kali menyediakan fasilitas software gratis kepada jaringan perpustakaannya. Bahkan setelah gagal beberapa kali, Perpustakaan Nasional tidak pernah patah arang untuk menyediakan software gratis untuk jaringan perpustakaannya. Namun seiring berjalannya waktu, pengelola perpustakaan mulai frustasi dalam memanfaatkan sistem otomasi perpustakaan yang telah mereka bangun. Kegalauan ini muncul antara lain akibat dari kegagalan sistem informasi (software), terutama menyangkut purna jual. Dari sinilah muncul stigma bahwa software “gratis” cendrung bermasalah. Konsep gratis disini sebenarnya bukan absolut. Pemerintah dalam hal ini Departemen Pendidikan dan Perpustakaan Nasional membeli software dari suatu vendor, kemudian didistribusikan kepada perpustakaan di bawah jaringannya. Namun, bagaimana dengan perpustakaan lain, seperti perpustakaan sekolah, perpustakaan umum, dan beberapa perpustakaan perguruan tinggi yang tidak memiliki cukup biaya untuk membangun otomasi perpustakaan? Apakah dalam era teknologi informasi ini, mereka masih tetap bertahan dengan sistem tradisional? Saat ini telah terbuka kesempatan bagi perpustakaan yang memiliki keterbatasan dana dalam membangun otomasi perpustakaan, yaitu Open Source Software (OSS). Untuk itu, pada kesempatan ini akan dibahas seputar pemanfaatan OSS untuk perpustakaan. Apa itu Open Source? Secara gamblang open source dapat diartikan sebagai free software (bebas mendownload, bebas untuk digunakan, dan bebas untuk dilihat dan dimodifikasi. OSS adalah software yang menyediakan kode sumbernya (source code) dan dapat dimanfaatkan tanpa perlu mengeluarkan biaya. Selain itu, software tersebut dapat didistribusikan lagi tanpa ada diskriminasi. Hampir semua OSS didistribusikan melalui web dan tanpa perlu menandatangani persetujuan lisensi. Gerakan OSS telah dimulai pada tahun 1980an. Kemudian pada tahun 1998 beridiri organisasi Open Source Initiative (OSI). OSI bertujuan untuk memperoleh dukungan untuk OSS, artinya software tersebut juga menyediakan kode sumber seperti program (binary) yang sudah dapat dijalankan. OSI tidak menyediakan lisensi khusus, tapi mendukung berbagai macam tipe lisensi open source yang ada. Tujuan OSI adalah untuk merangkul perusahaan berbasis open source, perusahaan tersebut dapat menentukan sendiri bentuk lisensi open source yang mereka inginkan dan lisensi tersebut disahkan oleh OSI. Menurut Bimagets (2009:1) bahwa banyak perusahaan yang ingin me-release source code -nya tapi tidak ingin menggunakan lisensi GPL, mereka menawarkan lisensi sendiri yang telah disetujui oleh OSI. Software yang memiliki lisensi di bawah lisensi open source atau yang lebih dikenal dengan General Public Licences (GPL) dapat dikembangkan oleh masyarakat pengembang software di seluruh dunia yang bertujuan untuk meningkatkan keunggulan software tersebut dan memperbaiki kegagalan software (bug fixes). Sebagai contoh software Linux (www.linuxfoundation.org), semenjak tahun 2005 telah lebih dari 3700 pengembang yang telah memberikan kontribusinya pada proyek tersebut (Schneider, 2008:1). OSS tidak sama dengan “public domain” software (milik maysarakat). Hak cipta masih melekat pada software tersebut, dan masyarakat tidak bisa mengklaim bahwa software tersebut tidak memiliki hak cipta (Library Technology Reports, 2008:6). Perlu diingat GPL juga tidak mengatur apapun tentang harga. Meskipun terdengar aneh, namun orang dapat menjual Free Software. Maksudnya ‘free’ adalah kita memiliki kebebasan untuk melakukan segala sesuatu terhadap source code program tersebut, tapi tidak dalam hal ‘free’ harga (hal ini tergantung dari para developer, meskipun developer telah menjual atau bahkan memberikan software GPL, developer juga berkewajiban untuk memberikan source code nya juga) (Bimagets, 2009:1). Terkadang beberapa perusahaan yang menyediakan OSS tidak selalu bebas dari biaya. Biasanya mereka menawarkan layanan tambahan yang mengisyarakatkan pula biaya tambahan. Menurut Chudnov (2009:22) bahwa free software bukanlah tentang biaya, dan bukan tentang propaganda, dan bukan tentang memangkas bisnis vendor, tetapi ini tentang kebebasan. Kebebasan yang dimaksud adalah bebas untuk menggunakan, bebas untuk mempelajari, bebas untuk memodifikasi, dan bebas untuk menyalin (GULA ASIN). Prinsip dasarnya adalah sbb:

1. Bebas menjalan program tersebut untuk tujuan apa saja
2. Bebas mengkaji bagaimana program tersebut bekerja, dan mengadaptasinya sesuai dengan kebutuhan
3. Bebas mendistribusikan salinannya kembali untuk membantu pengguna lainnya
4. Bebas untuk mengembangkan program tersebut dan merilisnya ke publik Lebih lanjut dapat dilihat pada www.fsf.org/licensing dan http://open source.org/licenses. Plus minus OSS Pengembangan software berbasiskan open source selain memberikan beberapa keuntungan, terutama menyakangkut harga (Corrado, 2006:2), tetapi juga memiliki kelemahan. Hariyanto (2001:3) menemukan beberapa permasalahan seputar OSS, antara lain bahwa adakalanya proyek software tidak dapat terlaksana karena semakin banyakanya perbedaan pendapat dalam pengembangan software tersebut. Bahkan tak jarang terjadi konflik. Mereka berdebat tentang hal-hal yang tidak berguna. Hal ini tentu saja akan sangat merugikan karena perdebatan tersebut tidak akan menghasilkan apa-apa. Bilamana hal ini telah terjadi dapat mengakibatkan tertundanya proyek yang sedang mereka kerjakan, bahkan tidak tertutup kemungkinan proyek tersebut menjadi gagal. Jika seorang pengembang merasa tidak puas dengan para pengembang lain dalam membuat suatu proyek, maka ia dapat berpisah dan mengeluarkan proyek baru, Oleh karenanya diperlukan seorang pemimpin yang mampu bekerja sama dengan rekan-rekannya yang lain untuk membuat suatu arahan yang jelas tentang proyek. Namun penunjukan seorang pemimpin terkadang juga mengandung resiko. Proyek-proyek open source biasanya dimulai oleh satu atau beberapa orang, sehingga ketergantungan menjadi sangat tinggi. Dengan berlalunya waktu, para pemimpin tersebut mungkin menjadi bosan, burn-out, dipekerjakan oleh organisasi lain. Akibatnya proyek-proyek yang mereka tangani dapat menjadi tertunda atau bahkan mungkin hilang. Sebagai contoh dua orang pembuat aplikasi GIMP, aplikasi open source untuk image editing seperti Adobe Photoshop, setelah mereka lulus dari Universitas California di Berkeley dan bekerja di organisasi lain, maka aplikasi GIMP yang mereka tulis sewaktu masih menjadi mahasiswa tertunda selama dua tahun pada saat versi 0.9, sebelum akhirnya diteruskan oleh para pengembang baru lain. Lebih lanjut Heryanto mengatakan bahwa umumnya software-software yang dikembangkan disebabkan karena menarik minat pengembang baik secara langsung maupun tidak langsung. Dengan adanya kecendrungan model open source yang dimulai oleh seorang individu maka pengembangannya akan lebih bersifat developer oriented, yang berarti software yang lebih kompleks, namun belum tentu lebih bermanfaat. Pengembang akan membuat software-software yang terlihat menyenangkan, seperti membuat themes untuk GNOME, KDE maupun editor, dibandingkan dengan membuat aplikasi-aplikasi yang dianggap membosankan seperti Office Suites. Tanpa adanya insentif lain maka akan banyak proyek mati karena pengembang awal telah kehilangan minat dan tidak ada yang meneruskan. Sama halnya dengan pendapat di atas, Mustafa (2009:1) juga membandingkan antara kekuatan dan kelemahan OSS, seperti terlihat pada tabel berikut ini. Kekuatan FOSS Kelemahan FOSS Banyak tenaga programmer yang terlibat mengerjakannya sehingga hasilnya terjamin. Masalah yang timbul berkaitan dengan intelectual property atau masalah pelaggaran hak cipta Adanya peer review meningkatkan kualitas software Para hacker justru akan memanfaatkan keterbukaan kode program dalam melakukan hal-hal yang dapat merugikan pengguna aplikasi Masa depan software lebih terjamin. Tidak ada ketakutan akan kehilangan programmer yang akan melanjutkan pengembangan dan pemeliharaan program Sejumlah bukti menunjukkan model pengembangan free open source software justru membutuhkan dana yang besar dan waktu yang lama dalam implementasinya Kesalahan (bugs) lebih cepat ditemukan Tidak banyak SDM yang dapat memanfaatkan program secara optimal Terbentuknya banyak pilihan dan “rasa”. Fleksibilitas tinggi karena banyak pilihan Pengalaman menunjukkan bahwa para pengembang yang mengakses kode program cenderung hanya mengubahnya untuk kepentingan sendiri dari pada menganalisis kelemahan dan memperbaikinya untuk kepentingan orang banyak Tidak harus mengulangi pekerjaan yang sudah dilakukan programmer lain (prinsip reuse) Beberapa jenis dan versi hardware sering tidak dikenali Relatif bebas dari gangguan virus yang sering menjengkelkan Tidak ada perorangan atau lembaga yang bertang-gungjawab khusus dalam memelihara sistem Tabel 1. Keunggulan dan kelemahan OSS Rahardjo (2004:3) mencoba membandingkan pro dan kontra penggunaan software dengan kode tertutup dan kode terbuka. Berikut ini akan dipaparkan hasil perbandingan tersebut. Pro Kontra Langsung pakai, tidak perlu pusing mengembangkan lagi Mahal Adanya support dari pembuat software. Institusi tidak memiliki SDM untuk melakukan support. Ketergantungan kepada pembuat software. Terima apa adanya dari vendor. Bagaimana jika mereka gulung tikar? Tidak dapat memperbaiki sendiri jika ada masalah Hanya ada satu produk yang perlu dikuasai. GUI konsisten. Training menjadi lebih sederhana. Monoculture (kultur tunggal) berbahaya untuk keamanan. Jika ada masalah (misal virus) maka semua kena dan menunggu solusi dari vendor. (Bagaimana kalau vendor lambat memberikan solusi?) Dikarenakan tidak dapat dikembangkan sendiri, tidak ada jaminan bahwa sistem tidak dimasuki kuda troya (trojan horse) sehingga kurang disukai untuk sistem yang bersifat rahasia. Tabel 2. Penggunaan software closed source Pro Kontra Bisa diubah, dimodifikasi, diperbaiki sendiri. Feature yang dibutuhkan bisa ditambahkan sendiri bila pengembang tidak bersedia. Kadang-kadang tidak bisa langsung dipakai dan harus “dioprek” dulu. Membutuhkan SDM yang bisa melakukan utak-atik. Umumnya murah atau gratis Kadang-kadang tidak memiliki support yang dapat bertanggung jawab. Meski demikian ada komunitas yang dapat dimintai bantuan. Cream of the crop. Software merupakan yang terbaik di bidangnya. Banyaknya software yang harus dipelajari yang kadang-kadang berbeda-beda cara penggunaannya. (GUI tidak konsisten.) Training menjadi merepotkan. Interoperability juga bisa dipertanyakan. Jika software tidak dioprek, untuk apa menggunakan open source? Tabel 3. Penggunaan software open source Terlepas dari kelemahan, pro dan kontra OSS yang perlu disikapi adalah bahwa OSS merupakan pilihan yang bijak bagi perpustakaan yang memiliki keterbatasan biaya. Pemanfaatan OSS untuk Sistem Informasi Perpustakaan Ketika suatu perpustakaan berencana membangun otomasi perpustakaan, yang perlu dibangun adalah kesadaran bahwa otomasi bukanlah masalah besar. Secara gamblang Hakim (2008:14) berpendapat bahwa apabila pengelola perpustakaan sekolah atau pimpinan sekolah memiliki pengetahuan tentang komputerisasi perpustakaan, maka mereka akan menyadari bahwa komputerisasi perpustakaan bukanlah hal yang sulit dan mahal. Hanya dengan sebuah komputer, perpustakaan sudah dapat membangun otomasi perpustakaan. Selain bertindak sebagai alat untuk menginput data, dan alat telusur (OPAC), komputer tersebut juga berfungsi sebagai server. Namun sebaiknya, perpustakaan minimal memiliki dua unit komputer. Selanjutnya adalah ketersediaan software aplikasi untuk otomasi perpustakaan. Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa saat ini telah banyak beredar Sistem Informasi Perpustakaan yang bebas pakai. Perangkat lunak yang dapat digunakan gratis untuk membangun sistem informasi perpustakaan, antara lain Athenaeum Light, OpenBiblio, PhpMyLibrary, Otomigen-X, X-igloo, Sanayan, dan lain-lain. Namun sebelum memulai memanfaatkan OSS tersebut, yang perlu dipertimbangkan adalah apakah perpustakaan hanya akan merencanakan untuk otomasi saja atau direncanakan untuk perpustakaan elektronik atau digital? Dalam bahasa sederhana apakah berbasis web sehingga pemakai dapat mengakses koleksi perpustakaan via internet atau tidak? Athenaeum yang dirilis oleh Light Sumware Consulting, New Zealand (dimodifikasi oleh Didik Witono) adalah pilihan yang baik apabila suatu perpustakaan hanya berencana untuk otomasi saja. Tercatat beberapa perpustakaan telah memanfaatkan software ini, seperti Perpustakaan Universitas Paramadina, Perpustakaan LSM dan Pribadi, Perpustakaan Umum Kebumen, dan beberapa perpustakaan sekolah. Fitur yang ditawarkan cukup komplet untuk ukuran software yang gratis, mulai dari fasilitas input data bibliografi, penelusuran, sampai pada peminjaman, pengembalian yang didukung oleh barcode, dan laporan. Selain itu, software ini juga menyediakan fasilitas administrasi yang berfungsi untuk merubah beberapa setting seperti memasukkan data organisasi, memasukkan nama administrator, merubah setting athenaeum menjadi multi-user, menetapkan jumlah maksimal buku yang dapat dipinjam, membuat batasan masa atau waktu peminjam dan juga merubah default kertas yang akan dicetak. Athenaeum Light juga menyediakan fasilitas untuk membuat barcode yang berfungsi untuk memudahkan pengelola perpustakaan/taman bacaan dalam melakukan transaksi peminjaman, pengembalian dan juga perpanjangan buku. Untuk membuat barcode yang diperlukan adalah meng-install font barcode terlebih dahulu ke komputer. Gambar 1. Tampilan Depan Athenaeum Light Saat ini, beberapa perpustakaan sudah mulai mengembangkan perpustakaannya ke arah perpustakaan elektronik berbasis web. Ide dasarnya adalah untuk memudahkan pemakai memanfaatkan jasa perputakaan dari mana saja dan kapan saja. Pemakai tidak saja dimanjakan dengan kemudahan akses, tetapi juga dapat membaca, mendengarkan, menonton, bahkan mengunduh media tertentu secara online. Software OtomigenX, OpenBiblio, dan Senayan adalah beberapa contoh OSS berbasis web. Untuk menjalankan software tersebut, terlebih dahulu harus menginstal web server, seperti apache (www.apache.org), atau apachefriends, seperti XAMPP, dan WAMP yang dapat diunduh pada http://www.sourceforge.net/. Berikut ini contoh gambar web server yang menggunakan XAMPP. Gambar 2. Control Panel XAMPP Web server digunakan untuk menguji atau menjalan software berbasis web secara lokal (seolah-olah sedang browsing di internet). Dengan demikian, software tersebut sudah dapat dijalan melalui jaringan lokal (LAN) atau intranet. Untuk menguji apakah web server sudah berjalan dengan benar atau tidak, dapat dilakukan dengan membuka browser (firefox, Internet explorer, opera, dll) dengan mengetikan http://localhost/phpmyadmin/. Apabila muncul seperti gambar di bawah ini, maka web server tersebut sudah dapat menjalankan program aplikasi yang akan digunakan. Gambar 3. Tampilan phpMyadmin Langkah selanjutnya adalah menginstal program aplikasinya. Untuk itu, memang disarankan dilakukan oleh mereka yang memahami dasar-dasar pemograman, terutama bahasa program yang digunakan oleh software tersebut, misalnya PHP. Beberapa software terkadang tidak menyediakan fasilitas installer. Pengguna harus mengedit beberapa file utama dari program tersebut secara manual. Biasanya file-file utama yang harus diedit tersebut adalah config.php, db.php, dan settings.php. Setelah itu, membuat database pada kolom “ciptakan database baru.” Kemudian salin database software yang akan digunakan tersebut (biasanya berekstensi *.txt yang dapat dibaca dengan notepad) ke toolbar SQL. Secara otomatis tabel-tabel akan terbentuk dan siap digunakan. Apabila, setingan telah diubah dan database sudah jalan, maka otomasi perpustakaan sudah dapat dijalankan. Sebelum itu, sangat dianjurkan membaca manual atau pedoman penggunaan software tersebut. Berikut ini akan diperlihatkan tampilan depan dan ruang administrasi dari software OpenBiblio, OtomigenX, dan Senayan. Gambar 4. Tampilan OPAC OtomigenX Gambar 5. Tampilan Ruang Administrator OtomigenX OpenBiblio merupakan salah satu Library Software yang ‘free’ dengan lisensi GNU/GPL. Walaupun ”free‘, OpenBiblio cukup handal dengan modul yang lengkap seperti modul penelusuran (Online Public Access Catalog = OPAC), sirkulasi, cataloging, reports dan admin, mendukung LAN dan juga nomor barcode. Dan yang tak kalah penting adalah struktur database OpenBiblio sesuai dengan standar perpustakaan yang dikenal dengan format MARC (Machine Readable Catalog). Software opensource (perangkat lunak bebas) ini dikembangkan oleh seorang programmer bernama Dave Stevens. OpenBiblio dijalankan bersamaan dengan software – software lain, yang juga opensource, yaitu Apache – MySQL – Php (AMP Applications). Gambar 6. Tampilan OPAC OpenBiblio Gambar 7. Tampilan Ruang Administrator OpenBiblio Senayan adalah OSS yang sedang marak diperbincangkan oleh orang-orang di dunia perpustakaan karena perangkat lunak ini dirasa memiliki fasilitas paling komplet di antara aplikasi berbasis free open source yang pernah ada. Software ini dikembangkan dari software Alice yang digunakan oleh Perpustakaan British Council. Senayan merupakan aplikasi berbasis web dengan pertimbangan cross-platform. Sepenuhnya dikembangkan menggunakan Software Open Source yaitu: PHP Web Scripting Language, (www.php.net) dan MySQL Database Server (www.mysql.com). Untuk meningkatkan interaktitas agar bisa tampil seperti aplikasi desktop, juga digunakan teknologi AJAX (Asynchronous JavaScript and XML). Senayan juga menggunakan Software Open Source untuk menambah fittur seperti PhpThumb dan Simbio (development platform yang dikembangkan dari proyek Igloo). Karena pengembangan senayan dibiayai dengan dana dari APBN maka sudah sepantasnya semua rakyat Indonesia bisa memperolehnya secara bebas. Untuk itu Senayan dilisensikan dibawah GPLv3 yang menjamin kebebasan dalam mendapatkan, memodi_kasi dan mendistribusikan kembali (rights to use, study, copy, modify, and redistribute computer programs). Gambar 8. Tampilan OPAC Senayan 3.9 Gambar 9. Tampilan Ruang Administrator Senayan 3.9 Simpulan Dengan segala keunggulan dan kelemahan OSS, para pengelola perpustakaan patut bersyukur bahwa sekarang telah banyak hadir software “bebas” yang dapat dengan mudah diperoleh melalui internet. Perlu disadari bahwa OSS dikembangkan bukan untuk individu, melainkan untuk kepentingan bersama. Untuk itu, semua pihak yang berkepentingan dalam pemanfaatan software perpustakaan harus mendorong dan pro aktif mengembangkan OSS ini. Dengan harapan bahwa perpustakaan berperan aktif dalam memajukan pendidikan di Indonesia. *) Terima kasih kepada para pengembang OSS Perpustakaan, terutama kepada Pengembang OSS Senayan.

Daftar Pustaka

Bimagets. Sekilas Tentang Open Source. [Online]. Dapat diakses pada: http://bimagets.wordpress.com/2009/05/13/ngecat-konsole-bisa-g-ya/. [Diakses pada tanggal 14 Me1 2009]

Breeding, Marshall . Opening Up Library Automation Software. Computers in Libraries. Westport: Feb 2009. Vol. 29, Edisi 2; pg. 25, 3 pgs

Chudnov, Daniel . What Librarians Still Don’t Know About Free Software. Computers in Libraries. Westport: Feb 2009. Vol. 29, Edisi 2; pg. 22, 3 pgs

Computers, Networks & Communications. OpenLiberty.org; OpenLiberty.org Releases Open Source Code for Driving Security and Privacy Into Web Services and Web 2.0 Applications. Laporan. Atlanta: Mar 17, 2008. pg. 735

Corrado, Edward M. The Importance of Open Access, Open Source, and Open Standards for Libraries. [Online]. Dapat diakses pada: http://www.istl.org/05-spring/article2.html [Diakses pada tanggal 3 Maret 2009].

Hakim, Heri Abi Burachman. Komputerisasi Perpustakaan dengan Murah. Kompas. Rabu, 11 Juni 2008.

Heriyanto Tedi. Pengembangan Software Berbasiskan Open Source di Indonesia. (edisi revisi). tedi.heriyanto.net/papers/pengembangan.html. 8 Mei 2001

Library Technology Reports. Open Source Library Automation: Overview and Perspective. Laporan. Chicago: Nov/Dec 2008. Vol. 44, Edisi 8; pg. 5, 6 pgs

Rahardjo Budi. Pemanfaatan Teknologi Informasi di Perguruan Tinggi. budi2.insan.co.id/articles/IT-usage-at-university.doc. 2004 Schneider, Karen . Free for All. School Library Journal. New York: Aug 2008. Vol. 54, Edisi 8; pg. 44, 1 pgs

Manajemen Perpustakaan Hibrida

Pendahuluan

Dalam makalah ini saya memulai dengan bermacam istilah yang digunakan oleh pakar perpustakaan dan informasi untuk menggambarkan suatu perpustakaan. Istilah-istilah yang muncul tersebut antara lain, perpustakaan konvensional atau tradisional (conventional/ traditional library), perpustakaan elektronik (electronic library), perpustakaan digital (digital library), perpustakaan hibrida (hybrid library), dan perpustakaan maya (virtual library). Di antara istilah tersebut yang paling sering didengung-dengungkan adalah perpustakaan elektronik dan perpustakaan digital. Dalam beberapa pertemuan yang pernah saya ikuti, baik nasional maupun daerah, baik secara personal maupun lembaga, istilah perpustakaan elektronik selalu menjadi isu utama diskusi. Bahkan sering suatu diskusi menjadi membingungkan, ketika konsep otomasi perpustakaan melebar menjadi konsep perpustakaan elektronik. Terkadang, diskusi-diskusi sering tidak diakhiri dengan kesimpulan yang memuaskan tetang konsep perpustakaan elektronik. Pada kesempatan ini saya mencoba kembali mendiskusikan apa sebenarnya yang kita inginkan dari penerapan teknologi informasi untuk perpustakaan? Benarkah kita telah siap untuk mengembangkan perpustakaan elektronik, atau apakah pemakai kita telah menghendaki perpustakaan elektronik tsb?

Mencari konsep sebenarnya

Kita percaya bahwa saat ini adalah era teknologi informasi (TI). Kita selalu berlomba untuk menerapkan TI untuk berbagai bidang yang kita tekuni, termasuk perpustakaan. Dulunya, kita sudah bangga dengan penerapan otomasi pada perpustakaan kita. Secara perlahan kebanggan tersebut bergeser seiring berkembangnya TI. Namun, sudah seberapa banyak perpustakaan di Sumatera Barat ini yang telah mencoba mengaplikasikan otomasi untuk perpustakaannya? Jawabannya masih dalam hitung-hitungan belaka. Belum ada kajian yang jelas. Tetapi, kebanyakan yang telah mencoba (walau masih Trial & Error) adalah perpustakaan perguruan tinggi, dan Perpustakaan Daerah sendiri. Ada banyak pertimbangan untuk menerapkan TI untuk perpustakaan. Selain ketersediaan dana, kesiapan staf, dan pengetahuan awal terhadap aplikasi TI untuk perpustakaan masih menjadi keraguan. Walau demikian, kita para pustakawan atau yang bekerja di perpustakaan selalu dituntut untuk memberikan jasa yang terbaik untuk pemakainya. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan TI untuk “menyemarakkan” jasa perpustakaan. Eforia perpustakaan elektronik telah menggugah para pustakawan untuk mengaplikasikannya. Kita bisa membayangkan betapa ringan dan mudahnya pekerjaan pustakawan apabila menerapkannya. Tetapi, terkadang kita sendiri masih sulit berpikir untuk memulainya dari mana. Pertanyaannya adalah apa yang seharusnya kita lakukan untuk mewujudkan perpustakaan elektronik tersebut? Perpustakaan elektronik menurut Pinfield (2001) adalah perpustakaan yang menyediakan koleksi dan sumber-sumber informasi dalam bentuk digital atau jaringan digital yang digunakan untuk kegiatan teknis dan infrastruktur manajerial, termasuk data atau metadata dalam berbagai format yang diciptakan untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Lebih lanjut dijelaskan bahwa penerapan perpustakaan elektronik membawa implikasi terhadap staf perpustakaan sendiri. Berikut ini dijelaskan peran dan keahlian yang dibutuhkan pustakawan perpustakaan elektronik.

Peran

• Multi-media user – mampu memahami berbagai macam format media
• Intermediary – memiliki pengetahuan yang baik terhadap sumber-sumber informasi dan kebutuhan pemakai
• Enabler – bersikap proaktif dalam mencari informasi yang dibutuhkan pemakai
• Metadata producer – mampu menciptakan sumber-sumber informasi dalam berbagai format dan media
• Communicator – mampu berkmonukasi dengan pemakai, baik secara formal maupun secara informal
• Team player – mampu bekerja dalam tim, termasuk tim TI dan akademisi
• Trainer / educator – mampu memberikan pengetahuan dan mengajarkan keahlian memperoleh informasi kepada pemakai
• Evaluator – mampu menentukan informasi yang bernas kepada pemakai
• Negotiator – melakukan pertemuan dan negosiasi dengan penerbit dan supplier
• Innovator – mampu secara aktif mengembangkan layanan perpustakaan
• Fund-raiser – mampu memperoleh atau meyakinkan lembaga induk untuk pendanaan perpustakaan

Keahlian
• Profesional
• Teknis dan TI
• Fleksibelitas
• Kemampun bekerja dalam tekanan
• Kemampun belajar cepat
• Komunikasi
• Negosiasi
• Presentasi
• Mengajar
• Bekerja dalam TIM
• Customer service
• Kemampun berpikir secara analitis dan evaluatif
• Spesialisasi Subject
• Memiliki Visi Apa yang dikemukan oleh Pinfield di atas masih sebatas kesiapan staf dalam menghadapi perpustakaan elektronik.

Sedangkan Rusbridge (1998) memberikan gambaran umum tentang perpustakaan elektronik tersebut seperti di bawah ini. Penerbitan elektonis Jurnal elektronik the Internet memainkan peranan penting Pre-prints & grey literature Kebanyakan tidak gratis Jaminan mutu kualitas bukan pilihan murah Digitisation and images digitisation mahal; ukuran gambar sangat tergantung dari penciptanya. Belajar mengajar On demand publishing & electronic reserve Masalah hak cipta Akses ke sumber-sumber informasi Akses ke jaringan informasi Kualitas adalah biaya, tetapi pemakai menghendaki kualitas Penyebaran dokumen Jasa baru sulit diterapkan; sementara system baru belum sepenuhnya mampu meningkatkan kualitas Supporting studies human systems resist change Pelatihan manusia, bukan teknologi Sementara sebagian besar kita (walau riset terhadap peran pustakawan di Sumatera Barat relatif tidak ada) masih dalam paradigma perpustakaan lama (konvensional), dimana pustakawan adalah “penjaga buku.” Disisi lain, seperti yang dijelaskan oleh kedua pakar tersebut bahwa pengembangan perpustakaan elektronik membutuhkan persayaratan-persayaratan tertentu. Kalau demikian, pertanyaannya adalah masihkah kita berhasrat mengembangkan perpustakaan elektronik? Sebenarnya apapun resikonya, pustakawan harus tetap optimis mampu mewujudkan perpustakaan elektronik. Di satu sisi, kemajuan TI harus dapat dimanfaatkan sebesar-besarnya untuk kemajuan jasa perpustakaan. Di sisi lain, perpustakaan yang sudah ada tidak perlu diberangus menjadi elektronik. Pustakwan tidak harus mengalihmediakan semua koleksinya ke dalam format digital karena membutuhkan biaya yang relatif mahal. Selain itu, pemakai belum tentu semuanya nyaman dengan media digital. Pustakawan tidak harus mem-publish semua koleksinya ke Pangakalan data Internet. Cukup koleksi tertentu saja. Pustakawan tetap mempertahankan perpustakaan konvensionalnya, namun diperkaya dengan jasa elektronis. Konsep ini lebih dikenal dengan perpustakaan hibrida.

Perpustakaan Hibrida
Mungkin bagi kita di Indonesia, istilah perpustakaan hibrida masih asing terdengar di telinga kita bila dibandingkan dengan istilah perpustakaan elektronik. Kita lebih sering mengenal istilah hibrida dalam bidang pertanian, khususnya tanaman, seperti kelapa hibrida. Padahal istilah tersebut sudah diperkenalkan sekitar sepuluh tahun yang lalu, tepatnya tahun 1998 oleh Chris Rusbridge. Sebenarnya apa yang dimaksud dengan perpustakaan hibrida itu sendiri? Menurut beberapa sumber, seperti Rusbridge (1998); Breaks (2001) Oppenheim (2007); dan Wikipedia (2007); perpustakaan hibrida merupakan perpaduan antara perpustakaan konvensional dengan perpustakaan elektronik atau digital, dimana sumber-sumber informasi elektronis dan tercetak digunakan untuk mendukung satu dengan yang lainnya. Dengan kata lain, perpustakaan hibrida merupakan titik tengah antara perpustakaan tradisional dengan perpustakaan elektronik. Namun, pendapat ini terpecah menjadi dua, dimana satu pihak beranggapan bahwa perpustakaan hibrida hanya merupakan model pengembangan perpustakaan masa depan, sedangkan pihak lain beranggapan bahwa perpustakaan jenis ini merupakan tahap transisi sebelum suatu perpustakaan mengembangkan perpustakaan elektronik. Istilah perpustakaan hibrida lebih ditujukan pada cara perpustakaan melaksanakan fungsinya di masa yang akan datang, seperti yang banyak dilakukan oleh Negara-negara berkembang. Perpustakaan jenis ini dapat dikembangkan pada tingkat local, nasional, maupun internasional. Bahkan satu perpustakaan dapat berperan dalam tingkatan tersebut. Sebenarnya apabila dilihat, perpustakaan perguruan tinggi saat ini secara tidak sadar dan langsung telah mengembangkan sebuah konsep perpustakaan ini. Hanya saja hal itu masih kurang terasa dan terlihat berdiri sendiri-sendiri. Konsep perpustakaan hybrid ini tidak bisa dipisahkan. Artinya antara pengembangan resources dalam bentuk “tradisional” juga harus seimbang dan dipadukan dengan pengembangan resources “digital/ elektronik”. Dalam beberapa sumber disebutkan bahwa perpustakaan harus dapat memadukan antara sumber-sumber yang berupa buku dengan sumber-sumber yang dapat diakses secara elektronik/digital. Perpustakaan harus mengembangkan sebuah konsep layanan informasi yang terintegrasi. Jadi dalam perpustakaan hybrid ini, pengguna selain memanfaatkan koleksi yang tercetak juga dapat memanfaatkan koleksi yang dapat diakses secara elektronik atau virtual, baik melalui jaringan lokal maupun jaringan internet. Ada sinergitas antara koleksi tercetak dengan elektronik atau virtual, artinya konsep tradisional dan elektronik kedudukannya saling melengkapi satu dengan lainnya, tidak terpisah dan terintegrasi. Perpustakaan perguruan tinggi ke depan harus dapat menerapkan konsep perpustakaan hybrid ini secara lebih “benar” sehingga pengembangan perpustakaan lebih terarah dan tidak berdiri sendiri-sendiri dan terkesan hanya mengikuti trend belaka. Harapan Pemakai Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa apakah pemakai benar-benar telah membutuhkan layanan perpustakaan secara elektronik? Kalau benar, apa yang mereka inginkan dengan penerapan TI untuk perpustakaan? Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh HeadLine tahun 1998 terhadap harapan pemakai London School of Econimcs, The London Business School, dan University of Hertsfordshire dengan diterapkannya perpustakaan hibrida pada perpustakaan perguruan tinggi tersebut disimpulkan bahwa pemakai membutuhkan: 1. One stop shopping dan electronic full-text. Pemakai menginginkan sumber informasi yang mereka butuhkan tersedia dalam bentuk teks lengkap. Mereka tidak menghendaki perpustakaan hanya sekedar menyediakan cantuman bibliografi saja, sedangkan bentuk teks lengkapnya tersedia pada pangkalan data lainnya. 2. Mampu melakukan penelitian secara mandiri. Biasanya pemakai cendrung mengikuti dan mencari daftar pustaka yang ada pada suatu artikel atau dokumen yang sedang mereka baca. Mereka menghendaki link dengan sumber informasi tersebut. 3. Akses dari mana saja dan kapan saja. Pemakai tidak selalu betah belajar di perpustakaan. Mereka terkadang lebih suka menghabiskan waktu di rumah atau di mana saja untuk mengerjakan tugas-tugas yang sedang mereka kerjakan. Untuk ini, pemakai tentu harus memiliki seperangkat computer yang telah tersambung dengan internet. Jasa seperti ini sangat dibutuhkan oleh pemakai. 4. Nilai tambah. Pemakai sering membutuhkan informasi lanjut dari perpustakaan. Tidak semua pemakai suka bertanya langsung kepada pustakawan. Untuk itu, mereka membutuhkan sarana bertanya yang tersedia dalam format on-line atau lebih dikenal dengan FAQs (Frequently Asked Questions).

Langkah Awal
Berdasarkan harapan pemakai di atas, maka yang perlu dilakukan oleh suatu perpustakaan dalam mengembangkan perpustakaan hibrida antara lain: 1. Membangun pengakalan data Langkah pertama yang mesti dilakukan oleh perpustakaan adalah membangun pangkalan data bibliografi. Untuk itu, perpustakaan harus mengaplikasikan perangkat lunak khusus perpustakaan yang sesuai dengan standar penyelenggaran perpustakaan. Saat ini telah banyak beredar perangkat lunak khusus tersebut, seperti CDS-ISIS/Win-ISIS, SIAP, Caspia4Win, NCI Bookman, dll. Pangkalan data tersebut kemudian dapat dikembangkan dalam suatu jaringan yang digunakan oleh pemakai sebagai media penelusuran koleksi atau yang lebih dikenal dengan Online Public Access Catalog (OPAC). 2. Membangun jaringan Agar pangkalan data tersebut dapat dimanfaatkan oleh pemakai dan terhubung dengan bagian lain di perpustakaan, maka perlu dibangun jaringan lokal (LAN). Seberapa banyak titik (node) yang akan dibuat, sangat tergantung dari kebutuhan perpustakaan yang bersangkutan, misalnya jumlah terminal untuk OPAC, sirkulasi, dll. Selain jaringan local, perpustakaan harus membangun jaringan internet yang akan digunakan untuk mengakses informasi, mengembangkan jaringan kerjasama secara elektronis, baik local, nasional, maupun internasional. 3. Mengembangkan sistem peminjaman secara elektronis Pemakai, begitupun pustakawan sangat membutuhkan suatu sistem peminjaman yang cepat, tepat, dan akurat. Keinginan tersebut hanya dapat tercapai apabila perpustakaan telah menerapkan system peminjaman secara elektronis. Yang perlu dipahami adalah system peminjaman tersebut harus terintegrasi dengan system yang lainnya. Selain itu, seluruh koleksi perpustakaan atau koleksi tertentu harus diberi kode khusus yang dapat dibaca mesin pemindai atau yang lebih dikenal dengan barcode. 4. Merancang website perpustakaan Pemakai menginginkan akses dari mana saja dan kapan saja. Secara fisik, perpustakaan kesulitan membuka layanan perpustakaan 24×7. Namun, TI mampu menggantikan peran tersebut dengan membangun suatu website perpustakaan yang dapat diakses pemakai kapan saja dan dari mana saja. Pemakai dapat menelusur informasi apa saja yang dimiliki oleh perpustakaan, mengunduh (download) informasi tertentu dalam bentuk teks utuh, memesan koleksi, dll. Perlu diingat bahwa website yang dibangun harus terintegrasi dengan system yang telah dibangun sebelumnya. 5. Alihmedia (mengkonversi koleksi tertentu dari tercetak menjadi digital) Alihmedia merupakan pekerjaan yang membutuhkan waktu, biaya, dan tenaga yang cukup besar. Perpustakaan harus selektif melakukan alihmedia koleksinya. Untuk langkah awal, perpustakaan harus mempertimbangkan koleksi unik yang mereka miliki. Maksud unik disini adalah kemungkinan koleksi tersebut tidak semua perpustakaan memilikinya. Kesimpulan Perpustakaan hibrida merupakan masa transisi sebelum memasuki perpustakaan elektronik dengan melakukan digitalisasi sumber-sumber informasi, dan membangunan jaringan local dan internet. Pengembangan perpustakaan ini perlu direncanakan seoptimal mungkin agar harapan pemakai terhadap jasa perpustakaan yang cepat, tepat, ramah, dan mutakhir dapat terselenggara dengan baik. Seharusnya, pengembangan perpustakaan hibrida dilakukan oleh perpustakaan daerah, terutama penyediaan perangkat lunak yang dapat digunakan oleh seluruh perpustakaan yang berada di bawah binaannya, sehingga kerjasama antar perpustakaan akan lebih mudah terbangun.

Daftar Bacaan

Hampson, Andrew. The Impact of the Hybrid Library on Information Services Staff. Education On-Line. Centre for Information Research and Training, University of Central England. 14 January 1999. Sumber: http://www.leeds.ac.uk/educol/documents/00001266.htm. Diakses pada tanggal 08 August 2007

Holt, Glen E., Larsen Jens Ingemann, van Vlimmeren, Ton. Customer Self Service in the Hybrid Library. Bertelsmann Foundation. 2002. Diakses pada tanggal 08 August 2007

Michael Breaks. The eLib Hybrid Library Projects. Ariadne Issue. 28 22-June-2001. Sumber: http://www.ariadne.ac.uk/issue28/hybrid/intro.html. Diakses pada tanggal 08 August 2007

Nankivell, Clare. The Hybrid Library and University Strategy. Education On-Line. Centre for Information Research and Training, University of Central England. 16 January 1999. Sumber: http://www.leeds.ac.uk/educol/documents/00001267.htm. Diakses pada tanggal 08 August 2007

National Library of Scotland. Building The ‘Hybrid Library.’ 2000. Diakses pada tanggal 08 August 2007 Oppenheim, Charles and Daniel Smithson. What is the hybrid library? Loughborough University, UK. Sumber: http://jis.sagepub.com/cgi/content/abstract/25/2/97. Diakses pada tanggal 08 August 2007

Pinfield, Stephen …[et.al]. Realizing the Hybrid Library. D-Lib Magazine. October 1998. Sumber: http://dlib.ukoln.ac.uk/dlib/july98/rusbridge/07rusbridge.html. Diakses pada tanggal 08 August 2007

Rusbridge, Chris. Towards the Hybrid Library. D-Lib Magazine. July/August 1998. Sumber: http://www.dlib.org/dlib/july98/rusbridge/07rusbridge.html. Diakses pada tanggal 08 August 2007

Surachman, Arif. Perpustakaan Perguruan Tinggi menghadapi Perubahan Paradigma Informasi. Diakses pada tanggal 08 August 2007 Wikipedia. Hybrid library. http://en.wikipedia.org/wiki/Hybrid_library. Diakses pada tanggal 08 August 2007

Pengelolaan Pembelajaran Bahasa Inggris dengan Memanfaatkan IT: Strategi Memicu dan Mamacu Siswa untuk Menulis

Pendahuluan

Peran komputer dalam pengajaran bahasa terus mengalami perkembangan dari tahun ke tahun. Apabila awalnya hanya digunakan untuk drills dan latihan yang lebih memfokuskan pada penguasaan kosakata dan tatabahasa, tetapi dengan berkembangnya teknologi dan ilmu pendidikan memberikan peluang untuk mengintegrasikan teknologi komputer ke dalam proses belajar mengajar bahasa. Hasilnya saat ini dapat dilihat semakin banyaknya perangkat lunak multimedia dan program simulasi yang khusus untuk pengajaran bahasa. Siswa diberikan keadaan sesungguhnya terhadap apa yang sedang dipelajarinya. Beberapa perangkat lunak, seperti “Ticket” yang diproduksi oleh Bluelion Software merupakan program yang menyajikan situasi sesungguhnya dari budaya suatu Negara. Selain itu, perangkat lunak yang dikemas dalam bentuk permainan, seperti “Where in the World Is Carmen Sandiego?” oleh Broderbund Software atau “Trivial Pursuit” dari Gessler Publisher.

Permasalahan sebenarnya adalah, apakah teknologi informasi, terutama komputer mampu memberikan inovasi dalam pengajaran bahasa? Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Muehleisen (1997) menyaimpulkan bahwa pendapat para guru yang belum pernah menyentuh komputer akan mengatakan “tidak,” sebaliknya yang pernah akan mengatakan “ya.” Belisle (1996) membuktikan bahwa dengan menggunakan komputer, siswa menjadi lebih mampu memecahkan permasalahannya dan menjadi komunikator yang lebih baik. Melalui jaringan komputer, siswa memiliki kesempatan untuk berkolaborasi dan bekerja bersama dengan temannya dari kelas lain, kelompok, dan guru. Jaringan tersebut dapat membantu pembelajar menciptakan, menganalisa, dan memproduksi informasi dan ide-ide lebih mudah dan efisien. Selain itu, melalui akses elektronis tersebut, dapat meningkatkan kesadaran siswa dengan dunia di sekitar mereka.

Tidak diragukan lagi bahwa komputer merupakan media mengajar yang hebat, khususnya dalam pengajaran bahasa dalam berbagai aspeknya, seperti penguasaan kosakata, tatabahasa, komposisi, pronunciation, atau communicative skill lainnya. Berikut ini akan dipaparkan beberapa keuntungan dari penggunaan komputer untuk pengajaran bahasa.

Motivasi dan Ketertarikan

Disadari atau tidak, di dalam kelas, guru sering menyuruh siswa melakukan latihan secara berulang-ulang dengan harapan siswa dapat memahaminya. Namun, cara ini sering membosankan, dan membuat frustrasi yang pada akhirnya siswa tidak tertartik dan termotivasi untuk belajar bahasa asing. Program CALL menawarkan siswa dengan keasikan dan kesenangan. Program tersebut mengajarkan bahasa dalam cara berbeda dan lebih menarik, atraktif dan menyajikan pengajaran bahasa melalui game, grafis animasi dan teknik pemecahan masalah (Ravicahndran, 2007).

Individualisasi

Terkadang beberapa siswa membutuhkan waktu tambahan dan latihan secara individu untuk menguasai apa yang dipelajarinya. Komputer menawarkan cara belajar mandiri tanpa harus takut salah, malu, atau dimarahi guru. Cara ini dapat dilakukan siswa berulang-ulang sampai mereka memahami tujuan pelajaran tersebut. Dengan kata lain, komputer memberikan perhatian lebih individualistic kepada siswa untuk menjawab dan perintah-perintah yang diberikan.

Kesesuaian Cara Belajar

Siswa memiliki cara belajar yang berbeda-beda. Banyak siswa belajar merasa lebih efektif jika cara belajar yang diusung guru sesuai dengan cara pandang mereka. Masalah serius akan muncul bila ternyata guru lebih asik mengembangkan caranya sendiri tanpa mempertimbangkan apakah cara mengajar tersebut sesuai dengan cara belajar siswanya. Untuk itu, komputer dapat digunakan untuk mengadaptasi pengajaran menurut cara siswa secara individu.

Error Analysis

Pangkalan data komputer dapat digunakan oleh guru untuk mengelompokkan dan membedakan jenis-jenis kesalahan yang dilakukan oleh siswa dengan menghitung berapa banyak kesalahan itu terjadi. Kesalahan tersebut dapat dikelompokkan menurut tatabahasanya, penggunaan kata, atau penulisannya. Dalgish (1987) dalam Ravichandran (2007) menemukan bahwa orang Cina lebih cendrung tidak menggunakan article a/an dari pada the. Dalam hal ini, komputer dapat menganalisis kesalahan-kesalahan spesifik yang dibuat oleh siswa.

Pemandu

Pengolah kata (word-processor) dalam komputer merupakan program yang sangat efektif dalam memandu pengajaran, terutama dalam menulis. Kemampuan yang dimilikinya untuk membuat, dan memanipulasi teks dengan mudah merupakan keunggulan lain dari program pengolah kata. Program tersebut dapat dengan mudah memandu siswa dalam membuat paragraph, menentukan kesalahan pengetikan, dan pemilihan kata. Keuntungan yang diperoleh guru adalah bahwa guru tidak perlu mengontrol dengan penuh kesalahan yang dibuat oleh siswa karena komputer telah otomatis menjadi pemandu mereka.

Internet

Munculnya Internet dan penggunaan TIK yang telah secara luas mempengaruhi kehidupan manusia telah menciptakan peluang baru dalam bidang pengajaran bahasa. Karena hampir semua content yang tersedia dalam Internet berbahasa Inggris, para guru bahasa Inggris dapat dengan mudah mengakses berbagai macam bahan bacaan tanpa perlu bayar. Khususnya di Negara non-English, seperti Indonesia, dimana masih sulit mencari bahan bacaan yang relevan dan up to date, Web merupakan sumber informasi yang tak ternilai, baik dalam memperoleh bahan pengajaran, maupun untuk mengeksplorasi dunia hanya dengan mengklik mouse.

Dari sudut siswa, Muehleisen (1997) menyatakan bahwa siswa tertarik memanfaatkan Internet dengan tiga alasan. Alasan pertama, siswa memandang Internet sebagai trend dan ingin menjadi bagian darinya. Alasan kedua, siswa menyadari bahwa mayoritas informasi yang beredar di Internet adalah berbahasa Inggris, dan mereka mulai memahami istilah-istilah tertentu yang bermanfaat dalam penguasaan keahlian berbahasa Inggris. Alasan ketiga, Internet juga menawarkan pengalaman praktek berbahasa langsung dengan memberikan siswa pengalaman functional communicative yang akan mampu memotivasi mereka dalam menggunakan bahasa Inggris sehari-hari.

 Alasan Penggunaan Internet dalam Kelas Bahasa Inggris

Banyak argumentasi yang dikemukan oleh berbagai penulis tentang manfaat Internet untuk pengajaran bahasa, terutama bahasa Inggris. Berikut ini akan dijelaskan alasan pentignya Internet untuk pengajaran bahasa Inggris:

• Belajar menggunakan komputer dengan sendirinya dapat memotivasi untuk belajar bahasa Inggris. Berdasarkan pengalaman dari Muehleisen (1997) bahwa masih banyak siswanya yang belum mempu menggunakan komputer, tetapi ketika mereka diajarkan bagaimana pentingnya memahami komputer, rata-rata siswa akan tertarik dan ingin menguasainya.
• Internet menempatkan bahasa Inggris sebagai bahasa Internasional. Siswa dapat memahami bahwa mayoritas informasi yang beredar di Internet adalah berbahasa Inggris. Mereka juga menemukan bahwa mereka dapat menggunakan bahasa Inggris sebagai media untuk belajar berkomunikasi dengan orang lain di seluruh dunia, dan tidak hanya terbatas pada Negara yang berbahasa Inggris saja. Tentu saja siswa ingin berkomunikasi dengan native speaker, tetapi banyak dari siswa lebih ingin berkomunikasi dengan orang-orang dari Negara-negara lain.
• Internet merupakan media interaktif. Walaupun siswa dalam taraf coba-coba dalam melakukan browsing di Internet, tetapi tanpa disadarinya mereka telah berpikir dan berusaha menggunakan istilah-istilah tertentu dalam bahasa Inggris, dan hasilnya dapat mereka peroleh seketika itu juga. Selain itu, hampir semua web site menyediakan alamat e-mail, sehingga siswa dapat mengajukan pertanyaan atau mengirim komentarnya.
• Fasilitas untuk menggunakan Internet relatif mudah diperoleh. Di beberapa Negara maju, fasilitas Internet telah tersedia di labor komputer. Namun, kondisi yang sama belum sepenuhnya ada di Negara berkembang, seperti Indonesia. Hanya ada pada beberapa sekolah tertentu saja. Walaupun demikian, dengan perkembangan TIK saat ini, hampir di setiap sekolah telah memiliki labor komputer, namun belum terhubung dengan Internet. Padahal fasilitas itu dengan mudah diaplikasikan dengan menghubungkan komputer via telepon (telkomnet instant)

Komponen yang Dibutuhkan

1. Integration

Yang paling penting dalam program pendidikan bahasa Inggris harus terintegrasi, bukan merupakan program tambahan. Guru harus terlibat langsung dengan program tersebut, misalnya pemberian pekerjaan rumah dan interaksi kelas

2. Kemampuan Komputer

Siswa tidak selalu memiliki keahlian dalam menggunakan komputer, terutama dalam menggunakan Internet. Tetapi, berdasarkan pengalaman Trokeloshvili, (2007) siswa tidak harus memiliki keahlian khusus untuk menggunakan Internet. Dari 230 siswa yang diajarnya, hanya 3 orang yang memiliki e-mail, dan hanya 10 orang yang terbiasa menggunakan komputer. Lebih lanjut dijelaskan bahwa yang paling terpenting adalah mengajarkan langkah-langkah sederhana bagaimana menggunakan komputer dan Internet,

3. Keaktifan Guru

Guru harus aktif memotivasi siswa untuk memnggunakan Internet. Kalau perlu, guru harus membuat handout atau petunjuk menggunakan komputer dan Internet, terutama bagaimana menggunakan web browser atau mengirim e-mail.

Teknik Pengajaran Menulis dengan Bantuan Internet

Teknik pengajaran bahasa yang ditawarkan oleh Krajka (2007) sangat sederhana dan relatif lebih mudah untuk diterapkan di kelas. Krajka menawarkan tiga elemen dasar dalam pengajaran bahasa terutama menulis, yaitu website yang akan digunakan siswa untuk mencari informasi yang mereka butuhkan, e-mail yang akan digunakan untuk mengirim dan menerima informasi dari manapun juga, dan web publishing yang digunakan untuk menerbitkan karya siswa tersebut. Dari tiga elemen tersebut, Krajka telah melakukan serangkaian percobaan dan inovasi dalam pengajaran bahasa sebagai berikut:

1. A Letter to a Friend

Sebagai pengenalan aktivitas menulis surat ke sahabat, siswa diminta untuk mengakses www.mario.com/card.htn, suatu situs yang menyediakan kartu dan gambar animasi yang dilengkapi dengan musik, dll secara gratis. Aktivitas ini dianggap menyenangkan oleh siswa sewaktu mereka memilih kartu-kartu lucu, dan menulis beberapa baris kata kepada temannya. Setelah itu, mereke diharuskan mengirim kartu tersebut kepada temannya melalui e-mail. Persyaratan yang diharuskan oleh situs ini adalah siswa harus telah memiliki e-mail sendiri.

2. A Formal Letter

Sewaktu mengajarkan A Formal Letter, siswa diminta untuk mengunjungi situs World Wildlife Fund (http://www.panda.org/home.cfm). Di situs tersebut, siswa dapat membaca masalah-masalah yang terjadi di seputar dunia mereka, khususnya tentang spesies langka yang ada di muka bumi ini.

3. A Description of a Person

Siswa diminta untuk menggambarkan seseorang yang dipilih berdasarkan keinginanannya (bisa salah seorang teman sekelas, atau guru yang sangat mereka kenal). Kemudian siswa disuruh membuat tulisan pendek tentang orang tersebut. Tulisan tersebut dikirimkan kepada siswa lain melalui e-mail. Siswa yang menerima e-mail tersebut harus mampu menduga siapa yang dimaksud oleh si pengirim.

4. An Argumentative Essay (Berpasangan atau Berlawanan)

Siswa diberikan bacaan tertentu yang dianggap mampu memancing argumentasi siswa dan lebih mutakhir sesuai dengan tingkat pemahaman siswa. Bahan bacaan tersebut biasanya yang berhubungan dengan masalah remaja. Bacaan tersebut akan diranking oleh guru, baik dari sisi gramatikanya, kekayaan leksikalnya maupun isi bacaannya juga. Agar siswa lebih terbantu dalam menulis essay yang benar-benar sesuai dengan situasi sebenarnya, maka siswa diarahkan untuk mengakses situs Ohio University CALL Lab menyediakan topik-topik untuk essay dengan alamat http://www.ohiou.edu/esl/project/index.html. Siswa diminta untuk mengeksplorasi essay tersebut dan apabila ada argumentasi yang meragukan, siswa dapat mengakses informasi dari situs tersebut atau situs lain yang berhubungan dengan topik tersebut.

5. A Description of a Festival of Ceremony

Internet yang berdasarkan defenisi umum merupakan multi cultural dan tanpa batas, merupakan sumber informasi yang terbaik untuk mengetahui adapt istiadat dan kebiasaan Negara lain di muka bumi ini. Berselancar di Internet dan mengekplorasi tradisi dan kebudayaan atau upacara-upacara yang belum diketahui, seperti sama dengan menonton film, mendengar musik tradisional atau gambar-gambar yang dapat memberikan pengalaman yang tak terlupakan bagi siswa.

Untuk mendeskripsi suatu festival atau perayaan yang lebih otentik dan bermakna, siswa dibimbing untuk mengekplotasi potensi yang ada di WWW. Siswa diminta untuk memilih salah satu festival atau perayaan yang dapat mereka telusur di www.tourism.com. Siswa diharuskan menulis kembali festival atau perayaan yang mereka pilih dan dilengkapi dengan gambar-gambarnya.

6. A Newspaper Report

Telah dijelaskan sebelumnya, bila membicarakan penelusuran informasi melalui Web maka sudah seharusnya informasi yang dicari adalah informasi yang sedang terjadi atau yang sedang hangat dibicarakan. Surat Kabar on-line merupakan sumber informasi virtual terkini yang dapat diperoleh secara gratis. Untuk mengakses indeks surat kabar dari berbagai penjuru dunia dapat mengakses www.onlinenewspaper.com. Siswa diminta untuk mencari berita terkini dan membuat ringkasan dari berita tersebut, membaca tajuk utama dan meminta mereka untuk membuatnya menjadi suatu kalimat yang utuh, memprediksi dan merekonstruksi isi dari suatu artikel, membandingkan penyajian berita yang sama dari surat kabar Negara lainnya. Selain itu, siswa diminta untuk mengamati kejadian di sekelilingnya, dan kemudian menulisnya dalam bentuk berita.

7. A Description of a Place

Web merupakan tempat yang tepat untuk mencari tempat yang belum pernah diketahui sebelumnya. Untuk itu, siswa diminta untuk mengakses situs www.travel.com atau www.go.com. Siswa diminta untuk mendeskripsikan tempat yang ingin mereka kunjungi itu. Selain itu, siswa diharuskan membuat pertanyaan-pertanyaan mengenai tempat yang mereka kunjungi tersebut.

Hampir sama dengan konsep Krajka di atas, Tan (2007) mengusung perpaduan konsep Cooperative Learning dan Teknologi Informasi dengan teknik membaca K-W-L.

1. K – what I Know – guru memandu siswa untuk brainstorming dengan apa yang mereka ketahui dengan suatu topik dan bagaimana cara mereka memperoleh informasinya. Kemudian, guru membantu siswa untuk mengeluarkan ide-idenya ke dalam kategori-kategori yang lebih umum.

2. W- what I Want – Selagi siswa memikirkan topik dan kategori umum dari suatu informasi, mereka harus membuat pertanyaan-pertanyaan dari topik yang ingin mereka ketahui.

3. L – what I’ve Learned – Siswa membaca teks (cetak atau elektronik) untuk menemukan jawaban dari pertanyaan mereka. Selama membaca, siswa akan memperoleh pengetahuan baru dari apa yang telah mereka pelajari. Mereka akan terus mencari jawaban dari bacaan lain yang mereka cari sendiri.

Prosedur pelajaran yang dikembangkannya dibagi menjadi dua bagian, yaitu:

1. Pre-Writing

Pelajaran ini diawali dengan penjelasan guru ke siswa tentang suatu topik yang akan mereka pelajari, misalnya Endangered Animal. Masing-masing siswa menulis salah satu tema sebagai berikut:

(a) A day in the life on endangered animal

b) My most memorable experience as a (nama dari suatu endangered animal, misalnya anak panda, dll)

(c) My most frightening experience as a (nama dari suatu endangered animal, misalnya harimau Sumatera, dll)

Setelah itu, guru menjelaskan bahwa mereka akan bekerja secara berpasangan untuk mencari informasi tersebut dan melakukan riset pada Web yang sesuai dengan topik dan nama binatang yang mereka setujui bersama. Selama riset, mereka diperkenankan untuk menelusur informasi yang relevan mengenai tempat, karakter, dan plot dari cerita yang mereka tulis. Setelah siswa memperoleh informasi tersebut, guru memilih salah satu endangered animal, misalnya harimau. Siswa disuruh untuk memberikan pendapatnya tentang harimau tersebut. Pendapat siswa tersebut diketik pada MS Word Document yang dipantulkan pada layar agar seluruh siswa bisa melihatnya. Keuntungan dari cara ini, guru dapat menghapus dan menyalin pendapat siswa tersebut secara langsung. Ketika siswa memberikan pendapatnya tentang harimau tersebut, guru membantu siswa untuk menyusun kembali ide-ide mereka ke dalam kategori-kategori tertentu, seperti:

(a) Physical Characteristics

(b) Natural Habitats

(c) Diet

(d) Social Habits (mating, Hierarchy, etc)

(e) Reasons why they are endangered

(f) Ways and efforts to save them

Guru kemudian menjelaskan bahwa kategori tersebut dapat dijadikan kata kunci untuk mencari informasinya di Internet. Pada tahap ini, siswa telah melangkah pada tahap K.

Dengan menggunakan Lembaran Strategi K-W-L per siswa, masing-masing anggota kelompok menggunakan kolom K untuk mencatat pengetahuan awal yang mereka peroleh. Masing-masing anggota membandingkan informasi yang mereka peroleh dan membuat pertanyaan-pertanyaan pada kolom W. Setelah itu, masing-masing anggota harus memutuskan pertanyaan-pertanyaan mana yang paling menarik untuk ditanyakan. Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, kelompok lain dapat mencari jawabannya melalui Internet. Jawaban yang ditemukan tersebut, kemudian dibagi dengan pasangannya. Masing-masing pasangan akan mencari pasangan dari kelompok lain yang sama binatangnya. Guru memilih beberapa orang siswa untuk menyajikan temuan-temuannya ke depan kelas. Siswa juga diminta untuk menjelaskan pertanyaan mana saja yang masih belum terjawab. Pertanyan-pertanyaan yang tak terjawab tersebut harus dicari jawabannya oleh setiap siswa melalui Internet. Jawaban-jawaban dari pertanyaan tersebut dimasukkan pada kolom L.

2. Writing

Guru meminta siswa untuk membuat pekerjaan rumah dengan menulis kembali bagaimana cara mereka memperoleh informasi selama melakukan riset. Siswa diminta membuat esay dalam bentuk draft yang telah diketik dan dapat ditambah dengan gambar-gambar. Esay yang telah ditulis tadi, kemudian diperiksa oleh anggota kelompoknya dengan menambahkan komentar (pada MS Word menggunakan perintah Insert Comment atau dengan menggunakan kode warna).

Kesimpulan

Perlu diingat bahwa penggunaan komputer dalam pengajaran bahasa bukan dimaksudkan sebagai alternatif pengajaran bahasa, melainkan hanya sebagai alat untuk mengajarkan bahasa. Penggunaan komputer akan memperkaya pengajaran bahasa itu sendiri, apalagi dipadukan dengan pemanfaatan Internet. Dengan Internet, siswa tidak saja memperoleh “mainan” baru, tetapi juga dapat memperoleh informasi lebih otentik dan menarik. Namun yang paling penting adalah bagaimana guru dapat secara aktif menggali potensi siswa dan memanfaatkan teknologi informasi untuk mencapai tujuan pengajaran yang telah ditetapkan secara inovatif dan menarik.

Bahan Bacaan

Belisle, Ron. Let E-mail Software Do the Work: Time Saving Features for the Writing Teacher. The Internet TESL Journal, Vol. III, No. 6. June 1997. http://www.iteslj.org/Techniques/Belisle-Email.

ERIC Digest. Computer Assisted Writing Instruction. http://www.ericdigest.org/2007

ERIC Digest. Computer-Assisted Language Learning: Current Programs and Projects. http://www.ericdigest.org/1993/language.htm. 2007

Kelly, Charles. How to Make a Successful ESL/EFL Teacher’s Web Page. http://www. aitech.ac.jp/~ckelly. 2007

Krajka, Jarek. Using the Internet in ESL Writing Instruction. http://iteslj.org/ Techniques/Krajka-WritingUsingNet.html. 2007

Muehleisen, Victoria. Projects Using the Internet in College English Classes. http://www.waseda.ac.jp/faculty/96050/index-e.html. 2007

Ravinchandran, T. in the Perspective of Interactive Approach: Advantages and Apprehensions. Rediff homepages. 2007

Tan, Gabriel. Using Cooperative Learning to Integrate Thinking and Information Technology in a Content-Based Writing Lesson. http://iteslj.org/Techniques/Tan-Cooperative.html

Trokeloshvili, David A. and Neal H. Jost. The Internet and Foreign Language Instruction: Practice and Discussion. http://iteslj.org/Articles/Trokeloshvili-Internet.html. 2007

Warschauer, Mark. Computers and Language Learning: An Overview. http://www.gse. uci.edu/faculty/markw/overview.html. 2007

---

* Disampaikan pada Seminar & Lokakarya Pengajaran Bahasa Inggris Berbasis Teknologi Informasi yang diselenggarakan oleh TEFLIN

** Pemerhati Masalah Pengajaran Bahasa Inggris dan Teknologi Informasi