Feeds:
Pos
Komentar

Perpustakaan merupakan bagian dari kehidupan masyarakat yang merefleksikan perubahan yang terjadi di masyarakat. Di akhir abad ke 20, di saat teknologi elektronik mulai memasuki babak baru di paradaban manusia, maka perobahanpun mulai terjadi. Angka dan huruf digital mulai muncul di mobil, tape, termometer, dan lain-lain. Sekolah-sekolah dan perguruan tinggi mulai terbiasa menggunakan keyboard dari pada mesin tik untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan guru atau dosen. Komputer lebih sering dimanfaatkan dari pada sebelumnya. Bahkan masyarakat sudah mulai terbiasa berinteraksi dengan peralatan elektronis bahkan dengan teknologi komunikasi, seperti iPod, handphone, dan internet.

Bila pemanfaatan teknologi informasi telah menjadi bagian dari kehidupan manusia, baik secara pribadi maupun kelompok, maka pada organisasi atau lembaga tempat mereka bekerjapun telah dipengaruhi oleh teknologi ini. Perilaku masyarakat yang serba ingin cepat juga berdampak pada pola mereka dalam mencari dan memanfaatkan informasi. Salah satunya adalah mereka membutuhkan informasi yang up to date, akurat, dan terpercaya yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.

Peran perpustakaan dalam masyarakat terus berkembang. Cara mayarakat berinterkasi dengan perpustakaan dan layanannya juga berkembang. Pustakawan harus mengikuti perkembangan teknologi dan memahami perilaku pemakai. Perobahan tersebut seharusnya mampu meningkatkan peran perpustakaan. Perpustakaan yang bertugas mengelola dan menyediakan informasi kepada pemakainya sepantasnya juga berkembang. Madden, Ford, dan Miller (2007) melakukan penelitian terhadap penggunaan sumber informasi oleh siswa dalam pelajaran Bahasa Inggris menunjukkan kecendrungan bahwa siswa akan termotivasi mengubah perilaku pencarian informasinya (information-seeking behaviour) apabila sumber-sumber informasi yang tersedia tidak lagi mampu menjawab kebutuhannya. Hasil penelitian yang dilakukan  oleh Haycock (2001) membuktikan bahwa kolaborasi antara guru, pustakawan dengan teknologi yang disediakan oleh perpustakaan mampu meningkatkan kemampuan siswa, bahkan pada siswa yang berlatar belakang ekonomi lemah sekalipun.

Dari hasil penelitian di atas dapat diartikan bahwa perobahan perilaku masyarakat akibat perkembangan teknologi informasi harus disikapi dengan cepat oleh perpustakaan dengan mengadopsi teknologi informasi dan komunikasi untuk memperkuat fungsi perpustakaan sebagai pusat belajar. Dalam buku pedoman penyelenggaran perpustakaan sekolah yang diterbitkan oleh IFLA/Unesco bekerjasama dengan Perpustakaan Nasional R.I. (2008) menyatakan perpustakaan sekolah menyediakan informasi dan ide yang merupakan fondasi agar berfungsi secara baik di dalam masyarakat masa kini yang berbasis informasi dan pengetahuan. Perpustakaan sekolah merupakan sarana bagi para murid agar terampil belajar sepanjang hayat dan mampu mengembangkan daya pikir agar mereka dapat hidup sebagai warga negara yang bertanggung jawab.

Thomas Frey, Direktur DaVinci Institute yang juga dikenal sebagai “Senior Futurist,” menulis makalah dengan judul “The Future of Libraries” (dapat diakses pada: www.davinciinstitute.com/ page.php?ID=120)  memberikan rekomendasi apa yang perlu dilakukan perpustakaan untuk menghadapi perobahan tersebut.

  1. Evaluasi pengalaman yang dihadapi perpustakaan.  Mulailah dengan menguji pandangan, ide, dan apa yang dipikirkan pemakai, kemudian temukanlah masalah dan pemecahannya.
  2. Perkembangan teknologi informasi baru.  Hampir setiap hari produk teknologi diperkenalkan dan terkadang pemakai sulit untuk memutuskan mana yang sesuai untuk mereka. Karena belum ada satupun lembaga yang mengurus masalah ini, maka peran ini merupakan peluang yang bagus untuk dilakukan oleh perpustakaan. Perpustakaan tidak hanya bertindak sebagai penyedian sumber-sumber informasi, tetapi juga mampu menjadi ahli untuk teknologi baru, seperti ciptakan bagian layanan informasi teknologi baru, rekrut staf yang ahli dengan teknologi agar pemakai dapat berkomunikasi dengan perpustakaan seputar teknologi, dan kembangkan pendidikan pemakai untuk teknologi baru.
  3. Himpun dan lestarikan “memories” dari pemakai perpustakaan.  Mulailah dengan mengabadikan foto-foto dari pemakai perpustakaan, kemudian himpun karya-karya lain yang berkaitan dengan pemakai. Jangan biarkan semua hilang.
  4. Ciptakan ruang kreativitas. Karena perkembangan perpustakaan masih misteri untuk 20 tahun yang akan datang, maka perpustakaan perlu menyediakan ruang kreativitas untuk pemakai dan pustakawan. Ruang kreativitas tersebut antara:
  • Ruang Blogger
  • Studio Seni
  • Studio Rekaman
  • Studio Video
  • Ruang Imajinasi
  • Ruang Teater-Drama

(sepenggal tulisan yang belum usai)

A. Pengertian Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno, yaitu ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen menurut  Stoner (1986) adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Manajemen melaksanakan kegiatan yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dilakukan melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya (Nickels, McHugh dan McHugh, 1997).

Namun, tidak semua pakar manajemen setuju dengan pendapat tersebut. Peter Drucker – salah seorang pakar manajemen – mengatakan bahwa dia tidak merasa nyaman dengan kata menejer karena mengandung makna atasan dan bawahan atau perintah. Lebih lanjut diakatakan bahwa menejer dan bawahan adalah rekan kerja. Dengan kata lain, menejer lebih sebagai pimpinan tim dan fasilitator daripada seseorang yang secara tradisional memberikan perintah dan melakukan pengawasan.

Manajemen selalu menyangkut orang karena definisi manajemen sendiri adalah pencapaian tujuan melalui orang lain. Namun definisi klasik yang dikemukan oleh Mary Parker Follet di atas agaknya perlu diubah sedkit. Indrajit & Djokopranoto (2006) mengusulkan perobahan tersebut menjadi “management is how to get things done with other people.” Orang lain atau karyawan tidak lagi dianggap dan diperlakukan sebagai “alat” atau “bawahan,” tetapi sudah menjadi mitra kerja.

Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.

B. Manajemen Perpustakaan Sekolah

Menurut Undang-undang No. 43 tahun 2007, perpustakaan sekolah merupakan salah satu jenis dari perpustakaan khusus. Ciri-ciri perpustakaan khusus, antara lain adalah diperuntukkan secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah, atau organisasi lain.

Perpustakaan sekolah menurut Standar Nasional Indonesia adalah perpustakaan yang berada pada satuan pendidikan formal di lingkungan pendidikan dasar dan menengah yang merupakan bagian integral dari kegiatan sekolah yang bersangkutan, dan merupakan pusat sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan. Definisi yang sama juga diungkapkan oleh Sulistyo-Basuki (1991) bahwa perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang tergabung pada sebuah sekolah , dikelola sepenuhnya oleh sekolah yang bersangkutan, dengan tujuan utama membantu sekolah untuk mencapai tujuan khusus sekolah dan tujuan pendidikan pada umumnya. Perpustakaan sekolah merupakan sarana bagi para murid agar terampil belajar sepanjang hayat dan mampu mengembangkan daya pikir agar mereka dapat hidup sebagai warga negara yang bertanggung jawab (IFLA, 2006).

Misi dari perpustakaan sekolah adalah menyediakan informasi dan ide yang merupakan fondasi agar berfungsi secara baik di dalam masyarakat masa kini yang berbasis informasi dan pengetahuan. Menurut Standar Nasional Indonesia, misi perpustakaan sekolah yaitu:

a)      menyediakan informasi dan ide yang merupakan fondasi agar berfungsi secara baik di dalam masyarakat masa kini yang berbasis informasi dan pengetahuan;

b)      merupakan sarana bagi murid agar terampil belajar sepanjang hayat dan mampu mengembangkan daya pikir agar mereka dapat hidup sebagai warga negara yang bertanggung jawab.

Dalam kaitannya dengan perpustakaan sekolah, manajemen perpustakaan sekolah pada dasarnya adalah proses mengoptimalkan kontribusi manusia, material, anggaran untuk mencapai tujuan perpustakaan. Karena perpustakaan sekolah sebagai sub sistem dari sebuah organisasi, dalam hal ini yaitu sekolah, tentunya tujuan perpustakaan sekolah harus terlebih dahulu didefinisikan secara jelas. Perpustakaan sekolah menurut Standar Nasional Indonesia bertujuan menyediakan pusat sumber belajar sehingga dapat membantu pengembangan dan peningkatan minat baca, literasi informasi, bakat serta kemampuan peserta didik. Pendefinisian secara operasional dari manajemen dapat dilakukan dalam bentuk program yang akan dilaksanakan beserta sasaran yang konkret dan operasional. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, maka kegiatan manajemen. perpustakaan sekolah dapat dilaksanakan atau. direalisasikan (Widiasa, 2007).

Untuk mencapai tujuan tersebut maka penyelenggara perpustakaan sekolah perlu memahmi prinsip dan fungsi manajemen dengan baik, sehingga visi, misi, dan tujuan yang ditetpkan oleh sekolah dapat tercapai dengan baik. Berikut ini akan dijelaskan fungsi manajemen yang dapat diterapkan pada perpustakaan sekolah.

1. Perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses analitis yang berhubungan dengan penilaian terhadap masa depan untuk menentukan tujuan yang hendak dicapai, dan mengembangkan berbagai alternatif untuk mencapai tujuan yang dimaksud (Stueart & Moran, 1987). Perencanaan dimaksudkan untuk mengantisipasi perubahan lingkungan yang terjadi pada saat itu dan perubahan yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.

Perpustakaan yang baik, perlu direncanakan dengan baik pula. Keberhasilan program kerja yang dibuat oleh perpustakaan, tergantung pada seberapa baik perpustakaan “menduga” perubahan yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Untuk itu diperlukan strategi yang melibatkan berbagai pihak dalam membuat perencanaan atau dalam konsep manajemen dikenal dengan istilah perencanaan strategis.

Perencanaan stategis adalah proses analisis, perumusan dan evaluasi beberapa strategi. Tujuan utamanya adalah agar suatu orgaisasi dapat melihat secara objektif berbagai kondisi internal dan eksternalnya, sehingga diperoleh suatu keputusan yang mendasar (Rangkuti, 1999). Dimana sebuah organisasi akan dibawa kemana di tahun-tahun mendatang dan bagaimana cara untuk sampai ke tujuan tersebut (McNamara, 1999). Perencanaan strategis terdiri dari beberapa bagian, yaitu pernyataan visi, misi, tujuan, dan sasaran. Untuk perpustakaan sekolah, visi, misi, tujuan, dan sasarannya harus sesuai dengan visi, misi, tujuan, dan sasaran lembaga induknya, yaitu sekolah.

King (1982) menyatakan bahwa bila para pustakawan ingin memanfaatkan perencanaan strategis, yang pertama harus dipahami adalah lingkungan mereka bekerja dan dimana perpustakaan tersebut berada. Kekuatan terbesar dari perencanaan strategis adalah terletak pada proses dimana administrator perpustakaan dapat menganalisa lingkungannya dan menghubungkan hasilnya dengan tujuan, sasaran, dan rencana masa depan organisasi.

Perencanaan strategis menurut (Prytherch, 1998) melalui beberapa tahapan, yaitu:

  • Menetapkan pernyataan misi
  • Menetapkan tujuan-tujuan
  • Memeriksa lingkungan eksternal
  • Memeriksan lingkungan internal
  • Melakukan analisis SWOT
  • Mendiskusikan beberapa pilihan strategis
  • Memilih strategi (berdasarkan visi, misi, tujuan, dan faktor lingkungan internal dan eksternal)
  • Mengimplementasikan

SWOT merupakan singkatan dan Strengths (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman). Kekuatan dan kelemahan merupakan bagian internal dari organisasi tersebut, sedangkan peluang dan ancaman adalah faktor eksternal dari organisasi tersebut. Analisis SWOT ditujukan untuk mengidentifikasi berbagai faktor untuk merumuskan strategi organisasi. Anaisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman.

a. Lingkungan Internal Perpustakaan

Menurut pendapat Parker (1983) dalam (Pertamasari, 2003) ada beberapa elemen dasar dari lingkungan internal yang dapat mempengaruhi perencanaan pengembangan perpustakaan, yaitu kondisi esensial perpustakaan, struktur organisasi, elemen infrastruktur, teknis operasioan, dan layanan pengguna. Elemen-elemen tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:

1)      Struktur organisasi

Bagan organisasi yang menjelaskan penempatan staf, pembagian bidang, pekerjaan, hubungan struktur administratif, serta struktur pelaporan tugas.

2)      Staf

Orang-orang yang bekerja di dalam organisasi. Jumlah dan tipe staf yang saat ini bekerja, cara merekrut, kualifikasi, kemampuan dan kualitas kerjanya, deskripsi pekerjaan, pendidikan, pelatihan, fasilitas, dan gaji.

3)      Koleksi dan akses

Bagaimana keadaan koleksi, jumlah seluruh koleksi, jumlah dalam jenis tertentu, cara mengakses koleksi

4)      Jenis layanan

Ragam jasa atau layanan yang disediakan perpustakaan

5)      Gedung

Fisik gedung, desain gedung, dan perlengkapannya

6)      Anggaran

Situasi keuangan, jumlah anggaran yang disediakan, sumber anggaran, macam penggunan anggaran, teknik penganggaran

7)      Pelayanan teknis

Pelayanan yang diberikan secara tidak langsung, seperti pengadaan, pengolahan, dan penyelesaian fisik koleksi, penyusuan koleksi di rak, dll.

b. Lingkungan Eksternal Perpustakaan

Beberapa faktor eksternal yang mempengaruhi pengembangan perpustakaan, antara lain:

1)      Geografi dan Iklim

Letk geografis dan iklim suatu daerah dapat mempengaruhi pengembangan suatu perpustakaan

2)      Sejarah dan Politik

Perpustakaan merefleksikan keadaan sosial dan politik suatu masyarakat yang memilikinya. Isu politik perlu dicermati apakah memberi peluang untuk mengembangkan perpustakaan atau tidak.

3)      Sosial dan Budaya

Budaya masyarakat dalam berkomunikasi sangat mempengaruhi berkembangnya suatu perpustakaan

4)      Ekonomi

Perlu diketahui beberapa indikator ekonomi yang ada pada saat itu, seperti besaran rata-rata pendapatan nasional, daya beli masyarakat, dll.

5)      Transportasi dan Telekomunikasi

Fasilitas transportasi dan telekomunikasi apa saja yang tersedia di lokasi perpustakaan

Setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap keberlangsungan organisasi, tahap selanjutnya adalah menyusun matriks SWOT berbentuk tabel ISFA (Internal Strategic Factors Analysis) dan ESFA (External Strategic Factors Analysis) yang dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi organisasi, sehingga dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki organisasi tersebut. Matriks tersebut membentuk empat set kemungkinan alternatif strategi, yaitu:

1)      Strategi SO

Memnafaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluangh sebesar-besarnya

2)      Strategi ST

Menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman

3)      Strategi WO

Memanfaatkan peluang yang ada dengan meminimalkan kelemahan

6)      Strategi WT

Meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman

 

Berikut ini adalah matriks SWOT yang dapat menggambarkan kondisi perpustakaan dan strategi yang digunakan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan.

ISFA

ESFA

Tentukan 5 – 10 faktor-faktor kekuatan internal Tentukan 5 – 10 faktor-faktor kelemahan internal
Tentukan 5 – 10 faktor-faktor peluang eksternal Strategi SO

Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang

Strategi WO

Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang

Tentukan 5 – 10 faktor-faktor ancaman eksternal Strategi ST

Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman

Strategi WT

Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman

 

2. Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasin termasuk fungsi pengisian staf yang sesuai untuk setiap tugas atau kedudukan. Pengisian staf atau karyawan perlu membedakan beberapa jenis karyawan yang bekerja di perpustakaan, yang masing-masing mempunyai tugas khas dan karakteristik sendiri-sendiri.

Beberapa ahli manajemen memandang bahwa unsur organisasi sangat penting. Dari unsur-unsur vang ada, maka tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik. Adapun unsur organisasi adalah sebagai berikut.

a.       Manusia artinya organisasi baru ada jika ada unsur manusia, jika ada manusia yang bekerja sama, ada yang memimpin dan ada yang dipimpin

b.      Sasaran, artinya organisasi baru ada jika ada tujuan yang dicapai secara bersama-sama.

c.       Tempat kedudukan artinya organisasi baru ada jika, ada tempat dan kedudukannya secara tetap ataupun secara sementara.

d.      Pekerjaan, artinya organisasi baru ada jika ada pekerjaan yang akan dikerjakan serta, adanya pembagian kerja secara jelas, apa dikerjakan siapa atau siapa. mengerjakan apa.

e.      Teknik, artinya organisasi baru ada jika terdapat unsur-unsur teknis.

f.        Struktur, artinya organisasi baru ada, jika ada hubungan antara manusia yang satu dengan yang lain sehingga tercipta organisasi.

g.       Lingkungan, artinya organisasi baru ada jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi misalnya sistem kerjasama sosial.

Apabila suatu organisasi hanya terdiri atas dua orang dan tujuan yang akan dicapai juga hanya sederhana, maka belum diperlukan struktur organisasi. Jika kelompok orang yang bekerjasama jumlah besar, dan tujuan yang akan dicapai luas, maka struktur organisasi yang tersusun rapi mutlak perlu. Struktur organisasi ialah suatu kerangka yang menunjukkan semua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi tersebut, serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota, organisasi yang melakukan tiap-tiap tugas kerja tersebut.

Struktur organisasi diperlukan untuk memberi wadah tujuan, misi, tugas pokok dan fungsi. Jika fungsi yang diselenggarakan berlangsung secara terus menerus, maka harus dilembagakan agar memungkinkan berlakunya fungsionalisasi yang menjadi landasan peningkatan efisiensi dan efektivitas organisasi. Fungsionalisasi menentukan orang-orang yang harus bekerjasama, serta pemrakarsa kerja sama tersebut. Secara fungsional seseorang bertanggung jawab atas suatu bidang dalam organisasi, dan memerlukan kerja sama dengan pemegang tanggung jawab bidang lain. Berikut ini diperlihatkan struktur organisasi sekolah.

Komite Sekolah

Perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar, kedudukannya sejajar dengan sumber belajar lainnya. Perpustakaan sekolah adalah unit kerja yang melakukan kegiatan/fungsi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan pendayagunaan materi perpustakaan untuk mendukung pembelajaran. Kegiatan dan fungsi tersebut dalam bidang perpustakaan dikelompokkan  menjadi dua, yaitu layanan teknis yaitu kegiatan pengadaan dan pengolahan materi perpustakaan; dan layanan pembaca yaitu kegiatan yang memberikan layanan kepada pengguna perpustakaan.

Untuk melaksanakan fungsi tersebut, perpustakaan sekolah dipimpin oleh kepala perpustakaan sekolah yang ditunjuk/ditetapkan berdasarkan surat tugas/surat keputusan kepala sekolah. Namun pengangkatan kepala perpustakaan harus mengikuti Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2008 yang menyatakan:

“Setiap sekolah/madrasah untuk semua jenis dan jenjang yang mempunyai jumlah tenaga perpustakaan sekolah/madrasah lebih dari satu orang, mempunyai lebih dari enam rombongan belajar (rombel), serta memiliki koleksi minimal 1000 (seribu) judul materi perpustakaan dapat mengangkat kepala perpustakaan sekolah/madrasah.”

 

Kepala perpustakaan bertanggung jawab kepada kepala sekolah. Kualifikasi kepala perpustakaan menurut SNI Perpustakaan Sekolah adalah tenaga perpustakaan sekolah atau tenaga kependidikan dengan pendidikan minimal diploma dua di bidang ilmu perpustakaan dan informasi atau diploma dua bidang lain yang sudah memperoleh sertifikat pendidikan di bidang ilmu perpustakan dan informasi dari lembaga pendidikan yang terakreditasi. Tetapi, kualifikasi yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2008 lebih tinggi dari SNI tersebut, terutama yang berasal dari jalur pendidik, dimana kepala perpustakaan sekolah/madrasah harus memenuhi syarat:

a.       Berkualifikasi serendah-rendahnya diploma empat (D4) atau sarjana (S1);

b.      Memiliki sertifikat kompetensi pengelolaan perpustakaan sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah;

c.       Masa kerja minimal 3 (tiga) tahun.

Tidak hanya kualifikasi pendidikan yang disyaratkan dalam peraturan trersebut, kompetensi yang harus dipenuhi oleh seorang kepala perpustakaan sekolah adalah Kompetensi Manajerial, Kompetensi Pengelolaan Informasi, Kompetensi Kependidikan, Kompetensi Kepribadian, Kompetensi Sosial, dan Kompetensi Pengembangan Profesi.

Untuk tenaga pelaksana pada perpustakaan sekolah, setiap perpustakaan sekolah/madrasah memiliki sekurang-kurangnya satu tenaga perpustakaan sekolah/madrasah yang berkualifikasi SMA atau yang sederajat dan bersertifikat kompetensi pengelolaan perpustakaan sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah. SNI perpustakaan sekolah juga menetapkan kualifikasi yang sama, dimana tenaga perpustakaan sekolah dengan pendidikan minimal pendidikan menengah serta memperoleh pelatihan kepustakawan dari lembaga pendidikan dan pelatihan yang terakreditasi. Tenaga perpustakaan sekolah termasuk tenaga teknis.

Berdasarkan penjelasan tersebut di atas, maka struktur organisasi perpustakaan sekolah, seperti yang ditetapkan dalam SNI Perpustakaan Sekolah adalah sbb:

 

Dari gambaran tersebut, jelaslah bahwa struktur organisasi perpustakaan sekolah berdasarkan fungsi, dimana setiap sub bagian merupakan fungsi dari masing-masing tugas di perpustakaan sekolah.

3. Penggerakkan

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, penggerakkan merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi penggerakkan justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa penggerakkan merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Tugas penggerakan adalah tugas mengerakkan seluruh manusia yang bekerja dalam perpustakaan sekolah agar masing-masing bekerja sesuai dengan tugas dan tanggungjawab yang telah ditetapkan dengan semangat dan kemampuan maksimal. Dengan kata lain, pergerakkan merupakan proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.

Dari pengertian di atas, penggerakkan tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam penggerakan ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa yakin akan mampu mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis. Kegiatan dalam fungsi pergerakkan antara lain:

  • Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
  • Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan
  • Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

 

4. Pengawasan

Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Pengawasan adalah pengamatan dan pengukuran untuk menentukan berhasil atau tidaknya pelaksanaan menurut perencanaan yang sudah ditetapkan. Proses ini dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia kepustakawanan yang dihadapi.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa :

“Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

 

Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu : (a) penetapan standar pelaksanaan; (b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan; (c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata; (d) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan (e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen. Dalam perspektif persekolahan, agar tujuan pendidikan di sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisien, maka proses manajemen pendidikan memiliki peranan yang amat vital. Karena bagaimana pun sekolah merupakan suatu sistem yang di dalamnya melibatkan berbagai komponen dan sejumlah kegiatan yang perlu dikelola secara baik dan tertib. Sekolah tanpa didukung proses manajemen yang baik, boleh jadi hanya akan menghasilkan kesemrawutan lajunya organisasi, yang pada gilirannya tujuan pendidikan pun tidak akan pernah tercapai secara semestinya.

Dengan demikian, setiap kegiatan pendidikan di sekolah harus memiliki perencanaan yang jelas dan realisitis, pengorganisasian yang efektif dan efisien, pengerahan dan pemotivasian seluruh personil sekolah untuk selalu dapat meningkatkan kualitas kinerjanya, dan pengawasan secara berkelanjutan.

 

 

Bibliografi

Badan Standardisasi Nasional. (2008). Standar Nasional Indonesia: Perpustakaan Sekolah. Jakarta: BSN.

IFLA. (2006). Pedoman perpustakaan sekolah. Roma: Unesco.

Indrajit, R. E., & Djokopranoto, R. (2006). Manajemen perguruan tinggi modern. Yogyakarta: Andi.

Kementerian Pendidikan Nasional. (2008). Peraturan Meteri Pendidikan Nasional No. 25 Tahun 2008.

King, W. R. (1982). Strategic planning for public service institution: what can be learned from business? New York: Haworth press.

McNamara, D. (1999). Basic description of strategic planning. Minessota: The MAPN.

Pertamasari, R. B. (2003). Aplikasi analisis SWOT terhadap pengembangan perpustakaan khusus: studi kasus pada Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Depok: Program Pascasarjana FIPB UI.

Prytherch, R. (Penyunt.). (1998). Gower handbook of library and information management. Vermont: Gower.

Rangkuti, F. (1999). Analisis SWOT teknik membedah kasus bisnis: reorientasi konsep perencanaan strategis untuk menghadapi abad 21. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Republik Indonesia. (t.thn.). Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007.

Stueart, R. D., & Moran, B. B. (1987). Library management. (Third, Penyunt.) Litleton: Libraries Unlimited.

Widiasa, I. K. (2007). Manajemen perpustakaan sekolah. Jurnal Perpustakaan Sekolah , 1 (1), 1-14.

 

 


* Disampaikan pada

Pendahuluan

Pendidikan adalah unsur penting dalam pembangunan. Sedemikian pentingnya, UNDP memasukkan unsur kualitas pendidikan dalam perhitungan Human Development Index. Menurut Human Development Report tahun 2005 yang dikeluarkan oleh UNDP pada tahun 2007, Indonesia menempati peringkat ke-107 pada kualitas sumber daya manusia. Nilai human development index Indonesia adalah 0,728 yang merupakan agregat dari indeks pendidikan (education index) sebesar 0,80, indeks harapan hidup (life expentancy index) sebesar 0,69 dan indeks produk domestik bruto (gross domestic product index) sebesar 0,58. Dengan nilai tersebut, maka Indonesia menempati kategori middle human development index.

Namun selama enam dekade sejak Indonesia merdeka, kualitas pendidikan Indonesia disinyalir hanya berjalan ditempat. Meskipun dalam konstitusi dasar terdapat kewajiban untuk menganggarkan sebesar 20 persen dana untuk pendidikan, namun realisasinya tidaklah demikian. Anggaran pendidikan pada tahun 2005 hanya sebesar 8-9 persen. Anggaran dalam APBN banyak digunakan untuk membayar utang.

Kondisi tersebut semakin memprihatinkan dengan tidak meratanya tingkat pendidikan di Indonesia yang banyak disebabkan oleh perbedaan kualitas pendidikan di setiap daerah. Kenyataan menunjukkan bahwa hampir semua sekolah yang memiliki reputasi baik, memiliki perpustakaan yang baik pula. Akses terhadap sumber pengetahuan lebih banyak dimiliki oleh institusi pendidikan di daerah daerah tertentu, terutama di pulau Jawa. Tantangan adalah, bagaimana meratakan akses ilmu pengetahuan ke institusi lain yang memiliki keterbatasan akses.

Sangat disadari bahwa perpustakaan merupakan salah satu komponen penting dalam menunjang terselenggaranya pendidikan yang berkualitas. Untuk mencapai hal itu, perpustakaan perlu menjalin kerjasama dan berbagai informasi antara satu dengan yang lainnya untuk memperluas jangkauan akses pengguna. Selain itu, kerjasama pertukaran data dapat mengurangi waktu dan biaya untuk mencari bahan pustaka di perpustakaan yang tersebar secara geografis. Kerjasama pertukaran data dapat merintis interlibrary loan yang pada akhirnya dapat meningkatkan penetrasi dan kualitas ilmu pengetahuan dan budaya di masyarakat.

Akan tetapi, menghubungkan perpustakaan di Indonesia, bahkan di Sumatera Barat bukan merupakan hal yang mudah. Setiap perpustakaan biasanya mengimplementasikan sendiri sistem informasi menurut kebutuhan masing-masing. Hal ini menjadikan setiap sistem perpustakaan yang ada berbeda-beda dan sulit untuk disatukan. Selain itu, kepemilikan data serta keamanan data yang dipertukarkan menjadi penghalang perpustakaan untuk menyediakan datanya agar bisa diakses oleh yang lain. Paling tidak ada empat hal yang menjadi penyebab sulitnya mewujudkan pertukaran data perpustakaan di Indonesia.

  1. Penggunaan platform perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda-beda di setiap perpustakaan.
  2. Arsitektur dan bentuk penyimpanan data yang berbeda-beda
  3. Kultur kepemilikan data yang kuat dan posessive
  4. Kekhawatiran akan masalah keamanan data

Selain itu, kondisi perpustakaan sekolah pada umumnya masih sangat memprihatinkan. Minimnya koleksi, kurangnya Sumber Daya Manusia yang handal, terbatasnya anggaran dan penentu kebijakan merupakan  kendala untuk meningkatkan mutu layanan perpustakaan. Salah satu upaya untuk mengatasi kendala tersebut ialah dengan membangun kerjasama antar perpustakaan. Hal ini sangat diperlukan dalam rangka untuk pengembangan layanan perpustakaan. Perpustakaan sebagai pusat informasi dan dokumentasi tidak hanya mampu mengadakan dan menyediakan informasi tetapi yang terpenting ialah bagaimana informasi yang  tersedia dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pengguna.

Pentingnya Jaringan Kerjasama antarPerpustakaan

Jaringan perpustakaan (library networking) adalah kumpulan perpustakaan yang melayani sejumlah badan, instansi atau lembaga atau melayani berbagai instansi yang berada di bawah wilayah hukum tertentu (yurisdiksi) dan memberikan sejumlah jasa sesuai dengan rencana terpadu untuk mencapai tujuan bersama. Berarti jaringan perpustakaan merupakan suatu sistem hubungan antar perpustakaan, yang diatur dan disusun menurut berbagai bentuk persetujuan, yang memungkinkan komunikasi dan pengiriman secara terus menerus informasi bibliografis maupun informasi-informasi lainnya, baik berupa bahan dokumentasi maupun ilmiah. Selain itu, jaringan perpustakaan juga menyangkut  pertukaran keahlian, menurut jenis dan tingkat yang telah disepakati. Jaringan ini biasanya berbentuk organisasi formal, terdiri atas dua perpustakaan atau lebih, dengan tujuan yang sama. Untuk mencapai tujuan tersebut, disyaratkan untuk menggunakan teknologi telekomunikasi dan komputer atau TI.

Kerjasama perpustakaan dalam bentuk jaringan ini penting agar semua informasi yang tersedia dapat dimanfaatkan bersama secara maksimal bagi pemakai. Manfaat jaringan tersebut antara lain: menyediakan akses yang cepat dan mudah meskipun melalui jarak jauh; menyediakan akses pada informasi yang tak terbatas dari berbagai jenis sumber; menyediakan informasi yang lebih mutakhir yang dapat digunakan secara fleksibel bagi pemakai sesuai kebutuhannya; serta memudahkan format ulang dan kombinasi data dari berbagai sumber.

Pengertian kerjasama perpustakaan sekolah artinya kerjasama yang melibatkan 2 perpustakaan sekolah atau lebih. Kerjasama ini diperlukan karena tidak satu pun perpustakaan sekolah dapat berdiri sendiri dalam arti koleksinya mampu memenuhi kebutuhan informasi pemakainya. Perpustakaan sebesar Library of Congress pun dengan butir koleksi sebesar 95 000 000 pun masih mengandalkan pada kerjasama antarperpustakaan untuk memenuhi informasi pemakainya. Dengan demikian bagi perpustakaan sekolah yang lebih kecil koleksinya, kerjasama antarperpustakaan sekolah merupakan syarat mutlak untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakainya.

Kerjasama perpustakaan sekolah dilakukan berdasarkan konsep bahwa kekuatan dan efektivitas kelompok perpustakaan sekolah akan lebih besar dibandingkan dengan kekuatan dan efektivitas perpustakaan sekolah masing-masing. Prinsip ini dikenal dengan sinergi artinya gabungan beberapa kekuatan akan lebih besar daripada kekuatan masing-masing. Misalnya ada 4 pustakawan (A,B,C dan D), masing-masing hanya kuat memanggul beras seberat 50 kilogram jadi jumlahnya 200 kg. Namun bila A, B, C dan D bersama-sama mengangkat beras, maka jumlah beras yang dipanggulnya lebih dari 200 kg katakanlah 220 kg. Demikian pula dengan konsep kerjasama perpustakaan sekolah dapat dirumuskan sebagai berikut: K (P1 + P2 + … + Pn> K P1 + KP2 + … +K Pn dengan pengertian bahwa K adalah kekuatan dan efektivitas, P1 + P2 + … + Pn adalah masing-masing kekuatan dan efektivitas masing- masing perpustakaan sekolah. Bila kekuatan dan efektivitas kelompok lebih besar daripada kekuatan dan efektivitas masing-masing
perpustakaan sekolah maka kerjasama perlu dilakukan. Bilamana efektivitas dan kekuatan gabungan perpustakaan sekolah sama dengan kekuatan dan efektivitas masing-masing perpustakaan sekolah, maka kerjasama perpustakaan sekolah perlu ditanyakan. Situasi itu dirumuskan sebagai berikut: K (P1 + P2 + … + Pn) = K P1 + KP2 + … +K Pn. Dalam hal kekuatan dan efektivitas gabungan perpustakaan sekolah
lebih kecil daripada kekuatan dan efektivitas masing-masing perpustakaan sekolah, maka kerjasama tidak perlu dilakukan. Situasi tersebut dirumuskan sebagai
K (P1 + P2 + … + Pn) < K P1 + KP2 + … +K Pn 2.

Jaringan adalah kerjasama antara perpustakaan dengan badan lain di luar perpustakaan untuk menyediakan data dan informasi bagi pemakai  dengan tidak memandang asal data dan informasi tersebut. Jaringan ini dapat bersifat formal maupun informal. Jaringan informasi informal terdapat pada berbagai jaringan dokumentasi dan informasi di Indonesia, yang bekerja sama tanpa ada pernyataan tertulis di antara peserta.

Gagasan Jaringan Kerjasama Perpustakaan Sekolah

Berdasarkan pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa jaringan perpustakaan diisyaratkan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Tetapi, apakah mungkin membentuk jaringan kerjasama perpustakaan tanpa memerlukan perangkat tenologi informasi? Kenyataannya hanya beberapa perpustakaan sekolah saja yang baru memulai memanfaatkan teknologi informasi untuk kegiatan perpustakaannya. Bahkan, berdasarkan data dari Dinas Pendidikan Sumatera Barat tahun 2004/2005 seperti terlihat pada tabel di bawah ini, dari 4.819 sekolah (SD, SMP, SMA, dan SMK) yang berada di Sumatera Barat, hanya 1.352 sekolah yang memiliki perpustakaan.

TABE 1 : JUMLAH PERPUSTAKAAN SEKOLAH

SEKOLAH JUMLAH SEKOLAH SEKOLAH YANG MEMILIKI PUSTAKA
JUMLAH(UNIT GEDUNG) %
SD 3.969 757 19,07
SMP 483 365 75,57
SMA 213 152 70,70
SMK 154 78 51,31

Sumber: Profil Pendidikan Sumbar 2004/2005

Pertanyaan selanjutnya, sudah perlukah jaringan kerjasama tersebut? Jawabannya bisa sangat beragam. Tergantung dari sudut pandang dan kepentingan pada saat itu. Bila sepakat bahwa keberadaan perpustakaan sangat membantu peningkatan mutu pendidikan, maka jaringan kerjasama tersebut sangat diperlukan. Sebaliknya, bila mutu pendidikan dapat ditingkatkan tanpa perpustakaan, maka jaringan kerjasama tidak akan ada manfaatnya.

Bila mutu pendidikan diukur dari keberhasilan siswa dalam Ujian Nasional (UN), maka mutu pendidikan di Sumatera Barat tertinggal dari provinsi lain. Berdasarkan data Balitbang Depdiknas, peringkat lulus Ujian Nasional SMP/MTs, SMA/MA dan SMK Sumatera Barat belum juga mampu berada di peringkat sepuluh besar. Pada table 2 dapat kita lihat posisi Sumatera Barat untuk tingkat nasional dan pada Tabel 3 posisi Sumatera Barat untuk Wilayah Sumatera.

TABEL 2 :  POSISI SUMATERA BARAT DI TINGKAT NASIONAL

PADA UJIAN NASIONAL (UN)

TAHUN PELAJARAN PERINGKAT LULUS PESERTA UN (UJIAN PERTAMA)
SMP/MTs/SMP TERBUKA SMA/MA/SMK
2002/2003 27 28
2003/2004 17 17
2004/2005 16 13

Sumber: Balitbang Depdiknas

TABEL 3 : POSISI SUMATERA BARAT DI WILAYAH SUMATERA

PADA UN TH. 2004/2005

PROPINSI PERINGKAT

SMP/MTs/SMP TERBUKA

PESERTA(ORANG) TIDAK LULUS(ORANG) %
SUMATERA UTARA 1 226.114 16.787 7,42
SUMATERA SELATAN 2 101.770 9.486 9,32
RIAU 3 68.553 11.476 16,74
SUMATERA BARAT 4 72.263 12.815 17,73
LAMPUNG 5 111.499 21.019 18,85
SMA/MA
SUMATERA SELATAN 1 49.189 5.659 11,50
SUMATERA UTARA 2 106.879 18.725 17,52
RIAU 3 32.396 6.514 20,11
SUMATERA BARAT 4 38.604 7.937 20,56
KEPULAUAN RIAU 5 5.551 1.344 24,21
SMK
BANGKA BELITUNG 1 94.503 8.001 8,47
SUMATERA UTARA 2 56.988 11.737 20,60
SUMATERA SELATAN 3 15.207 3.354 22,08
SUMATERA BARAT 4 15.542 3.759 24,19
LAMPUNG 5 19.687 5.043 25,62

Sumber: Balitbang Depdiknas

Beberapa sekolah sudah mulai berinisiatif membentuk jaringan kerjasama. Pada tahun 2006, sebanyak 75 orang pekerja Informasi sekolah membentuk Asosiasi Pekerja Informasi Sekolah Indonesia (APISI) di Hotel Sahira, Bogor pada Sabtu. Pertemuan sehari pengelola perpustakaan sekolah, umumnya berasal dari perpustakaan sekolah swasta di Indonesia.

Di Sumatera Barat, gagasan untuk melakukan kerjasama sejenis belum pernah terealisasi. Masalah utama adalah ketidakpahaman pengguna perpustakaan terhadap manfaat dari kerjasama tersebut. Selain itu, kurang berperan aktifnya Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) untuk mendorong terbentuknya jaringan kerjasama antarperpustakaan sekolah.

Jaringan kerjasama tidak selalu memerlukan teknologi informasi, seperti internet. Secara sederhana, masing-masing perpustakaan menghimpun koleksi unik yang mungkin tidak dimiliki oleh perpustakaan lainnya. Misalkan saja setiap perpustakaan dapat menghimpun setiap karya ilmiah yang ditulis oleh guru-guru sekolah tersebut ke dalam bentuk media digital (compact disc), maka koleksi tersebut dapat ditukarkan dengan koleksi perpustakaan lainnya.

Tetapi dengan semakin banyaknya pengetahuan yang tersebar dalam file-file flat tersebut, ditambah lagi tersedianya berbagai macam format dokumen elektronik, masalah kembali muncul yaitu sulitnya pengorganisasian, membuat pertanyaan, membuat dokumen ebook, kecepatan pencarian ulang, dan mengatur pengetahuan dalam file-file flat yang berbeda format dalam jumlah banyak ke dalam satu wadah yang sederhana.

Ide untuk mengumpulkan ilmu pengetahuan dari sumber-sumber yang berbeda ke dalam satu wadah adalah aplikasi database manajemen pengetahuan dalam bentuk “relational database” yang dapat digunakan untuk belajar di rumah, di sekolah dan di perusahaan. Keuntungan menyimpan pengetahuan dalam suatu database adalah:

  • Hemat uang:

Satu keping DVD mampu menyimpan kumpulan soal setara dengan 555 kg kertas sehingga menghemat kertas dan tinta untuk mencetak.

  • Hemat waktu:

Guru-guru dapat menggunakan waktunya lebih produktif dengan meringkas mata pelajaran. Ringkasan mata pelajaran bisa digunakan ulang untuk tahun ajaran berikutnya sehingga tidak perlu membuat ulang dari awal kecuali melakukan revisi, yang bisa dilakukan dengan cepat dan mudah karena pengetahuan disimpan dalam satu tempat yaitu database.

  • Belajar Cepat:

Mempelajari ilmu pengetahuan langsung dari pertanyaan-pertanyaan dan pembahasannya adalah salah satu teknik belajar cepat yang dapat diterapkan dan dapat meningkatkan keingintahuan peserta didik. Kembangkan keingintahuan dan dapatkan pengetahuan dengan cepat.

  • Perpustakaan:
    Kumpulan pengetahuan disimpan di laboratorium komputer sekolah yang bisa diakses oleh siswa untuk bahan belajar. Jika telah tersedia kumpulan pengetahuan dalam bentuk database, maka sekolah telah mempunyai perpustakaan elektronik yang jauh lebih menyenangkan bagi murid untuk belajar.
  • Kerjasama dan Kecepatan:

Jika sekolah-sekolah dapat saling bertukar database, maka perpustakaan elektronik akan tumbuh besar dan lengkap dalam waktu yang cepat.

Skenario yang pernah digagas oleh BOCSoft eQuestion adalah  menghimpun pengetahuan yang menjadi kekuatan di masing-masing sekolah. Jika terdapat 100 sekolah yang masing-masing memiliki kumpulan database pengetahuan dan saling bertukar database, maka dalam tempo singkat mereka telah membangun perpustakaan elektronik yang besar.

Fleksibilitas yang ada dalam “relational database” memungkinkan  menggabungkan isi dari satu database dengan database lainnya. Hal ini tidak mungkin dilakukan pada format elektronik seperti .txt, .pdf atau format dokumen lainnya, apalagi menggunakan kertas seperti pada buku.

Untuk kepentingan yang jauh lebih besar, mudah-mudahan institusi pendidikan tidak hanya bisa berkompetisi tetapi juga bisa berkolaborasi untuk saling berbagi sehingga mereka yang mempunyai keunggulan SDM dalam bidang ilmu tertentu dapat menularkannya kepada SDM sekolah-sekolah yang lain.

Bayangkan dampaknya bila kumpulan-kumpulan pengetahuan tersebut ditempatkan dalam suatu situs internet dan bisa diakses oleh masyarakat luas. Akan tersedia kumpulan pengetahuan yang besar, lebih menyenangkan untuk belajar dan lebih murah didapat. Ini akan membantu sekali untuk percepatan belajar dan mengajar.

Kesimpulan

Tujuan dari jaringan kerjasama antarperpustakaan sekolah adalah untuk meningkatkan mutu pendidikan tersebut. Namun, usaha ke arah tersebut masih belum optimal dilakukan, baik oleh Perpustakaan Daerah yang bertindak sebagai pembina perpustakaan, Pemerintah Daerah, maupun oleh Ikatan Pustakawan Indonesia. Padahal sangat disadari bahwa hampir semua perpustakaan memiliki masalah yang sama, yaitu keterbatasan, koleksi, anggaran dan SDM. Menoptimalkan jaringan kerjasama merupakan salah satu solusi untuk mengatasi keterbatasan tersebut. Kalau ada niat, sesuatu yang dianggap tak mungkin, bisa saja terwujudkan.

Daftar Bacaan

Aji, Rizal Fathoni dan Wahyu C. Wibowo (2006). Arsitektur Pertukaran Data Perpustakaan di Indonesia. Jakarta: Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia.

Ari, Kunthi (2008). Peningkatan Layanan Perpustakaan Sekolah melalui Jaringan Kerjasama. http://media.diknas.go.id/media/document/4846.pdf. diunduh pada tanggal 24 oktober 2008; pukul 01.25

http://www.pnri.go.id/official_v2005.4/activities/news/index.asp?box=detail&id=200682995728

Muttaqien, Ariep (2006). Membangun Perpustakaan Berbasis Konsep Knowledge Management : Transformasi Menuju Research College dan Perguruan Tinggi Berkualitas Internasional. Jakarta: Fakultas Teknik Universitas Indonesia.

Rusmana, Agus (2005). Pengembangan Perpustakaan Sebagai Pendukung Pembangunan Masyarakat Berkualitas dan Produktif. Disampaikan dalam Seminar Nasional “Pengembangan Perpustakaan Untuk Meningkatkan Kualitas dan Produktifitas Sumber Daya Manusia” Bandung, 30 Agustus 2005

Sulistyo-Basuki (1996). Kerjasama dan Jaringan Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud.

Sulistyo-Basuki (2008).  Konsorsium, kolaborasi, kerjasama atau jaringan perpustakaan sekolah? http://groups.yahoo.com/group/indonesianschoollibrarian/message/5

Teknologi Informasi dalam Sistem Jaringan Perpustakaan Perguruan Tinggi. http://be-a-webmaster.blogspot.com/ diunduh pada tanggal 24 oktober 2008; pukul 01.15

Fahmi, Ismail dkk. Kiat Sederhana Menuju Jaringan Perpustakaan.  http://www.google. co.id/


[*] Disampaikan pada Rapat Koordinasi Perpustakaan seSumatera Barat, tanggal 28 Oktober 2008 di Perpustakaan Daerah Sumatera Barat

Latar Belakang

Peradaban manusia dibangun berdasarkan informasi yang berasal dari hasil pikir manusia sebelumnya, sehingga setiap generasi dapat mengembangkannya dan membangun sebuah peradaban baru, demikian seterusnya. Oleh karenanya setiap individu mempunyai tanggung jawab untuk berbagi hasil pikirnya demi kemajuan dan kebaikan masyarakatnya, bangsanya dan negaranya.

Di sisi lain, keanekaragaman suku bangsa Indonesia juga akan menghasilkan karya budaya bangsa yang beranekaragam pula baik bentuk maupun jenisnya, seperti tarian, nyanyian, karya seni rupa dan lain sebagainya yang secara keseluruhan merupakan potensi nasional yang perlu dilindungi dan dilestarikan sebagai sumber dari kekayaan intelektual Indonesia.

Sangat disadari bahwa ilmu pengetahuan berkembang dari waktu ke waktu. Perkembangan tersebut dapat dilihat dari semakin banyaknya literatur yang diterbitkan, baik oleh penerbit swasta maupun pemerintah. Penerbitan ini lebih ditujukan untuk memperkaya informasi masyarakat. Bahkan, hasil karya seni telah banyak direkam dalam berbagai media sebagai alat untuk menginformasikan hasil karya tersebut.

Karya-karya manusia tersebut tentu perlu dikelola dengan baik agar jejak rekam karya anak bangsa tersebut dapat terus ditemukan oleh generasi selanjutnya. Kalau tidak, dikuatirkan rekaman peristiwa yang telah dihasilkan oleh berbagai lembaga tersebut akan sulit ditemukan kembali, sehingga terjadinya kehilangan informasi.

Mengingat betapa pentingnya mengelola karya cetak dan karya rekam tersebut maka Pemerintah Republik Indonesia memandang perlu menyusun suatu perangkat hukum yang mengatur tata cara penyerahan karya cetak dan karya rekam tersebut kepada lembaga yang ditunjuk dan berkompeten untuk mengelola karya tersebut. Pada tahun 1990, Pemerintah Republik Indonesia menerbitkan Undang-undang No. 4 tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam dan Peraturan Pemerintah Nomor 70 Tahun 1990, Tentang Peraturan Pelaksana Undang-undang Nomor 4 Tahun 1990.

Dalam Undang-undang tersebut dijelaskan bahwa setiap penerbit yang ada di wilayah Negara Republik Indonesia wajib menyerahkan 2 (dua) buah cetakan dari setiap judul karya cetak yang dihasilkan kepada Perpustakaan Nasional (Perpusnas) dan sebuah kepada kepada Perpustakaan Daerah (Perpusda) di ibukota Provinsi yang bersangkutan selambat-lambatnya 3 bulan diterbitkan. Dengan demikian setiap penerbit ”diharuskan” menyerahkan karya-karyanya ke lembaga yang telah ditunjuk tersebut. Bahkan Undang-undang tersebut juga mengatur tentang sanksi yang dikenakan kepada setiap penerbit yang tidak menyerahkan karyanya.

Kenyataanya menurut Dra Hj. B. Rohimah dari Direktorat Deposit Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional R.I. bahwa masih banyak penerbit yang belum menyerahkan karyanya ke Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Daerah. Bila demikian, apa yang menjadi kendala pelaksanaan UU No. 4 tahun 1990 tersebut?

Manfaat UU No, 4 tahun 1990 bagi Penerbit

Secara umum manfaat yang diperoleh oleh negara terhadap pelaksanaan Undang-undang tersebut adalah terhimpun dan terdatanya karya-karya yang diterbitkan oleh setiap penerbit. Di sisi penerbit dengan diserahkannya karya-karya yang mereka hasilkan ke Perpustakaan Nasional dan perpustakaan daerah maka secara tidak langsung mereka telah melakukan promosi gratis.

Perpustakaan Nasional secara berkala menerbitkan Bibliografi Nasional Indonesia (BNI) yang memuat karya-karya yang telah dipublikasikan di seluruh Indonesia. Bibliografi tersebut disebarkan ke seluruh perpustakaan daerah dan pusat-pusat informasi lain di Indonesia. Di setiap perpustakaan daerah, bibliografi ini kemudian dipajang di ruang referensi dan rak pajangan lainnya yang mudah dijangkau oleh pemakainya. Dapat dibayangkan apabila satu perpustakaan daerah setiap harinya melayani rata-rata 500 orang, dan 1% diantaranya menggunakan bibliografi untuk memenuhi kebutuhan informasinya, maka ada 5 orang setiap harinya yang melihat dan menemukan karya-karya yang terdapat dalam bibliografi tersebut.

Selain itu, Direktorat Deposit Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional R.I. secara berkala menerbitkan Daftar Bahan Pustaka Deposit yang tedapat di perpustakaan. Bahkan data tersebut sudah dapat diakses melalui internet. Dengan demikian, pemakai mengetahui koleksi terbaru apa saja yang telah diterbitkan.

Koleksi deposit tersebut disimpan dan dipajang bukan untuk dipinjam dibawa pulang oleh pemakai perpustakaan. Pemakai hanya diperkenankan melihat dan membaca koleksi tersebut di ruang baca khusus deposit. Data peminjaman yang dibaca di tempat tersebut dicatat sehingga dapat diketahui buku atau rekaman apa saja yang paling banyak dipinjam oleh pemakai. Data tersebut digunakan oleh perpustakaan sebagai informasi pengadaan. Bagi pemakai sendiri, apabila mereka tertarik dengan koleksi tersebut, mereka dapat membelinya di toko buku.

Implementasi UU No, 4 tahun 1990 di Sumatera Barat

Dalam pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam pada Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, dilakukan dalam 3 (tiga) kegiatan, diantaranya pengumpulan karya cetak dan karya rekam sebagai koleksi deposit, pengelolaan karya cetak dan karya rekam sebagai koleksi deposit serta pendayagunaan karya cetak dan karya rekam sebagai koleksi deposit.

  1. Pengumpulan Karya Cetak dan Karya Rekam sebagai Koleksi Deposit Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat.

Ada 4 (empat)  tata cara dalam pengumpulan karya cetak dan karya rekam sebagai koleksi deposit Badan Perpustakaan provinsi Sumatera Barat, sebagai berikut:

  1. Pengidentifikasian para sasaran wajib serah simpan karya cetak dan karya rekam yang ada di wilayah provinsi Sumatera Barat.
  2. Penyusunan daftar nama orang, persekutuan atau badan usaha yang menghasilkan karya cetak dan karya rekam di provinsi Sumatera Barat yang merupakan sasaran wajib serah karya rekam di Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat, serta alamat dari para wajib serah karya rekam tersebut yang dapat dihubungi.
  3. Pengiriman surat pemberitahuan tentang kewajiban serah simpan karya cetak dan karya rekam kepada para wajib serah karya cetak dan rekam dengan melampirkan Undang-undang No.4 Tahun 1990 dan Peraturan Pemerintah No.70 Tahun 1991 serta menjelaskan mengenai isi dari undang-undang dan peraturan pemerintah tersebut agar para wajib serah simpan karya cetak dan karya rekam sadar akan kewajibannya untuk menyerahkan karya cetak dan karya rekam yang dihasilkannya kepada Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Selain itu, juga dimuat mengenai ketentuan-ketentuan bahwa terhadap pengusaha rekaman suara yang menerima surat pemberitahuan tersebut agar bersedia menyerahkan hasil karya rekamnya pada Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dalam Pasal 8 ayat (2) Undang-undang No.4 Tahun 1990 bahwa penyerahan hasil karya cetak dan karya rekam tersebut selambat-lambatnya 90 (sembilan puluh) hari sejak disebar luaskan atau dipasarkan.
  4. Pembentukan tim hunting atau pelacak karya cetak dan karya rekam. Tim hunting atau pelacak karya cetak dan karya rekam dibentuk melalui rapat kerja yang dipimpin oleh Kepala Bidang Deposi Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Tujuan dibentuknya tim hunting ini adalah untuk menindaklanjuti surat pemberitahuan kewajiban serah simpan karya cetak dan karya rekam, serta mendapatkan karya-karya rekam yang dihasilkan oleh pengusaha rekaman tersebut sebagai kewajiban serah simpannya. Kegiatan pelacakan ini dilakukan pada setiap jenis karya cetak dan karya rekam yang telah beredar dipasaran serta melakukan kunjungan langsung ke sasaran wajib serah karya cetak dan karya rekam yang berada di provinsi Sumatra Barat. Pelacakan langsung ke sasaran ini dilakukan dengan pendekatan dan penjelasan mengenai kewajiban serah simpan karya cetak dan karya rekam pada bidang deposi Badan Perpustakaan Provinsi Sumatra Barat. Setelah dilakukan kegiatan pelacakan maka tim pelacak karya rekam membuatkan berita acara kegiatan yang akan dilaporkan pada Kepala Bidang Deposit. Dari hasil pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam pada bidang deposit Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat telah diterima beberapa hasil karya rekam dari beberapa pengusaha rekaman yang berada di wilayah provinsi Sumatra Barat, daftar karya rekam tersebut adalah:
No Nama sasaran wajib serah karya rekam Tahun berdiri Jumlah karya rekaman suara yang sudah diserahkan
1. Carolin record 1992 _
2. Edo record 1999 _
3. Gita Virma record 1994 11
4. Kreatif record 1995 _
5. Marta Linda record 2001 _
6. Minang record 1995 31
7. P.H Entertainment 2000 _
8. Pitunang record 1993 11
9. Sinar Padang record 1992 32
10. Tanama record 1982 43
J u m l a h 128

Sumber: Syandra, Roni. (2006). Efektifitas Undang-undang No.4 Tahun 1990 Tetang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam terhadap Pelaksanaan Serah Simpan Karya cetak dan karya rekam di Badan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Padang: UBH.

  1. Pengelolaan Karya cetak dan karya rekam Sebagai Koleksi Deposit Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat.

Terhadap karya cetak dan karya rekam yang diterima oleh bidang deposit Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat dilakukan proses inventaris, yaitu dengan membuat deskripsi bibliografis tiap karya cetak dan karya rekam yang diterima dan dibuatkan nomor panggil yang digunakan untuk mengetahui berapa judul yang telah diterima untuk setiap jenis karya cetak dan karya rekam pada tahun tertentu serta sebagai pedoman penyimpanan agar memudahkan penemuan kembali karya rekam tersebut untuk pendayagunaannya.

Setelah itu, karya cetak dan karya rekam disimpan di lemari dengan bahan kaca atau lemari kaca. Penggunaan lemari kaca juga dapat mempermudah untuk menemukan karya cetak dan karya rekam yang akan didayagunakan. Apabila pemakai perpustakaan ingin menggunakan koleksi tersebut, mereka terlebih dahulu mengisi buku tamu pada bidang deposit perpustakaan dengan mencantumkan nama, pekerjaan, status pendidikan, alamat serta tandatangan.

Permasalahan Pelaksanaan Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat.

Dari hasil penelitian penulis pada bidang deposit Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat dan  pada dua Perusahaan rekaman yang berdomisili di kota Padang, ada beberapa temuan permasalahan dalam pelaksanaan Undang-undang No.4 Tahun 1990 di propinsi Sumatera Barat khususnya dalam pelaksanaan serah simpan karya rekam suara, diantaranya:

1. Permasalahan pada para wajib serah simpan karya rekam

Dimana masih kurangnya kesadaran para wajib serah simpan karya rekam suara untuk mengantarkan langsung atau mengirimkan hasil karya rekam suaranya pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat. Sehingga penyerahan karya rekam suara perlu dijemput langsung oleh tim hunting Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat, dengan mendatangi para wajib serah simpan karya suara. Jika tim hunting tidak menjemput langsung hasil karya rekaman tersebut, maka pelaksanaan serah simpan karya rekam tidak dapat terlaksana.

2. Permasalahan Pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat.

Permasalahan pertama adalah terbatasnya biaya operasional tim hunting, sehingga pelaksanaan hunting hanya dilakukan sekali dalam setahun saja. Permasalahan kedua yaitu secara administratif, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah tidak secara berkelanjutan menyurati penerbit supaya menyerahkan karya-karya yang telah diterbitkannya ke perpustakaan.

  1. Permasalahan dalam Penerapan Sanksi

Khususnya dalam penerapan sanksi terhadap para wajib serah simpan karya rekaman suara di Propinsi Sumatera Barat, tidak berjalan sebagaimana mestinya. Karena selama ini tim pemantau dan pengawas pelaksanaan serah simpan karya rekaman suara Sumatera Barat tidak menjalankan tugasnya, sebagai tim yang ditunjuk dalam penerapan sanksi kepada para wajib serah simpan karya rekam suara yang tidak memenuhi kewajibannya tersebut.

Menanggapi persoalan tersebut, Ketua Ikapi Arselan Harahap melihat bahwa sebenarnya persoalan utama terletak pada sifat UU yang tidak tegas. Keberadaan UU No. 4/1990 dinilai terlalu lemah dan tidak mempunyai sanksi tegas. Lebih lanjut dikatakan bahwa akan lebih baik bila dilengkapi dengan sanksi hukum pidana. Lemahnya posisi UU No. 4/1990 dikemukakan pula oleh Letkol Pol Agus Nugroho dari Mabes Polri. Meski dalam pasal 6 disebutkan para pelanggar bisa didenda Rp 5 juta atau kurungan enam bulan penjara, tapi pada kenyataannya tidak dilaksanakan. Menurutnya bahwa dalam pasal-pasal itu tidak pernah disebutkan batas waktu penyerahan karya cetak dan rekaman. Hal senada juga dikemukakan Pustakawan Soekarman Kertosedono. Dikatakan bahwa keberadaan UU No. 4/1990 ternyata tidak bisa berjalan efektif meski sudah sering dilakukan sosialisasi. Lebih lanjut dikatakan bahwa UU itu sifatnya hanya imbauan saja.

Simpulan

Lemahnya penerapan sanksi bagi penerbit yang tidak menyerahkan karya cetak dan karya rekamnya ke perpustakaan dan ketidaktahuan penerbit mengakibatkan pelaksanaan Undang-Undang No. 4 tahun 1990 tidak berjalan sebagaimana diamantkan. Walaupun banyak manfaat yang diperoleh oleh penerbit dengan menyerahkan karyanya ke perpustakaan, namun belum mampu menggugah penerbit untuk mematuhi undang-undang tersebut.


* Disampaikan dalam Seminar Sosialisasi Undang-Undang No. 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam bertempat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sumatera Barat pada tanggal 29 Juli 2009.

penguji-peserta

Penguji dan Peserta Munaqasyah IIP

Latar Belakang

Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama pula. Dalam mencapai tujuannya tak jarang sebuah organisasi mengalami krisis, baik yang berasal dari dalam organisasi tersebut, maupun oleh perobahan yang muncul tiba-tiba di luar jangkauannya. Tercapai atau tidaknya tujuan tersebut dapat dilihat dari apa saja yang telah dilakukannya.

Untuk menghadapi segala kemungkinan tersebut, suatu organisasi perlu mengetahui sejauh mana kinerja organisasinya dan bagaimana meningkatkan kinerjanya atau mencoba melihat apakah organisasinya lebih baik dari organisasi sejenis lainnya, maka organisasi tersebut melakukan patokan nilai. Istilah ini merupakan terjemahan bebas dari Benchmark yang telah lama digunakan oleh kalangan bisnis dan industri. Perangkat ini ditujukan sebagai usaha untuk bertahan dari krisis dengan cara meningkatkan kualitias (Camp, 1989). Secara sederhana istilah benchmark diartikan sebagai target atau standar yang akan diukur. Foot (1998) dalam Henczel (2002) mendefenisikan benchmark sebgai suatu proses untuk membandingkan diri sendiri dengan orang lain – mengukur proses dan kinerja layanan yang telah diberikan secara sistematis dibandingkan dengan layanan yang diberikan orang lain yang ditujukan untuk memperoleh hasil yang terbaik.

Benchmark dianggap cocok untuk diaplikasikan pada sektor publik sehingga dapat dijadikan sebagai alat manajemen yang penting dalam total quality management (TQM). Kecendrungan penggunaan alat manajemen ini terlihat dari banyaknya organisasi yang memanfaatkannya sebagai alat untuk mengukur kinerja organisasi (Favret, 2000). Walaupun demikian, tidak semua pakar setuju bahwa alat manajemen ini cocok untuk semua jenis organisasi, seperti perpustakaan. Brockman (1992) dalam Wilson dan Town (2006) mengatakan bahwa penggunaan alat ini merupakan “Just another management fad.“

Terlepas dari pro dan kontra pemanfaatan alat ini untuk perpustakaan, benchmark dalam mengukur kualitas perpustakaan telah digunakan semenjak tahun 1990. Wilson dan Town (2006) mencoba melakukan investigasi selama empat tahun terhadap tiga perpustakaan perguruan tinggi untuk mengetahui apakah dengan menerapkan pola benchmark mampu meningkatkan kualitas layanan perpustakaan. Mereka berkesimpulan apabila alat ini digunakan secara tepat maka mampu meningkatkan kualitas perpustakaan, sebaliknya akan menjadi sia-sia apabila tidak digunakan secara tepat.

Benchmark dapat dibagi ke dalam dua kelompok, yaitu internal dan eksternal. Internal benchmark adalah suatu perbandingan dari suatu kegiatan yang sama dalam organisasi, sedangkan eksternal merupakan proses membandingkan diri sendiri dengan kompetitor. Istilah membandingkan bermakna ukuran. Ukuran bisa dihitung secara kuantitaf maupun kualitatif. Dengan kata lain benchmark adalah mengukur kinerja suatu organisasi secara konsisten dan berkelanjutan.

Proses Benchmark

Untuk mengimplementasikan benchmark dengan sukses, maka harus disusun metode pengukuran yang terstruktur dengan baik. Proses benchmark biasanya didokumentasikan secara berurutan langkah demi langkah. Berikut ini Wilson dan Pitman (2000) akan menjelaskan metode yang perlu diikuti dalam menentukan benchmark dengan cara (1) kenali kebutuhan untuk perobahan, tentukan sikap dan linkup kebutuhan; (2) identifikasi apa yang akan menjadi benchmark (subjek) dan bagaimana proses akan dilakukan (pendekatan) dengan cara menentukan jasa dan proses strategik apa yang dibutuhkan oleh organisasi, seberapa puas pemakai dengan jasa yang diberikan; (3) bentuk team dan latih staf dengan cara menidentifikasi staf mana yang akan terlibat dan jasa apa yang akan diberikan; (4) lakukan analisis untuk menentukan ukuran kinerja yang akan dibuat dengan kinerja saat ini; (5) tetapkan siapa dan organisasi mana yang akan dijadikan model; (6) analisa hasil dengan cara membandingkan kinerja yang diperoleh dengan yang ditetapkan dan identifikasi perbendaannya; (7) kembagkan rencana kerja (action plans); (8) implementasi dan monitor’ dan (9) Benchmark lagi jika diperlukan.

Mengukur Kinerja Perpustakaan

Pentingnya mengukur kinerja telah lama dikenal oleh pustakawan. Kajian pertama yang pernah dilakukan oleh pustakawan secara sistematis sekitar tahun 1960an di Inggris, walaupun lebih ditujukan untuk perpustakaan umum dan perpustakaan perguruan tinggi. Namun, kajian tersebut dianggap sebagai kajian ilmiah pertama yang memberikan dasar sistematis dalam proses pengambilan keputusan (Brophy and Wynne, 1997)

Kenapa data tentang apa yang dilakukan oleh perpustakaan begitu penting dikumpulkan? Bukankah dengan mengukur kinerja akan menunjukkan buruk atau bagusnya kinerja pengelola perpustakaan itu sendiri? Ada dua tujuan utama kenapa perpustakaan mengumpulkan data tentang kegiatan yang telah dilakukannya: (a) untuk menggambarkan organisasi, dan (b) untuk melakukan evaluasi apakah organisasi telah berhasil memenuhi misi yang ditetapkannya. Kegunaan yang paling penting adalah untuk membantu manejer perpustakaan dalam mengambil keputusan lebih efektif dan efisien.

The IFLA Guidelines (1996) menyatakan bahwa pengukuruan kinerja maksudnya adalah sekumpulan data statistik dan data lainnya untuk menggambarkan kinerja perpustakaan dan menganalisis data tersebut untuk mengevaluasi kinerja. Dalam konteks ini, kinerja dipahami sebagai derajat pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, khususnya untuk mengetahui kebutuhan pemakai. Indikator kinerja adalah pernyataan kuantifikasi yang digunakan untuk mengevaluasi dan membandingkan kinerja suatu perpustakaan dalam mencapai tujuannya. Indikator ini sangat efisien digunakan untuk mengukur jasa atau layanan perpustakaan yang diterima oleh pemakai. Indikator tersebut harus mudah digunakan, terpercaya, valid dan dapat dijadikan alat dalam pengambilan keputusan.

Lebih lanjut dijelaskan bahwa indikator kinerja harus (a) tepat (valid) terhadap apa yang ingin diukur, digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tertentu dan hasil yang diperoleh harus mampu menjawab pertanyaan tersebut; (b) Terpercaya (akurat), tidak ambiguitas, tetapi bila yang diukur adalah sikap dan pandangan, maka hasilnya tidak bisa numerik; (c) Reproducible—hal yang sama harus diukur dan cara yang sama pula. Cara yang sama dapat dilakukan untuk mengukur kinerja perpustakaan yang lain pada waktu yang berbeda dan antara perpustakaan yang sejenis; (d) Bermanfaat (informatif) dalam pengambilan keputusan, mampu menginterpretasikan qualitas, kegagalan dan cara untuk meningkatkannya—harus mengacu kepada tujuan perpustakaan; dan (c)  Praktis (user friendly), mudah digunakan.

Jacoby ( 2005) mengatakan bahwa tak jarang suatu organisasi melakukan kesalahan dalam mengukur kinerjanya. Dalam banyak kasus, sering terjadi usaha untuk menutupi pencapaian kinerja yang sebenarnya. Akibatnya akar permasalahan yang dihadapi oleh perpustakaan tidak pernah muncul, sehingga strategi pengembangan perpustakaan dari tahun ke tahun tidak pernah fokus, bahkan jauh dari harapan pemakainya.

Pengelola perpustakaan sering menggadang-gadangkan jumlah koleksi yang dimilikinya. Bahkan jumlah ketersediaan koleksi sering dijadikan tolok ukur dalam menilai bagus atau tidaknya suatu perpustakaan. Padahal koleksi yang banyak belum tentu sesuai lagi dengan kebutuhan pemakai yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Ironisnya, tekadang pustakawan sendiri tidak tahu jumlah koleksi yang dimilikinya.

”Ketidakberanian” atau ketidaktahuan atau ketidakmauan dalam mengukur kinerja perpustakaan menyebabkan tidak berkembangnya perpustakaan. Penyebabnya beragam, mulai dari ”kesibukkan” dalam melakukan pekerjaan teknis, sampai dengan ketakutan akan rendahnya kinerja yang diperoleh. Padahal dengan mengetahui kinerja tersebut, pengelola perpustakaan akan memperoleh gambaran faktor-faktor penyebab ketidak tercapaian tujuan yang hendak dicapai. Untuk itu, Jacoby (2009) memberikan langkah-langkah dalam mengevaluasi kinerja organisasi yang juga dapat diterpakan pada perpustakaan.

  1. Defeniskan dengan jelas setiap ukuran yang digunakan agar setiap orang dalam organisasi tersebut dapat mengerti apa yang sedang diukur
  2. Buat standar ukuran
  3. Tetapkan baseline dari setiap ukuran tersebut
  4. Tetapkan standar mutu perpustakaan berdasarkan standar penyelenggaraan perpustakaan yang baku
  5. Buatlah target yang hendak dicapai
  6. Diskusikan hasil secara berkala

Menetapkan ukuran

Perpustakaan yang telah dikelola dengan baik, biasanya memiliki program jangka panjang, menengah dan pendek. Rencana jangka panjang adalah “mimpi” yang tergambar dari visi perpustakaan, sedangkan jangka menengah dan pendek adalah usaha pencapaian yang dilakukan secara sistematis dan terencana yang tertuang dalam program kerja pada periode tertentu (biasanya 1 – 3 tahun).

Setiap satuan program kerja harus mengacu kepada misi perpustakaan. Program kerja yang dibuat tersebut harus dinyatakan dengan jelas dan terukur.  Untuk mengukur pencapaian maka diperlukan ukuran awal (baseline). Ukuran awal ini ditetapkan pada waktu program kerja dibuat. Misalkan, diperoleh hasil evaluasi bahwa rata-rata waktu yang dibutuhkan dalam melayani pemakai dalam meminjam koleki perpustakaan selama 15 menit. Bila rata-rata jumlah pemakai yang meminjam koleksi dalam satu hari sebanyak 25 orang sedangkan jam buka perpustakaan hanya selama 6 jam dalam satu hari maka jumlah pemakai yang terlayani adalah 24 orang, sehingga ada satu orang pemakai yang ”tidak” terlayani. Berdasarkan data tersebut maka ukuran awalnya dari rata-rata waktu peminjaman adalah 15 menit. Pertanyaannya adalah apa yang harus dilakukan oleh perpustakaan untuk mempercepat waktu peminjaman sehingga rata-rata waktu peminjaman meningkat menjadi 10 menit agar mampu  melayani semua pemakai  dalam satu hari. Ukuran waktu rata-rata 10 menit adalah tujuan yang hendak dicapai perpustakaan pada periode itu. Pengukuran dapat dilakukan pada tengah tahun (mid-term) atau pada akhir tahun. Berikut ini akan ditampilkan contoh program kerja berbasis kinerja.

TUJUAN Meningkatkan kepuasan pemakai
SASARAN Merancang layanan prima untuk memenuhi kebutuhan pemakai dalam memperoleh informasi untuk tujuan pendidikan dan penelitian
STRATEGI KUNCI Meningkatkan akses ke sumber-sumber informasi tercetak, eketronik, dan format lainnya dengan cepat, akurat dari mana saja dan kapan
AKTIVITAS
  1. Menyiapkan dokumen cetak terpilih untuk dimigrasikan ke dalam bentuk digital atau elektronik
  2. Menyiapkan sumber daya internet
  3. Meningkatkan kemampuan pemakai dalam mengakses informasi elektronis
  4. Meningkatkan keakuratan informasi yang terdapat pada katalog
INDIKATOR KINERJA Tersedianya bahan pustak digital sebanyak 200 judul

Meningkatnya jumlah pemanfaatan koleksi sebesar 10%

Meningkatnya jumlah kunjungan ke perpustakaan secara remote sebesar 10% dari total pemakai

Standar ukuran

Banyak standar ukuran yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan. Beberapa organisasi seperti EAL (1995), CRANFIELD, MIEL2 (1997), Van House (1990), IFLA (1996) dan ISO 11620 (1998) memberikan ukuran-ukuran yang jelas terhadap indikator yang digunakan.

IFLA (1996) dalam panduannya Measuring quality: international guidelines for performance measurement in academic libraries memberikan standar ukuran yang berorientasi pada pemakai dan keefektifan layanan yang diberikan, terutama pada perpustakaan perguruan tinggi. Tedapat 16 indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja perpustakaan seperti berikut ini.

  • kepuasan pemakai (termasuk jasa yang digunakan secara remote);
  • umum (jam buka perpustakaan dibandingkan  dengan permintaan);
  • penyediaan dan temu kembali dokument (expert checklists, pemanfaatan koleksi,
  • Penggunaan koleksi berdasarkan subjek, dokumen yang tidak digunakan);
  • pertanyaan dan layanan referensi (rerata pertanyaan yang terjawab);
  • penelusuran informasi (penelusuran bahan pustaka yang diketahui, penelusuran subjek);
  • pengadaan dan pengolahan dokumen (pengadaan, pengolahan);
  • peminjaman dan pengembalian dokumen (waktu); dan
  • ketersediaan (proporsi dokumen yang tersedia segera sesuai dengan permintaan).

International Standards Organisation (1998) menerbitkan ISO/DIS 11620 Information and documentation—Library performance indicators yang mendata indicator-indikator yang dapat digunakan oleh berbagai jenis perpustakaan. Sebanyak 29 indikator ditujukan untuk perpustakaan tradisional dengan cakupan sebagai berikut:

  • kepuasan pemakai;
  • umum (pemanfaatan/anggaran);
  • penyediaan dokuments (ketersediaan/penggunaan);
  • penemuan kembali dokumen (kecepatan temu balik);
  • peminjaman dokumen;
  • pertanyaan dan layanan referensi (rerata pertanyaan yang terjawab dengan benar);
  • penelusuran informasi (berhasil atau tidaknya penelusuran leat catalog);
  • fasilitas (ketersediaan/penggunaan);
  • pengadaan dan pengolahan; dan
  • pengatalogan (biaya per judul).

Selain indikator tersebut di atas, perpustakaan dapat membuat indikator tambahan sesuai dengan kebutuhan masing-masing perpustakaan. Namun yang pasti bahwa indikator tersebut dapat diukur berkali-kali dengan cara yang sama.

Alat untuk mengukur kepuasan pemakai

Banyak pakar menentukan karakter kualitas organisasi perpustakaan. Misalnya konsep Servqual yang dipelopori oleh Parasuraman yang membagi menjadi lima karakteristik kualitas. Empat universitas terkemuka di Australia yang bergabung di University 21 juga memiliki karakteristik kualitas yang agak berbeda, demikian pula yang dikembangkan oleh ARL yang memodifikasi apa yang telah dilakukan oleh Parasuraman menjadi Library Quality (LibQUAL)

Secara ringkas karakteristik kualitas dan para pelopornya dapat dilihat pada gambar di bawah:

Karakteristik Kualitas Perpustakaan

Parasuraman

University 21

libQUAL

Tangible (Bukti Langsung) Fasilitas/Kelengkapan Perpustakaan sebagai tempat
Reliability (Keandalan) Kualitas Layanan Keandalan
Responsiveness

(daya tanggap)

Kualitas Layanan Pengaruh Layanan
Assurance (Jaminan) Komunikasi Akses Informasi
Emphaty (Empati) Manusia Kelengkapan Koleksi

Sumber: Surtiawan (2006)

Simpulan

Benchmark adalah jati diri perpustakaan. Untuk mengungkapakan jati diri tersebut, perpustakaan perlu melakukan evaluasi dengan cara mengukur hasil pencapaian (kinerja) yang telah dilakukan. Dengan mengetahui kinerja yang diperoleh maka perpustakaan akan mampu merencanakan pengembangan perpustakaan dengan lebih baik sehingga dapat memenuhi kebutuhan pemakai yang semakin hari semakin berkembang.

Daftar Bacaan

Brophy, Peter and Wynne, Peter M. Management Information Systems and Performance Measurement for the Electronic Library: eLib Supporting Study (MIEL2). Final Report. Lancashire: Centre for Research in Library & Information Management, 1997

Favret, Leo. Benchmarking, annual library plans and best value: the implications for public libraries. Library Management. Bradford: 2000. Vol. 21, Edisi 7; pg. 340

IFLA. Measuring quality: international guidelines for performance measurement in academic libraries, Munich, Saur, 1996.

Jacoby, David. Measuring sourcing performance: What’s the mystery?. Purchasing; Jun 2, 2005; 134, 10; ABI/INFORM Global pg. 60

Jain, Priti. Strategic human resource development in public libraries in Botswana. . Library Management. Bradford: 2005. Vol. 26, Edisi 6/7; pg. 336, 15 pgs

Surtiawan, Dwi. Kepuasan Pemakai dan Peningkatan Kualitas Berbasis Pemakai: Pendekatan Manajemen Pemasaran sebagai Paradigma Baru Perpustakaan. 2006.

Wilson, Frankie dan Town, J. Stephen. Benchmarking and library quality maturity.  Performance Measurement and Metrics. Vol. 7 No. 2, 2006 pp. 75-82

Selepas pandang

“… hari gini masih manual..? apa kata dunia…?” anekdot lepas yang diadopsi dari iklan layanan mayarakat di televisi untuk menggambarkan potret perpustakaan saat ini. Istilah manual  pada perpustakaan mengacu kepada aktivitas perpustakaan yang dilakukan hanya mengandalkan tenaga manusia, sedangkan istilah otomasi perpustakaan menyatakan bahwa pekerjaan-pekerjaan repetitif sudah digantikan oleh alat atau yang lebih dikenal dengan teknologi ingormasi, seperti komputer. Istilah ini mulai populer di Indonesia sekitar era 1990-an.

Sejauh ini, perpustakaan masih dianggap institusi yang penting dalam dunia pendidikan. Para pelajar, mahasiswa, guru, dosen, bahkan masyarakat umum memanfaatkan perpustakaan untuk menambah pengetahuannya, atau bahkan sekedar melepaskan beban pikiran dengan bacaan-bacaan ringan yang disediakan perpustakaan. Bahkan perpustakaan dapat dijadikan tolok ukur kemajuan suatu bangsa. Bila negara tersebut dikategorikan maju, maka perpustakaanya pasti maju juga dan begitu sebaliknya.

Ironis memang, ketika terjadi keterpurukkan dunia pendidikan di suatu daerah, jarang sekali perpustakaan yang disalahkan. Kalau memang perpustakaan merupakan suatu institusi yang dianggap penting, seharusnya perpustakaan bertanggung jawab penuh terhadap kemerosotan pendidikan. Sorotan para pengambilan kebijakan hanya tertumpah kepada rendahnya minat baca siswa, mahasiswa, guru, dosen, dan masyarakat, termasuk para pengambil kebijakan tersebut. Padahal minat baca tidak dapat dihubung-hubungkan dengan rendahnya kunjungan pemakai untuk memanfaatkan perpustakaan, karena minat ukurannya adalah kualitatif, sedangkan kunjungan dapat dianalisis secara kuantitatif.

Sekali lagi, tidak ada seorangpun dari pengambil kebijakan yang menyangkal bahwa perpustakaan itu tidak penting. Namun, yang perlu dipertanyakan adalah kenapa perpustakaan tidak pernah maju-maju. Ada apa dengan perpustakaan? Tulisan ini tidak bermaksud menguraikan tentang kebijakan pendidikan, tetapi lebih pada pendekatan apa yang harus dilakukan oleh pengelola perpustakaan dalam meningkatkan kualitas pendidikan di era teknologi informasi yang telah merambah berbagai sendi kehidupan masyarakat.

Kolaborasi antara perpustakaan dan teknologi informasi dalam pendidikan

Perpustakaan merupakan bagian dari kehidupan masyarakat yang merefleksikan perubahan yang terjadi di masyarakat. Di akhir abad ke 20, di saat teknologi elektronik mulai memasuki babak baru di paradaban manusia, maka perobahanpun mulai terjadi. Angka dan huruf digital mulai muncul di mobil, tape, termometer, dan lain-lain. Sekolah-sekolah dan perguruan tinggi mulai terbiasa menggunakan keyboard dari pada mesin tik untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan guru atau dosen. Komputer lebih sering dimanfaatkan dari pada sebelumnya. Bahkan masyarakat sudah mulai terbiasa berinteraksi dengan peralatan elektronis bahkan dengan teknologi komunikasi, seperti iPod, handphone, dan internet.

Bila pemanfaatan teknologi informasi telah menjadi bagian dari kehidupan manusia, baik secara pribadi maupun kelompok, maka pada organisasi atau lembaga tempat mereka bekerjapun telah dipengaruhi oleh teknologi ini. Perilaku masyarakat yang serba ingin cepat juga berdampak pada pola mereka dalam mencari dan memanfaatkan informasi. Salah satunya adalah mereka membutuhkan informasi yang up to date, akurat, dan terpercaya yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.

Perpustakaan yang bertugas mengelola dan menyediakan informasi kepada pemakainya sepantasnya juga berkembang. Madden, Ford, dan Miller (2007) melakukan penelitian terhadap penggunaan sumber informasi oleh siswa dalam pelajaran Bahasa Inggris menunjukkan kecendrungan bahwa siswa akan termotivasi mengubah perilaku pencarian informasinya (information-seeking behaviour) apabila sumber-sumber informasi yang tersedia tidak lagi mampu menjawab kebutuhannya. Hasil penelitian yang dilakukan  oleh Haycock (2001) membuktikan bahwa kolaborasi antara guru, pustakawan dengan teknologi yang disediakan oleh perpustakaan mampu meningkatkan kemampuan siswa, bahkan pada siswa yang berlatar belakang ekonomi lemah sekalipun.

Dari hasil penelitian di atas dapat diartikan bahwa perobahan perilaku masyarakat akibat perkembangan teknologi informasi harus disikapi dengan cepat oleh perpustakaan dengan mengadopsi teknologi informasi dan komunikasi untuk memperkuat fungsi perpustakaan sebagai pusat belajar. Dalam buku pedoman penyelenggaran perpustakaan sekolah yang diterbitkan oleh IFLA/Unesco bekerjasam dengan Perpustakaan Nasional R.I. (2008) menyatakan Perpustakaan sekolah menyediakan informasi dan ide yang merupakan fondasi agar berfungsi secara baik di dalam masyarakat masa kini yang berbasis informasi dan pengetahuan. Perpustakaan sekolah merupakan sarana bagi para murid agar terampil belajar sepanjang hayat dan mampu mengembangkan daya pikir agar mereka dapat hidup sebagai warga negara yang bertanggung jawab.

Saat ini informasi dan pengetahuan telah banyak disebarkan melalui teknologi informasi. Belajar sepanjang hayat akan sangat berarti apabila informasi dan pengetahuan yang ada di perpustakaan telah dikelola sedemikian rupa sehingga dapat dipercepat penyebarannya dengan menggunakan teknologi informasi.

Memulai otomasi perpustakaan untuk menuju perpustakaan digital

Banyak cara dilakukan oleh perpustakaan untuk membangun otomasi perpustakaan. Mulai dari membeli, merancang sendiri, mengadopsi perangkat lunak khusus perpustakaan, sampai dengan memanfaatkan open source sortwarelibrary managemen system (OSS – LMS). Beberapa perpustakaan ada yang berhasil melakukan otomasi perpustakaan, namun banyak juga yang berguguran.

Banyak faktor yang menyebabkan gagalnya penerapan otomasi perpustakaan. Secara umum ada tiga faktor penyebab kegagalan implementasi otomasi perpustakaan. Pertama, perangkat lunak yang digunakan tidak bisa dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.  Pengelola perpustakaan sering ikut-ikutan menggunakan perangkat lunak perpustakaan yang digunakan oleh perpustakaan lain tanpa memperhitungkan perbedaan karakteristik dengan perpustakaan tersebut. Bila perangkat lunak tersebut dirancang sendiri, maka perpustakaan harus memahami manajemen perpustakaan dengan baik, sehingga pengembang perangkat lunak mampu memahami kebutuhan perpustakaan dengan baik.

Kalau setiap perpustakaan membeli atau mengembangkan sendiri perangkat lunak untuk otomasi perpustakaannya, maka dapat dihitung berapa jumlah uang yang dihambur-hamburkan untuk membuat perangkat lunak sejenis. Sebenarnya, pihak-pihak terkait sudah mencoba membuat perangkat lunak khusus perpustakaan untuk dimanfaatkan bersama. Namun, pengembangannya sering terhenti di tengah jalan, sehingga perpustakaan yang menggunakan software tersebut juga berhenti mengaplikasikan perangkat lunak tersebut.

Saat ini sedang marak-maraknya penggunaan OSS, termasuk pada perpustakaan. Tercatat beberapa perangkat lunak gratis yang dapat diunduh dengan mudah melalui internet, seperti Senayan, OtomigenX, OpenBiblio, Koha, dll. Dari sekian banyak OSS yang beredar, Senayan merupakan perangkat lunak yang banyak mendapat perhatian dari pemerhati perpustakaan. Perangkat lunak ini dikembangkan oleh Departemen Pendidikan Nasional yang secara berkala diupdate oleh pengembang berdasarkan masukan dari para pengguna Senayan di seluruh Indonesia. Perangkat lunak ini dikembangkan berbasis web, sehingga peralihan dari otomasi ke perpustakaan digital dapat dilakukan dengan serentak.

Karena prinsip dasar OSS adalah dikembangkan untuk umum, maka belum tentu perangkat lunak tersebut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Agar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, sebaiknya beberapa perpustakaan sejenis berkolaborasi untuk mendasain ulang perangkat lunak tersebut sehingga sesuai dengan kebutuhan perpustakaan dengan biaya relatif lebih murah.

Kedua, terbatasnya pengetahuan staf terhadap dalam menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras. Penguasaan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi merupakan harga mutlak untuk dipahami oleh pustakawan. Teknologi adalah alat untuk mencapai tujuan. Apabila tujuannya adalah untuk menyediakan akses ke informasi agar dapat ditemukan secara efektif dan efisien, maka cara memanfaatkan teknologi tersebut juga harus diketahui oleh pemakai. Pengetahuan terhadap sumber-sumber informasi menjadi bagian dari pekerjaan rutin pustakawan, dan pemakai harus mengetahui bagaimana memanfaatkan sumber-sumber informasi tersebut. Setiap pustakawan harus mampu memahami rencana strategis yang dikembangkan oleh perpustakaan. Selanjutnya, pustakawan harus mampu memahami perilaku pemakainya. Dengan kata lain, selain pustakawan mampu memanfaatkan teknologi informasi dan komuikasi tersebut, pustakawan juga harus mampu melatih pemakai untuk memanfaatkan jasa perpustakaan dengan media tersebut.

Urs (2002) dalam Aqili dan Moghaddam (2007) dengan rinci menggambarkan bidang, tugas dan syarat keahlian dan pengetahuan yang mutlak dimiliki oleh pustakawan di era teknologi informasi dan komunikasi. Menurutnya, pustakawan harus memiliki pengetahuan dalam bidang kajian pemakai informasi, sumber-sumber informasi, penambahan nilai informasi, teknologi informasi, dan manajemen. Kompetensi inilah yang mutlak dimiliki oleh pustakawan di era teknologi informasi.

Menyikapi padangan Urs di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan memang harus dikelola oleh orang yang memiliki pengetahuan terhadap ilmu informasi dan perpustakaan, bukan oleh mereka yang “dipaksa atau terpaksa” bekerja di perpustakaan. Pustakawan menurut Undang-undang Perpustakaan No. 43 Tahun 2007 seperti tertuang pada Pasal 1 adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Selanjutnya pada Pasal 29 ayat 3 menyebutkan:

“Pustakawan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memenuhi kualifikasi sesuai dengan standar nasional perpustakaan.”

Secara nyata terlihat bahwa pengambil kebijakan sudah seharusnya mulai “mempekerjakan” mereka yang memiliki kualifikasi sebagaimana diamanatkan oleh undang-undang tersebut. Di sisi lain, amanat tersebut merupakan peluang dan sekaligus tantangan bagi lulusan jurusan atau program studi ilmu informasi dan perpustakaan. Sulistyo-Basuki (2007) mengatakan bahwa lebih dari tujuh ribu sekolah di Indonesia membutuhkan pofesi pustakawan.

Ketiga, perangkat teknologi informasi membutuhkan perawatan, bahkan pada perangkat tertentu perlu diperbaharui karena tidak lagi didukung dengan suku cadang di pasaran. Seringkali perpustakaan lalai dalam memasukkan aspek perawatan peralatan teknologi informasi dan komunikasi pada perencanaan tahunnya. Secara umum, biaya yang harus dialokasikan untuk perawatan peralatan tersebut lebih kurang sebesar 10% dari investasi.

Simpulan

Penggunaan teknologi informasi bukan dimaksudkan untuk menggantikan pekerjaan pustakawan, melainkan untuk mempercepat proses pekerjaan sehingga pustakawan dapat melakukan pekerjaan lain yang lebih berorientasi pada pemberian jasa informasi kepada perpustakaan. Informasi tersebut akan sangat bermakna bagi pemakai apabila informasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhan mereka dan dapat mereka akses dari mana saja, kapan saja, dan melalui saluran apa saja.

Perpustakaan sebaiknya membiasakan diri telebih dahulu dengan otomasi perpustakaan sebelum menuju ke perpustakaan digital. Otomasi perpustakaan lebih pada percepatan in house activities, sedangkan perpustakaan digital pada nilai kolaborasinya. Ketika segala aspek perpustakaan telah siap, dan penggunaan teknologi informasi telah berkembang penggunaannya di lembaga induk, maka era digital di perpustakaan menjadi kepatutan.

Daftar Pustaka

Aqili, Seyed Vahid dan Alireza Isfandyari Moghaddam. (2008). Bridging the Digital Devide: The Role of Librarians and Information Professionals in Third Millennium. The Electronic Library; 20, 2, pg 226-237.

Haycock, Ken. (2001). Staff and Resources, Plus Best Practice, Affect Student Performance. Teacher Librarian; Dec; 29, 2; Academic Research Library. pg. 28

IFLA/UNESCO. Pedoman Perpustakaan Sekolah. http://www.ifla.org/VII/s11/pubs/school-guidelines.htm (diakses pada tanggal 26 April 2008)

Lance, Keith Curry. (2001). Proof of the power: Quality library media programs affect academic achievemen. MultiMedia Schools; Sep 2001; 8, 4; Academic Research Library. pg. 14

Madden, Andrew D.; Ford, Nigel J. and Miller, David. (2007). Information resources used by children at an English Secondary school: Perceived and actual levels of usefulness. Journal of Documentation. Vol. 63 No. 3, pp. 340-358

Sannwald, William W. (2007). Designing Libraries for Customers. Library Administration & Management; Summer; 21, 3; Academic Research Library. pg. 131

Saunders, Laverna M. (1999). The human element in the virtual library. Library Trends; Spring 1999; 47, 4; Academic Research Library. pg. 771


* Disampaikan pada Seminar Nasional Kebijakan Pengembangan Pendidikan Menghadapi Era Globalisasi dalam rangka Dies Natalis Universitas Lancang Kuning XXVII pada hari Jum’at 05 Juni 2009